Гтд что это такое


Что такое ГТД на машину и можно ли на ней ездить

Многим водителям приходилось сталкиваться с ГТД, но немногие обращают внимание на эту аббревиатуру. Еще меньшее число водителей интересуются значением этого понятия.

А зря, ведь на практике столкнуться с ГТД может каждый и нужно иметь хоть малейшее представление об этом явлении.

Часто такая аббревиатура всплывает в профессиональных кругах. Даже при покупке автомобиля можно неожиданно столкнуться с загадочным набором этих букв. С чем же мы имеем дело?

Как расшифровывается ГТД и что это такое

Знакомство нужно начать с расшифровки аббревиатуры ГТД. Ведь наверняка есть немало водителей, которым не до конца понятна суть нашего разговора. Под этими тремя буквами подразумевается грузовая таможенная декларация. Этот документ требуется для пересечения границы и въезда в другое государство. Не особо стало понятно, что такое ГТД на машину, потому разбираемся дальше в этом понятии.

В этом документе указывается информация о водителе и перевозимом грузе. Заполненный бланк подаётся в определённые контролирующие и проверяющие органы. Оформляется такая декларация в ряде случаев, которые мы рассмотрим немного позже. Благодаря этому документу таможенные органы проводят учёт и контроль экспортных и импортных товаров.

Каждая декларация имеет уникальный номер. Он складывается не из случайного набора чисел. Номер разделён на 4 части при помощи слэша. Каждая часть несёт в себе определённый смысл:

  1. В первой части зафиксирован 8-значный номер поста таможни.
  2. Дальше следует дата оформления ГТД.
  3. В третьей части ГТД содержится порядковый номер декларации. В качестве первого символа может использоваться буквенное обозначение «П», всего в этой части номера содержится 7 символов.
  4. Четвёртая часть обозначает номер товара.

А что же собой представляет ГДТ на мотор или кузов автомобиля? И вновь возникает много вопросов, а ситуация по-прежнему остаётся непонятной.

ГТД на двигатель, о чём нужно знать

Силовой агрегат любого автомобиля также является товаром, как и все другие. Следовательно, при экспорте/импорте силового агрегата также является обязательным оформление ГТД на двигатель. При этом неважно о каком агрегате идёт речь: новом или бывшем в употреблении. В любом случае требуется оформлять ГТД. Этот документ является подтверждением страны-происхождения двигателя и факта прохождения таможенного контроля.

Без ГТД на двигатель невозможно будет оформить замену силового агрегата на авто. К ГТД на двигатель по правилам должна прилагаться обязательная документация. Только в этом случае возможно проведение регистрации нового агрегата.

Через границу России может ввозиться кузов автомобиля. При такой ситуации также является обязательным оформление ГТД на кузов ТС. Часто автомобиль ввозится по запчастям, а затем собирается заново. Очень важно при покупке автомобиля бывшего в употреблении проверять соответствие номеров на кузове, силовом агрегате и ПТС.

Заполнение ГТД

Ответственно и серьёзно нужно отнестись к процессу заполнения грузовой таможенной декларации. Документ должен содержать подробную информацию о водителе и транспортируемом грузе. Заполнение этого заявления осуществляется на двух бланках: ТД1 и 2. Первый бланк считается основным листом, второй выполняет роль добавочного.

https://www.youtube.com/watch?v=_nNj87Rcl5I

ТД1 состоит из нескольких листов с самокопирующимися свойствами:

  • первый лист забирают себе таможенные органы;
  • второй — используется для ведения статистического учёта;
  • третий лист возвращается водителю, который подаёт ГТД;
  • последний, четвёртый, лист принимается за региональный экземпляр.

При перевозке через госграницу груза, состоящего из нескольких наименований, на помощь приходит ТД2. Без этого дополнения ГТД не используется.

ГТД на транспортное средство

Отдельного внимания заслуживает ГТД на автомобиль, которая оформляется при ввозе/вывозе ТС. Чаще всего, конечно, оформление грузовой декларации требуется при покупке автомобиля в другой стране. Этот документ в обязательном порядке предоставляется в органы ГИБДД для оформления автомобиля и постановки его на учёт.


Оформлением грузовой таможенной декларации занимается распорядитель груза. Дальше следует процесс заверения документа, который ложится на плечи инспектора таможенной службы. В случае покупки автомобиля юридическим лицом продавец выдаёт покупателю копию ГТД, предварительно заверенную. От покупателя требуется внимательность и дотошность. Он должен тщательно проверить VIN-код с автомобиля и сверить его с данными из ПТС. Любая ошибка и неточность станут серьёзной проблемой и не позволят поставить автомобиль на учёт в родной стране.

При покупке физлицом автомобиля из-за границы в добавок к ГТД и ПТС добавляется приходный ордер. Этот документ, как и два остальных, обязательно должен предъявляться органам таможни и сотрудникам ГИБДД.

Ситуации, не требующие заполнения ГТД

Грузовая таможенная декларация — это особый транспортный документ, который состоит из нескольких листов. В обязательном порядке к этому документу прилагается ДТС. За этой аббревиатурой скрывается декларация таможенной стоимости. Это приложение закрепляется за тем грузом, который облагается НДС, акцизом и таможенными пошлинами.

Если рассматривать автомобиль в качестве груза, то к нему должна прилагаться ДТС. Но имеются некоторые исключения, которые прописаны в законодательных актах. Список таких исключений выглядит следующим образом:

  1. Таможенная стоимость груза находится ниже 5 тыс. долларов. По отношению к такому грузу не применяются экономические меры. Это исключение действует в том случае, если не имеют место многоразовые поставки груза по одному контракту.
  2. Перевозка груза осуществляется физическим лицом, которое не преследует коммерческих целей.
  3. Грузы, по отношению к которым не применяются пошлины, установленные налоговым законодательством.
  4. Действие особенных таможенных режимов, при которых возможно отсутствие налогообложения. Примером такого исключения является Таможенный союз.

Грузовая таможенная декларация — важная составляющая для ввоза и вывоза товаров. К ней нужно относиться серьёзно и ответственно подходить к оформлению необходимой документации, чтобы в дальнейшем не возникало проблем. Правильное оформление, составление и заполнение грузовой таможенной декларации — основа для международных транспортных отношений.

Грузовая таможенная декларация, порядок заполнения, образец, оформление

Грузовая таможенная декларация, или в сокращенном виде — ГТД, является основным документом, который применяется для декларирования любых транспортных средств и товаров, в случае прохождения через таможенную границу Российской Федерации на основании всех внешнеторговых сделок, заключенных физическими и юридическими лицами, занятых предпринимательской деятельностью. Такая практика таможенного оформления была утверждена 01.04.1989 г. Данная декларация ведет полный учет товаров и всех других необходимых сведений для должного возможного решения всех поставленных задач, которые возложены на таможенные органы РФ.

Когда декларация обязательна

ГТД обязательно заключается в следующих случаях:

  • В случае ввоза ( вывоза) товаров, на которые налагаются таможенные налоги и пошлины;
  • В случае ввоза ( вывоза) товаров, к которым применяется экономическая политика;
  • В случае ввоза (вывоза) товаров, у которых таможенная стоимость больше эквивалентной суммы в 100 евро.

Такая декларация значительно упрощает все возможные формальности, связанные с таможенной деятельностью и позволяет проводить статистический учет ввозимых товаров.

Зачем оформлять?

Стоит понимать, что без Государственной Таможенной Декларации любой вывоз или ввоз товаров через границу России невозможен и является нарушением закона, что в свою очередь может вести как к административной, так и к уголовной ответственности. Заполнение ГТД обязательно для всех предпринимателей, в противном случае они будут приняты за контрабандистов, а их товар будет полностью конфискован. Заполнять необходимо, отталкиваясь от всех установленных правил, чтобы избежать возможных неприятностей при переходе через границу РФ.

Порядок заполнения

С учетом основных положений заполнения ГТД, от 01.09.2004 вступил в силу обновленный Приказ Государственного комитета таможни РФ, который реформировал Основной «Об утверждении инструкции о порядке заполнения ГТД» от 21.08.2003 года. В новой инструкции были указаны следующее правила необходимого заполнения:

  • В случае декларирования иностранной продукции, которая провозится на таможенную территорию РФ и (или) выпускаются для свободного обращения;
  • Всем должностным лицам органов таможни;
  • При декларировании товаров, которые ввозятся с таможенной территории России;
  • В случае декларирования товаров из России которые перемещаются под таможенный режим торговли без пошлин.

Данная декларация состоит из четырех листов в виде брошюры (основная часть), а если в партии товаров наименований несколько, то есть также и дополнительные листы. В основной части указываются информация о товарах с одним наименованием при учете, что они были подвержены единому налоговому режиму. При необходимости добавочный лист позволяет вести учет еще трех различных наименований товаров. Одной партией товаров, которые подлежат декларированию, считается партия направленная одним адресатом одному получателю, которые ввозятся/вывозятся по одному договору, через один пропускной пункт, одним и тем же видом транспортного средства, одновременно предоставленная таможенному органу и не зависит от количества транспортных средств и возможных перевозочных документов.

Таким образом, весь процесс декларирования значительно облегчается, с учетом выполнения всех предъявленных правил таможенным органом. Заполнять ГТД необходимо с помощью печатных устройств, разборчиво, без каких либо возможных помарок и поправок, а так же должна быть предоставлена электронная копия.

Документы для оформления

Вместе с ГТД в таможенный орган, в обязательном порядке, должны быть предоставлен следующий перечень документации:

  • Удостоверение, которое подтверждает полномочия декларанта, подавать ГТД от собственного имени;
  • Декларация таможенной стоимости;
  • Документы на транспорт, которые подтверждают перемещение товаров через границу Российской Федерации;
  • Документация контроля за доставкой товаров;
  • Копия паспорта подтверждающий сделку, заверенный в необходимом порядке;
  • Документация, которая может подтвердить уплату таможенных платежей, или подтверждающие их дальнейшую оплату;
  • Электронная копия Государственной Таможенной Декларации на магнитном носителе.

В случае всех соблюденных правил заполнения ГТД необходимо подать в таможенный орган в течении пятнадцати дней с момента прихода товара на склад таможни или склад временного хранения товаров. При выполнении всех условий, ГТД регистрируется в специально предназначенном журнале, после чего становится документом, который свидетельствует о факте перемещения и имеет юридическое значение. ГТД после регистрации категорически не может быть передано любому другому лицу, а также не выдается декларанту до окончания таможенного оформления и находится исключительно у таможенного органа. Любые изменения в ГТД возможны только до начала досмотра транспортных средств органами таможни, после начала досмотра изменения категорически запрещены установленными правилами.

Как заполнить грузовую таможенную декларацию (видео)

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

что это и как работает — статьи на Skillbox

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

  1. Что это за задача?
  2. Какой должен быть результат?
  3. Нужны ли какие-то действия?
  4. Если да, то какое действие следующее?
  5. Сколько времени оно займет?

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

  • убрать из списка;
  • если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
  • если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

  Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

  Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

  Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

  Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Методология GTD помогает:

  • Осознать обязательства: найти проблему или задачу.
  • Найти методы, чтобы их выполнить: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной.
  • После определения действий создать систему напоминаний.
  • Периодически просматривать списки напоминаний.

В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Что такое Декларация на товары / ДТ / ГТД. ВЭД Глоссарий - онлайн словарь основных таможенных понятий

один из видов таможенных деклараций, используемый при помещении товаров под таможенные процедуры, за исключением таможенной процедуры таможенного транзита, в котором указываются основные сведения о товаре, необходимые для его выпуска.

Декларация на товары (ДТ) – документ, который необходимо подавать в таможенный орган при совершении перевозок экспортных и импортных грузов.

Ранее этот документ назывался ГТД – грузовая таможенная декларация, но с 1 января 2011 года, после принятия Таможенного кодекса Таможенного союза, было введено новое наименование - Декларация на товары (ДТ).

Подача ДТ в таможню подтверждает законность перемещения товара через таможенную границу.

Указанные в ДТ сведения должны полностью соответствовать фактическим данным о грузе, а также получателе и отправителе. Предоставление недостоверных данных в ДТ может повлечь административную ответственность в виде штрафа, а в некоторых случаях конфискацию груза.

Декларация на товары содержит:

  • данные отправителя и получателя
  • вид и номер/название транспортного средства, доставившего товар
  • наименование и код товара по товарной номенклатуре ВЭД, его количество и вес, условия поставки, данные о стране происхождения, месте отправления и назначения
  • цену и таможенную стоимость партии, а также расчеты таможенных платежей
  • перечень прилагаемых документов - контракт, инвойс, сертификаты качества и происхождения и т.д.

К декларации прикладываются документы, указанные в перечне.

Декларация на товары заполняется и подается декларантом (грузовладельцем или таможенным представителем, действующем по его поручению) в таможенный орган в электронной форме, в некоторых случаях на бумажном носителе.

Таможенный инспектор проверяет ДТ, и в случае отсутствия вопросов регистрирует ее, списывает таможенные платежи и подтверждает выпуск товара. Если в декларации обнаруживаются ошибки или недостающие документы, то ее возвращают на доработку декларанту. По законодательству выпуск товара не должен превышать одного рабочего дня, при условии правильного заполнения ДТ декларантом и предоставлении всех необходимых документов.

ГТД — что это, как оформляется ГТД и что такое ГТД на автомобиль

Возможно, многие автолюбители хоть раз в своей жизни слышали упоминание аббревиатуры ГТД. Не многие придают этому значение. К тому же часто существует вероятность увидеть данное сочетание трёх букв в каких-либо документах. На практике с этими загадочными тремя буквами может столкнуться каждый владелец авто, так что будет нелишним узнать, что это и что из себя представляет.

Как расшифровывается ГТД и что это такое?

Для начала следует перейти к расшифровке самой аббревиатуры, которая может быть многим просто непонятна. ГТД — это грузовая таможенная декларация. Данный документ необходим при пересечении государственной границы, так как именно в нём автолюбитель обязан указать определённую информацию о нём самом, а также о том грузе, который он намеревается перевезти через границу. Но составляется он в определённом случае.

Как задекларировать товары, провозимые через границу?

Существует два способа, позволяющие задекларировать товары, который автолюбитель везёт с собой и собирается пересечь с ними границу. Оба способы различаются тем, что применяются они в разных ситуациях.

Итак, осуществить декларирование товаров, провозимых через границу можно двумя способами:

  1. Первый способ относительно прост, так как владельцу авто придётся предоставить в соответствующие органы специальное заявление, который скорее можно назвать полуофициальным. Данный письменный документ должен быть составлен в произвольной форме и содержать в себе информацию о том имуществе, которое владелец транспортного средства намеревается перевезти через границу. Такой способ применим только в тех случаях, когда общая стоимость имеющихся товаров не превышает 100 евро. Также следует помнить о том, что товары не должны являться предметом налогообложения, а также иметь каких-либо ограничений на перевозку. Что потребуется указать в заявлении:
    • Наименование лица, которое осуществляет перевозку декларируемого имущества через границу, а также указание его юридического адреса;
    • Наименование всех имеющихся товаров. При этом в обязательном порядке требуется указать их количество и коды;
    • Таможенный режим;
  2. Второй способ будет рассмотрен в данной статье подробнее, так как именно тут понадобится оформление ГТД. То есть, данный способ предусматривает предоставление в таможенные органы грузовой декларации. Больше информации, касающейся ГТД, будет предоставлено читателю далее.

Особенности заполнения грузовой таможенной декларации

Чтобы задекларировать перевозимые товары с использованием ГТД, автолюбителю необходимо составить в письменной форме особое заявление, которое бы содержало необходимую информацию о лице, осуществляющем перевоз товаров, а также сведения непосредственно о самом товаре. Данное заявление заполняется на бланках ТД1 и ТД2. То, что заявление должно составляться на двух листах – неспроста. Дело в том, что первый бланк является основным листом городской таможенной декларации, а второй соответственно добавочным.

ТД1 включается в себя четыре самокопирующихся листа:

  • Первый лист забирается таможенными органами;
  • Второй лист предназначается для статистики;
  • Третий лист является возвратным экземпляром для лица, подающего декларацию;
  • Четвёртый является региональным экземпляром.

В том случае, если требуется осуществление декларирования товаров сразу нескольких наименований, используется форма ТД2, которая является неотъемлемой частью составляемых грузовых таможенных деклараций.

Таможенное оформление и контроль

Теперь следует указать значение подаваемых грузовых таможенных деклараций непосредственно для таможенных органов. Возможно, среди читателей найдутся те люди, которые интересуются этим вопросом.

ГТД является весьма важным документом для органов контроля. Дело в том, что именно благодаря подаваемым грузовым таможенным декларациям, сотрудники таможни могут осуществлять контроль всех товаров, перевозимых через российскую границу. Также данный документ содержит некоторые сведения и о лице, которое осуществляет перевозку декларируемых товаров.

Вместе с ГТД в таможенные органы в обязательном порядке представляются и другие документы:

  • Устав предприятия и его учредительный договор;
  • Имеющиеся контракты на осуществление поставки перевозимых товаров;
  • Регистрационные документы;
  • Паспорт сделки, квитанция, свидетельствующая об уплате всех таможенных платежей, справка о наличии рублёвого, валютного счетов. Последняя справка выдаётся банком;
  • Товаросопроводительные документы;
  • В зависимости от транспортного средства, на котором осуществляется перевоз декларируемых товаров, должны быть предоставлены соответствующие документы: CRM, коносамент, ж/д или авианакладная;
  • Также должны быть предоставлены документы, которые бы подтверждали проведение определённых мер нетарифного регулирования по отношению к провозимым товарам;
  • Документ о контроле товарной доставки, книжка МДП.

Грузовая таможенная декларация на автомобиль

Теперь стоит перейти к информации, которая уж точно заинтересует большинство автолюбителей, которые будут читать данную статью. Речь пойдёт о том, что нужно предпринять гражданину РФ, желающему поставить автомобиль иностранного производства. В этом случае, ему обязательно потребуется предоставить в ГИБДД грузовую таможенную декларацию на автомобиль. Что это такое будет рассмотрено далее.

ГТД должна быть оформлена распорядителем груза, а затем заверена таможенным инспектором. Грузовая таможенная декларация является тем самым документом, который будет являться основанием для пропуска перевозимых через государственную границу товаров.

В том случае, если транспортное средство завозится в Российскую Федерацию юридическим лицом, автосалон обязан выдать покупателю копию ГТД, которая была предварительно заверена. Здесь от покупателя автомобиля потребуется проявить наблюдательность и дотошность. Настоятельно рекомендуется сверить VIN-код приобретаемого транспортного средства с теми цифрами и данными, которые указаны в ПТС авто. Дело в том, что если будет допущена ошибка и в ГИБДД найдут несоответствие, то в регистрации авто будет немедленно отказано.

Также бывают случаи, когда физическое лицо осуществляет покупку нового транспортного средства из-за границы. Тут уже будут свои нюансы. От покупателя потребуется предъявить не только ПТС, но и таможенный приходный ордер. Данное правило касается не только новых транспортных средств, но и подержанных.

Номер грузовой таможенной декларации

ГТД содержат четыре части, которые разделены определённым символом — «слэш». Это и является номером грузовой таможенной декларации. Следует помнить, что данный номер не является простым произвольным набором цифр. Что могут означать цифры, содержащиеся в номере ГТД, будет разъяснено ниже:

  1. Первая часть декларации представляет собой номер таможенного поста, который состоит из восьми символов;
  2. Вторая часть содержит определённую информацию о дате предоставления грузовой таможенной декларации органам таможенного контроля. Формат, в котором указывается дата, следующий – д/м/г. Следует помнить тот факт, что год не указывается полностью. ГТД содержит лишь две последние его цифры;
  3. Третья часть отображает порядковый номер поданной таможенной декларации. Состоит этот номер из семи цифр, причём первая цифра может быть заменена на букву «П»;
  4. Четвёртая часть — это номер товара в грузовой таможенной декларации. Данный номер состоит только из цифр.

Все вышеуказанные четыре части вместе образуют номер грузовой таможенной декларации. Данный номер является необходимым в условиях осуществления контроля законного перемещения товаров через границу.

Всегда ли обязательно заполнять ГТД и дополнительные документы?

Следует помнить, что грузовая таможенная декларации содержит как основные, так и добавочные листы. Обязательным приложением к ГТД является декларация таможенной стоимости (ДТС). Данный документ закрепляется за всеми товарами, которые облагаются НДС, акцизными платежами и таможенными пошлинами. Выше уже было указан момент, касающийся оформления ГТД на автомобиль. Но следует уточнить, нужно ли заполнять ДТС на транспортное средство, перевозимое через границу?

Ответ, конечно, будет положительным. Конечно, заполнять ДТС на автомобиль, которое ввозится на территорию Российской Федерации, нужно в обязательном порядке. Конечно, есть и свои исключения, касающиеся тех импортируемых транспортных средств, которые могут обойтись без заполнения на них декларации таможенной стоимости по определённым основаниям, установленным существующими законодательными актами.

ДТС не заполняется в следующих случаях:

  • Если таможенная стоимость товарной партии не превышает пяти тысяч долларов. К такому товару просто не применяются какие-либо экономические меры, но только в том случае, если исключаются многоразовые его поставки по одному контракту;
  • Если товар перевозится физическим лицом не для осуществления коммерческих целей;
  • Если грузы, которые перевозятся через границу, не облагаются пошлинами, установленными налогами;
  • Если на актуальный период времени действуют определённые таможенные режимы, которые влияют на необложение товаров налогами. Речь идёт, например, о Таможенном союзе, где действуют особые таможенные правила, установленные трёхсторонними соглашениями.
Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

что это? ГТД на автомобиль что это?

Многие слышали о ГТД. Что это такое на самом деле, знает далеко не каждый. ГТД расшифровывается как грузовая таможенная декларация. Это унифицированный документ, предоставляемый в таможенные органы, содержащий сведения о перемещаемом товаре и о перевозящем его лице.

Способы декларирования товаров, перевозимых через границу

1) Представление в органы таможенного контроля письменного заявления. Оно составляется в произвольной форме и уместно в случаях, если стоимость товаров, указанных в заявлении, не превышает 100 EUR. Здесь должно соблюдаться и еще одно условие: перемещаемые объекты не должны являться предметом налогообложения и иметь ограничений на перевозку. В заявлении необходимо указывать обязательные сведения:

- наименование лица, которое осуществляет перевозку товара и его юрадрес;

- наименование товаров с указанием их количества и кодов;

- таможенный режим.

2) Предоставление в органы таможенного контроля ГТД. Что это за документ и как он оформляется, описано далее по тексту.

Грузовая таможенная декларация: особенности заполнения

Декларирование товаров, используя ГТД, производится в форме письменного заявления, которое содержит необходимые сведения о товаре и перевозимом его лице. Оно заполняется на бланках ТД1, ТД2. Первый является основным листом грузовой таможенной декларации, второй – добавочным. Порядок представления в таможенные органы ГТД, что это за документ и как он заполняется, прописаны в нормативных актах Грузового таможенного кодекса РФ. ТД1 включает 4 самокопирующихся листа.

  • 1 лист забирают таможенные органы.
  • 2 – предназначается для статиски.
  • 3 лист является возвратным экземпляром для декларанта.
  • 4 – это региональный экземпляр.

Когда осуществляется декларирование товаров нескольких наименований, используется форма ТД2, являющаяся неотъемлемой частью грузовых таможенных деклараций.

Таможенное оформление и контроль

ГТД: что это за документ для органов таможенного контроля? Благодаря грузовой таможенной декларации сотрудники таможни могут проконтролировать вывозимые, ввозимые через российскую границу товары. Кроме того, документ содержит подробные сведения о лице, перевозящем груз. Вместе с ГТД в органы таможенного контроля представляются и другие обязательные документы.

  • Учредительный договор предприятия, его Устав.
  • Контракты на поставку перевозимых товаров.
  • Регистрационные документы.
  • Паспорт сделки, квитанцию об уплате таможенных платежей, справку о наличии валютного, рублевого счетов (выдает обслуживающий банк).
  • Товаросопроводительные документы.
  • CRM, ж/д, авианакладная или коносамент (в зависимости от транспортного средства, которое осуществляет перевозку товара).
  • Документы, подтверждающие проведение мер нетарифного регулирования по отношению к товарам.
  • Книжка МДП; документ о контроле товарной доставки.

Грузовая таможенная декларация на автомобиль

Если гражданин РФ хочет поставить на учет автомарку иностранного производства, в ГИБДД ему необходимо предоставить ГТД на автомобиль. Что это, разберемся по порядку. Грузовая таможенная декларация входит в группу основных документов таможенного контроля при экспорте/импорте товаров.

Оформляется ГТД распорядителем груза и заверяется у таможенного инспектора. Документ является основанием для пропуска товаров через границу. Если транспортное средство завозится в РФ юридическим лицом, автосалон выдает покупателю заверенную копию ГТД. Здесь важно сверить VIN купленной машины с буквами, цифрами, указанными в паспорте транспортного средства (ПТС). Если будет допущена ошибка, ГИБДД откажет в регистрации авто. Когда физическое лицо приобретает «свежую» машину, привезенную из-за границы, помимо ПТС она должна иметь таможенный приходный ордер. Это условие относится как к новым, так и к поддержанным импортным автомобилям.

Номер ГТД

Грузовые таможенные декларации включают 4 части, которые разделены слеш-символом. Это номер ГТД. Что это, как он обозначается и для чего нужен?

Первая часть декларации представляет собой номер таможенного поста. Он состоит из 8 символов. Вторая – это дата, формата д/м/г. ГТД содержит лишь последние 2 цифры года, а не его полное обозначение. Третья часть отражает порядковый номер грузовой таможенной декларации. Он включает 7 цифр, первая из которых может быть заменена буквой П. Четвертая часть – это номер товара в ГТД, состоящий только из цифр. Все четыре части в совокупности образуют номер грузовой таможенной декларации. Он необходим для контроля законного перемещения товара через границу.

Импорт авто из Таможенного союза

Когда товар ввозится на территорию РФ из стран-членов Таможенного союза, нужно учитывать особенности его таможенного оформления. В ТС входит Республика Беларусь, Казахстан и Российская Федерация. Таможенный союз выступает в форме торговой и экономической интеграции, предусматривающей единую таможенную зону. С 1 января 2010 года беспошлинно ввозится из Белоруссии и Казахстана машина на ГТД. Что это значит? Автомобили, которые «гонят» в РФ из стран-членов ТС, должны обязательно иметь грузовую таможенную декларацию. После выдачи сертификата соответствия, импортируемые авто вносятся в таможенную базу. Транспортные средства, выпущенные на территории участников Таможенного союза, с 1 января 2013 года имеют статус грузов, товаров ТС. Они не подлежат растаможке согласно условиям трехстороннего договора.

Всегда ли нужно заполнять ГТД?

Грузовая таможенная декларация включает основные и добавочные листы. Среди них ТД1, ТД2 и ТД4. Декларация таможенной стоимости (ДТС) является обязательным приложением к ГТД. Она заполняется на все объекты, облагаемые таможенными пошлинами, акцизными платежами, НДС. Выше было раскрыто понятие авто на ГТД, что это такое. Но нужно ли на ввозимые в РФ машины заполнять ДТС? Ответ положительный. Исключениями являются импортируемые автомобили, на которые можно не заполнять декларацию таможенной стоимости по основаниям, установленным законодательными актами.

ДТС не заполняется в определенных случаях.

  • Таможенная стоимость товарной партии в эквиваленте не превышает 5 тысяч $. К такому товару не должны применяться политические меры экономического характера, исключая случаи его многоразовых поставок по одному контракту. Сюда также включаются грузы, поставляемые неизменным отправителем в адрес одного получателя по разным договорам.
  • Товар ввозится физическим лицом не для коммерческих целей.
  • Грузы, не облагаемые пошлинами, установленными налогами.
  • Действие таможенных режимов, по которым товары не подлежат обложению налогами.

ГТД на двигатель

Грузовая таможенная декларация оформляется на импортируемые и экспортируемые товары. Необходимо уточнить понятие ГТД на двигатель: что это и как оформляется.

Мотор – это «сердце» машины. Если двигатель (новый или б/у) ввозится на территорию РФ, на него также нужно оформлять грузовую таможенную декларацию. Она будет служить подтверждением происхождения мотора и его таможенной очистки. ГТД на двигатель необходимо представлять в ГИБДД при оформлении отремонтированного автомобиля. Кроме того, моторы должны продаваться в сопровождении обязательных документов. Кроме ГТД к ним относится Свидетельство о регистрации, документы о постановке на учет в налоговой продавца запчастей, а также договор купли-продажи.

Таможенное оформление автоконструктора

Часто покупатели хотят сэкономить и приобретают конструктор. Это обычный автомобиль, который распиливают пополам и перевозят через границу, как запчасти. Далее, его собирают к первоначальному виду. Если машина ввозится таким образом, необходимо оформлять отдельно декларацию на кузов, а также ГТД на ДВС. Что это такое? Это двигатель внутреннего сгорания, имеющий уникальный номер, который потребуется ГИБДД при оформлении новой машины. Другое дело, когда автомобиль ввозится распилом. Здесь очень часто работают криминалисты. Они ввозят распиленный пополам автомобиль без получения ГТД на его кузов и ДВС. Далее происходит сварка машины с добавлением в кузов кусков железа с номерами от другой автомарки. Это незаконные действия, которые всячески пресекаются государственными органами власти. В Россию не запрещается ввозить конструкторы, но делать это нужно правильно: с оформлением обязательных документов и уплатой всех пошлин. В настоящее время существует 3 способа ввоза конструкторов:

  • распилом;
  • кузовным каркасом;
  • обычным конструктором.

GTD за 15 минут - Практическое руководство по выполнению задач

GTD - или «Выполнение дел» - это структура для организации и отслеживания ваших задач и проектов. Однако его цель немного выше, чем просто «довести дело до конца». (Его следовало назвать «Делать дела намного лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не крутым».) Его цель - заставить вас на 100% доверять системе сбора задачи, идеи и проекты - как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, например «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить рецепт чизкейка». Все !

Похоже на все другие обычные системы списков дел, говорите вы? Во многом это так, но это еще не все, и это действительно просто. Обещаю! Так что, пожалуйста, продолжайте читать.

Одно из основных предположений GTD состоит в том, что вы тупой или, скорее, что ваше подсознание совершенно тупо, когда дело доходит до размышлений о вещах, которые вы должны делать . Например, зная, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы на самом деле проезжаете мимо часового магазина, оно внедряет в ваш мозг непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… что-то» .

Джессика Керр прекрасно выразилась:

Представьте, что ваш мозг - это белая доска. Там есть списки дел и «НЕ УДАЛИТЬ»? Есть ли место для рисования и сочетания идей?

Большая часть «магии» состоит в том, чтобы преобразовать задачи и прихоти в физических и видимых действий , как вы скоро увидите.

То, что GTD дает вам - при правильном понимании и внедрении - это надежная система для отслеживания того, что вам нужно сделать, что вы должны сделать или если сочтет, что нужно сделать.Когда ваша система и ваше доверие к ней на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно делать, и перестанет постоянно вам напоминать. Это снижает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления - может быть, это даже экономит реального времени , чтобы у вас было больше времени для уроков балета, рисования и катания на роликах.

Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных техник йоги и ежедневных умственных упражнений.Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает путем простого ведения списков, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. В наши дни даже компьютеры могут вести списки!

Вам нужно будет составить следующие списки:

  1. В
  2. Следующие действия (возможно, несколько - об этом позже)
  3. Ожидание
  4. Проектов
  5. Когда-нибудь / возможно

Эти списки будут регулярно пересматриваться и составляют основу системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволяет записывать задачи и события, чувствительные к дате и времени.

В списке вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш начальник, который говорит вам испечь ей морковный торт, или увиденный плакат цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в свой список должен быть как можно ниже - запишите это в блокнот или нажмите правую кнопку на смартфоне.Я назвал его в списке , но иметь больше одного - не проблема. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать то, что вам приходит в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помнишь?

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите - или должны - сделать. Эти так называемые открытых циклов включают всех вещей, которые не являются , как , как должно быть, , где должны быть, и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Верните чашку чая, которую одолжили у тети? Стоит ли перекрасить кровать в другой цвет? Все это должно быть в вашем списке.

Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в своем списке во время первоначальной «очистки мозгов», обработка может занять некоторое время. Отныне входящий список будет обрабатываться непрерывно.

Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вам нужно задать: , это , требует ли действия ? - другими словами, нужно ли вам сделать что-то ? Если ответ отрицательный, вы либо выбросите ее, если она вам больше не нужна, сохраните ее в качестве справочного материала («Возможно, когда-нибудь эта статья мне снова понадобится…»), или добавьте ее в «когда-нибудь / может быть, список» ( для таких вещей, как «учите индонезийский»), или инкубируйте его. Подожди, что ... Сидеть на нем? Да вроде как. Если вы хотите напомнить себе об этом позже («Я действительно не понял эту статью, мне нужно взглянуть на нее еще раз через две недели»), это должно быть занесено в ваш календарь или в ваш файл Tickler , который скоро будет объясниться.(Да даже название странное.)

Теперь, если элемент, который вы в настоящее время обрабатываете , является подлежащим действию - другими словами: с этим нужно что-то делать - вы должны задать вопрос: «, что делать дальше? Следующим действием должно быть физическое и видимое действие . Другими словами, не «планируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им испечь свои торты».

Именно это - то, что следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием, чтобы приблизить проект к его цели - возможно, является наиболее важным «правилом» в GTD.Используя несколько дополнительных секунд, чтобы придумать, что нужно сделать физически , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только те действия, которые вы можете выбрать в любой момент. «Предварительная обработка» уже выполнена (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление до делать вещей.

Когда вы определили следующее действие, вы должны подумать, не займет ли оно меньше двух минут.Если это так: сделайте это. Немедленно. (Такие вещи, как «отправить бабушке по электронной почте забавное видео с котиками».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени потребуется, чтобы всего сделать Это. Если на это уходит больше двух минут, вы должны делегировать его , если это необходимо - отмечая, что и когда было делегировано - в список ожидания, или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите сделать, как только у вас появится время и энергия.Если ваша секретная сверхдержава - это делегирование полномочий, большинство вещей, вероятно, закончатся следующими действиями. Если для закрытия разомкнутого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.

Подводя итог, при обработке вашего списка (ов) вы должны выполнить следующую процедуру:

Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке, обрабатываются и, если это действие, выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если обрабатываемый элемент требует более одного действия, он также записывается в список проектов.

Итак, каков следующий список действий? Ну, э ... список ваших следующих действий, очевидно. Другое название этих действий - «действия как можно скорее» - это просто те вещи, из которых вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите смешные видеоролики о кошках на Youtube или не играете в Candy Crush Saga .

Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) в ответе, что-то заказываете или у вас есть задача, которая «заблокирована» из-за того, что вы ждете, что кто-то что-то сделает, это должно быть написано в список ожидания.Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчет WTF, который, по вашему мнению, вы закончите в течение месяца. Это было 32 дня назад! ».

Если вы все еще со мной, вы можете быть обеспокоены тем фактом, что действие «Изучите учебники искусственного интеллекта» в вашем следующем списке действий - это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Разве не легко потерять счет, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.

GTD дает очень широкое определение проекта. Он определяет любую цель, которая требует выполнения более одного действия в качестве проекта. Эти проекты должны быть в вашем списке проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. Просматривая список проектов, вы убедитесь, что в вашем следующем списке действий для каждого проекта всегда есть хотя бы одно действие, что гарантирует, что ваши проекты не будут забыты.

Контексты - это «теги», которые вы помещаете на элементы в списках следующих действий, в которых говорится, где можно выполнить действие или какое оборудование необходимо для его выполнения. Действие можно «пометить» контекстом несколькими способами; Самый простой, вероятно, состоит в том, чтобы просто иметь разные списки следующих действий - по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущее!)

Обычно к контекстам добавляется префикс "@", который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примеры контекстов: @ home, @ computer и @ office.

Примеры действий и их контекст

Действие Контекст
Покупайте больше корма для собак цвета радуги @ Город или @ магазин
Просмотрите файл cuteoverload.com @ Компьютер или @ всемирные сети
Улыбнись незнакомцу @ везде

Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность оценить - с первого взгляда - свои возможные действия в зависимости от того, где вы находитесь физически и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей создать контекст «везде» для вещей, которые вы можете делать, где бы вы ни находились («Позвони маме и найди рецепт гуляша»).

Контексты повестки дня

Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» - по одному для каждого человека, - где вы записываете, о чем вы хотите поговорить во время следующей встречи, когда думаете о них. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о создании контекста «@ Foobert Agenda».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды / менеджеров / руководителей и т. Д.

Вы не хотите терять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать «прыжок к выводам», но поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» списки ваших следующих действий или список проектов. (Помните, что следующие действия содержат только те действия, которые должны быть выполнены как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно проверяться, чтобы убедиться, что у всех проектов есть хотя бы одно следующее действие.)

Вот где приходит список когда-нибудь / может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые может захотеть реализовать когда-нибудь в будущем. Вот где должны пойти и «заменить уродливую картину в спальне», и «создать культ». (При условии, конечно, что вы не хотите делать что-либо из этого прямо сейчас ). Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальной системой, как описано в разделе еженедельного обзора ниже.

Календарь предназначен для того, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день или в определенное время - и ничего больше ! Это правильно; не помещайте «установить Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы только думаете, что , вы хотите, чтобы это было сделано тогда.

Но… почему?

Имея в вашем календаре только те элементы, которые на самом деле чувствительны к дате и времени , это будет более полезно, поскольку оно фактически сообщит вам, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день, без «разбавления» другими элементами. То, что вы хотите, чтобы сделал, но это не нужно делать в определенное время, все равно будет в вашем следующем списке действий, поэтому вам напомнят об этом и у вас будет возможность сделать это.

В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор называется «решающим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD, и вы не робот, все начнёт сбиваться с пути. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые, если вы действительно думали об этом, знаете, что не будете делать в ближайшем будущем, потому что появились более важные вещи, и так далее.

Еженедельный обзор следует делать - как вы уже догадались - один раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вы должны отправиться на некоторое время (вероятно, не менее чем за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.Выполняя еженедельный обзор, вы должны как минимум сделать следующее:

  • Убедитесь, что у каждого проекта есть хотя бы одно следующее действие. Убедитесь, что каждое действие в вашем следующем списке действий составляет на самом деле того, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и / или проект, которому он принадлежит) в свой список когда-нибудь / может быть, или - если вы не думаете, что когда-нибудь это сделаете - удалите его полностью. (Будьте честны с собой.)
  • Просмотрите свой список когда-нибудь / может быть, и посмотрите, нужно ли переместить некоторые проекты / действия в список текущих проектов / список следующих действий.При создании нового проекта в списке ваших проектов обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и поместите его в следующий список действий.

Списки запуска

При проведении еженедельного обзора может быть хорошей идеей работать с «триггерным списком». Триггерный список - это просто список ключевых слов, которые заставляют ваш мозг запоминать любые открытые циклы, которые вы еще не зафиксировали в своей системе. Список триггеров может выглядеть следующим образом:

  • Бобышка
  • Сотрудники
  • Проекты начаты, незавершены
  • Проекты, которые необходимо запустить
  • Люди, мне нужно вернуться на

При работе со списком триггеров помещайте в список все, что вы помните, для последующей обработки.

Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров Lifehacker для студентов. Вы, вероятно, захотите настроить свой собственный список по мере того, как приобретете больше опыта и узнаете, что лучше всего подходит для или .

Для того, чтобы ваша система GTD действительно заработала, есть несколько важных «передовых практик», которым вам рекомендуется следовать. Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.

  • Важно, чтобы у вас было резких границ между вашими списками и между вашими списками следующих действий.Если вы часто задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
  • Ваши инструменты должны быть забавными в использовании - но не слишком забавными! Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления своими списками, вы подсознательно будете сопротивляться сбору небольших задач, а если ваш инструмент слишком интересен для использования, вы в конечном итоге начнете им злоупотреблять и потратите время, играя с его удивительными функциями. Найдите то, что вам подходит.

Папка для чтения / просмотра и файл Tickler - это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственно частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.

Папка для чтения / просмотра

У вас, вероятно, будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]» в вашем следующем списке действий. Папка для чтения / просмотра - это просто папка (физическая или цифровая), в которой хранятся статьи, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы этот материал был доступен всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? В ожидании еды в кафе? И то и другое - прекрасная возможность просмотреть статью о филогенезе Periophthalmus modestus или притвориться, что вы читаете записку своего начальника!

Здесь тоже очень важно иметь «острые грани».В эту папку нужно класть только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас есть время, чтобы вы на самом деле забирали ее в те маленькие окна свободного времени, которые появляются в течение дня.

Тиклерный файл

Эта концепция со странным названием представляет собой просто набор из 43 папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть по одному на каждый из 31 дней месяца плюс по одному на каждый из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за калькулятором, просто поверьте мне, по номеру 43.

Так для чего используются эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о том, что вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для вещей, которые должны выполнить ). в конкретную дату / время), или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»).

Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт, решаете, что вы с по хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекций на три дня, так как сейчас у вас нет времени. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку для нового месяца и обрабатываете ее содержимое - например, помещаете элементы в папки правильного дня.

Таким образом, файл Tickler дает возможность отправлять себе напоминания в будущем - щекочет вашу память. Ага!


Это руководство было написано, чтобы служить простым и прагматичным руководством по методу «выполнения задач». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.

Если вам нужен полный обзор GTD, было бы разумно прочитать книгу Дэвида Аллена, формализовавшую разработанный им метод: «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Книги , Википедия).

Визуальный стиль руководства был вдохновлен отличным руководством Мирана Липовачи по языку программирования Haskell «Learn You a Haskell for Great Good!».

Руководство написано на Markdown, и я использую pandoc для генерации HTML. Чтобы связаться со мной, отправьте мне письмо на адрес erlendαhamberg.no.

.

Как сделать дело: метод GTD, объясненный за 5 шагов

Нет помощи с расстановкой приоритетов: Приоритеты играют второстепенную роль в достижении цели. Система в первую очередь гарантирует, что вы ничего не забудете и эффективно используете свое свободное время. Но если вы хотите убедиться, что вы правильно расставляете приоритеты задач, вам нужно дополнить GTD другими методами, такими как матрица Эйзенхауэра.

Отсутствие еженедельной или ежедневной структуры: Getting Things Done не помогает оптимизировать еженедельное или ежедневное планирование.Методология GTD не очень поможет, если вам обычно сложно ставить цели, определять следующие шаги и эффективно структурировать свой день. Такие системы, как ALPEN Method, лучше подходят для ежедневного планирования.

Сложная система: Невозможно научиться «Как делать дела» за пять минут и практиковать это за один день. Если вы хотите использовать систему эффективно, вы должны понимать ее подробно и последовательно практиковать. Все или ничего. Например, этот метод не будет таким эффективным, если вы пропустите еженедельные обзоры или не научитесь разбивать списки дел на контекстные.

Слишком много новых привычек, чтобы усвоить: Когда вы начинаете использовать метод GTD, вы сталкиваетесь с необходимостью изменить многие привычки за короткое время. Вы должны регулярно очищать свои почтовые ящики, находить время, чтобы просматривать свои списки проектов и списки ожидания, а также выработать привычку вести контекстные списки.

Это основная критика "Getting Things Done": многие корректировки могут быть ошеломляющими. Если вы изо всех сил пытаетесь выработать новые привычки, вы можете найти другой организационный метод, который лучше подходит вашей личности.

.

Ваше пошаговое руководство по выполнению задач

Getting Things Done, или сокращенно GTD, - это популярная система управления задачами, созданная консультантом по производительности Дэвидом Алленом. Методология основана на простой истине: чем больше информации крутится в вашей голове, тем труднее решить, что требует внимания. В результате вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к стрессу, подавленности и неуверенности.

Аллен заметил, что наш мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее («твоя голова - дрянной офис»). Его метод GTD описывает, как сбросить весь свой умственный беспорядок во внешнюю систему, а затем организовать его, чтобы вы могли сосредоточиться на правильных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс GTD настроен правильно, вы сможете уверенно ответить: «Над чем мне работать?» в любой момент, не беспокоясь о том, что вы можете забыть что-то важное, что вам нужно сделать позже.

Попробуйте GTD, если вы ...

  • Вы ошеломлены количеством вещей, которые вам нужно отслеживать

  • Беспокойство о том, чтобы забыть мелкие детали

  • Носите много головных уборов на работе и в жизни

  • Запускает множество проектов, но у них возникают проблемы с их завершением

  • Никогда раньше не проходили GTD (каждый должен хотя бы раз в жизни использовать GTD)

Это руководство познакомит вас с принципами и рабочими процессами GTD, а также с тем, что мы think - это наиболее интуитивный способ их реализации.Мы сосредоточимся на том, как использовать GTD с Todoist, но одни и те же принципы применимы независимо от того, какое приложение вы используете. Ключ к GTD - это не конкретные инструменты, которые вы выбираете, а скорее привычки, которые вы используете каждый день, чтобы думать о своей работе и расставлять приоритеты.

Рекомендуемая литература

Если вы новичок в GTD, мы настоятельно рекомендуем прочитать бестселлер Аллена «Как сделать все», а если вы пользователь Todoist, купить официальное руководство по установке GTD Todoist для более полного обзора настройка вашей системы GTD с помощью Todoist.

Что такое GTD? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых приемов, позволяющих систематизировать беспорядок в вашем мозгу и добиваться цели:

  1. Захватить все: Захватить все, что приходит вам в голову. Нет ничего слишком большого или маленького! Эти элементы попадают прямо в ваши почтовые ящики.

  2. Уточните: Преобразуйте то, что вы зафиксировали, в четкие и конкретные шаги. Решите, является ли элемент проектом, следующим действием или ссылкой.

  3. Организуйте: Поставьте все на свои места. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям, храните справочные материалы и сортируйте свои задачи.

  4. Обзор: Часто просматривайте, обновляйте и пересматривайте свои списки.

  5. Занять: Приступайте к работе над важным делом.

Хотя для настройки GTD требуются предварительные затраты времени и энергии, оно окупается при постоянном использовании.Вы больше не будете беспокоиться о том, что забудете срок или пропустите важную задачу. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно определять приоритеты своего времени.

Некоторые очень специфические, но, казалось бы, приземленные формы поведения, когда их применяют, создают способность существовать в виде сложной спонтанности, которая, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.

- Дэвид Аллен

Хотя в основе GTD лежат эти пять простых шагов, их не всегда легко выполнить.GTD не требует определенного инструмента, приложения или продукта. Аллен даже не приводит доводов в пользу цифровых систем по сравнению с аналоговыми. Скорее, ключ к любой долгосрочной системе продуктивности - сделать ее как можно более простой и использовать как можно чаще. Ваш инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справиться с вашими самыми сложными проектами, но при этом достаточно простым, чтобы его можно было обслуживать, когда у вас мало энергии.

В оставшейся части этой статьи мы рассмотрим особенности каждой из пяти методик GTD, описанных выше, и расскажем, как их реализовать с помощью Todoist.Но, опять же, одни и те же принципы должны применяться независимо от того, какой инструмент вы используете.

Capture

Чтобы GTD заработала, вы должны перестать хранить информацию в своем мозгу. Все, что приходит вам в голову - дела, события, идеи, рекомендации по книгам и т. Д. - необходимо сразу же записать и сохранить в папке «Входящие». В GTD почтовый ящик, будь то физический или цифровой, представляет собой визуальное представление всех входных данных, с которыми вам нужно как-то иметь дело ежедневно.

Ваш почтовый ящик используется только для того, чтобы собрать хаос ваших мыслей, чтобы выбросить их из головы.Сейчас не место и не время беспокоиться об организации.

В Todoist ваш почтовый ящик будет по умолчанию местом для хранения всех ваших входных данных, пока вы не сможете их систематизировать. Чтобы добавить новую задачу в папку «Входящие» в веб-приложениях или настольных приложениях, щелкните значок «плюс» в правом углу или просто нажмите «q». По умолчанию задача будет добавлена ​​в папку «Входящие», если вы не укажете другой проект.

Проведите первоначальную очистку сознания

Если вы только начинаете работу с GTD, проведите полную очистку всех «открытых циклов», о которых вы только можете подумать, - всего, что вам может понадобиться в будущем.Добавьте их как задачи в папку «Входящие» Todoist прямо сейчас. Проконсультируйтесь со списком триггеров GTD, чтобы разбудить в памяти обязательства, которые вы, возможно, забыли.

Выполняйте новые задачи сразу же

Один из основных принципов GTD - переносить задачи из головы во внешнюю систему в тот момент, когда они приходят к вам. Todoist синхронизируется между платформами - компьютером, телефоном, веб-браузером, почтовым клиентом, умными часами или умным домашним помощником - поэтому вы можете вводить задачи в любое время и в любом месте.

Всякий раз, когда на ум приходит новая задача, возьмите за привычку сразу же добавлять ее в папку «Входящие» и беспокоиться о том, чтобы организовать ее позже.Чтобы как можно быстрее записывать задачи, где бы вы ни находились, мы рекомендуем установить Todoist или любое другое приложение:

  • В качестве приложения на вашем компьютере

  • В качестве приложения на вашем телефоне

  • В качестве расширения для Интернета браузер, который вы используете (для добавления веб-сайтов в качестве задач)

  • В качестве плагина для используемого вами почтового клиента (для добавления писем в качестве задач)

Просматривайте и загружайте приложения Todoist

Объедините свои почтовые ящики

Вы можете использовать Todoist объединяет другие ваши почтовые ящики - от писем, которые нужно отслеживать, до сообщений, над которыми нужно действовать, статей, которые нужно прочитать, до списков продуктов и справочных материалов, которые вы сохраните на потом.Чем меньше почтовых ящиков вам придется проверять на наличие открытых циклов, тем проще будет поддерживать вашу систему.

Отправляйте сообщения в Todoist из своей электронной почты или с помощью инструмента обмена сообщениями команды:

  • Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы быстро добавлять электронные письма как задачи.

  • Пересылайте электронные письма прямо в папку входящих сообщений Todoist, используя адрес пересылки вашего проекта.

  • Превратите сообщения в задачи с помощью инструментов обмена сообщениями вашей команды, таких как Twist или Slack.

Превратите электронную почту в задачи Todoist, не выходя из Gmail.

Захват для чтения и справочные материалы:

  • Сделайте фотографии визитных карточек или напоминаний о событиях и прикрепите их к комментариям к соответствующей задаче.

  • Прикрепляйте файлы из Dropbox, Google Диска или вашего компьютера к любой задаче, чтобы читать или работать над ними позже.

  • Подключите приложение для чтения, такое как Pocket, к Todoist через нашу интеграцию IFTTT, и задача Todoist будет автоматически создаваться каждый раз, когда вы добавляете статью в Pocket.

  • Загрузите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранить любой URL-адрес для последующего доступа.

  • Используйте расширения общего доступа Todoist на Android или iOS, чтобы делиться страницами из мобильных приложений как задачами.

Прикрепите справочные материалы - фотографии, документы, ссылки, заметки или даже аудиофайлы - к соответствующим задачам.

Уточнение

Теперь, когда ваш почтовый ящик заполнен, следующий шаг - превратить хаотичный беспорядок всего, что вы записали, в конкретные шаги.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и выполните одно из следующих действий (подробнее о том, как выполнить каждый шаг, рассказывается в следующем разделе):

  • Если элемент занимает менее 2 минут, заполните его сразу.

  • Если это можно делегировать, поручите задачу кому-нибудь другому.

  • Если это не требующий действий справочный элемент (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. Д.), К которому вам нужно будет вернуться позже, сохраните его в отдельном справочном проекте или прикрепите к комментарии к соответствующей задаче или проекту.

  • Если элемент необходимо выполнить в определенный день и / или время, укажите срок выполнения задачи.

  • Если задача больше не нужна или не требует действий, удалите ее.

  • Если задача требует более одного шага, создайте проект, в котором будут размещены все связанные с ним элементы, и определите одно следующее действие, которое вы можете предпринять для продвижения проекта вперед.

Сделайте свое дело максимально конкретным и действенным. Добавьте как можно больше информации, чтобы потом не ломать голову над ней.Например, «Позвони маме» может потребоваться ввести как «Позвони маме, чтобы обсудить праздничный ужин». Или «Налоги» может быть «Позвоните Мэри, чтобы обсудить налоговые документы» с номером телефона Мэри и списком конкретных документов, прикрепленных в комментариях к задаче (подробнее о комментариях к задаче позже).

Сделайте ваши задачи как можно более конкретными и действенными.

Упорядочить

После того, как вы прояснили вопрос в своем почтовом ящике, пора отсортировать его в подходящее место. На самом деле прояснение и организация ваших задач будет происходить одновременно, когда вы очищаете свой почтовый ящик, но полезно думать о них как о отдельных действиях.

Существует много разных способов организации задач с помощью методологии GTD, но мы рекомендуем использовать комбинацию проектов и меток.

Одноразовые задачи

Это задачи, которые занимают больше 2 минут, но требуют всего одного шага. Например, «ответить на электронное письмо Джоша о ценах на проект» или «обновить вкладки для автомобилей». Вы не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик, но они также не подходят ни для одного другого проекта.

Создайте новый проект Todoist для разовых задач

  • Создайте новый проект под названием Разовые задачи.

  • Перетащите одношаговые задачи из папки «Входящие» в этот проект, щелкнув серый «маркер» слева от имени задачи и перетащив его на имя проекта в левом меню.

  • Вы также можете назначить другой проект, набрав "#" в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших проектов. Выберите свой проект из списка или продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить результаты.

Используйте ярлык # для выбора проекта

Проекты

Вы обнаружите, что многие из записанных вами задач на самом деле являются проектами.В философии GTD проекты - это любой элемент, для выполнения которого требуется более двух шагов. Например, «покраска спальни» - это проект, потому что он включает в себя другие задачи, такие как получение образцов краски, выбор цвета, покупка расходных материалов, подготовка стен и т. Д. Вот как работать с проектами в Todoist:

  • Создайте новый проект для каждый многоэтапный проект, который вы определили, проясняя свои задачи.

  • Перетащите связанные задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект.Или щелкните задачу и введите «#» в поле задачи, чтобы открыть список ваших проектов на выбор.

  • Обдумывая другие шаги, добавляйте их как новые задачи в проекты.

Создайте проект для любого элемента, который требует 2 или более шагов для завершения

Области внимания

Может быть полезно сгруппировать ваши проекты на основе ваших «Областей внимания» - термин GTD для различных областей ответственность, которую вы несете в своей жизни. Эти области - инструмент, позволяющий привлечь внимание к вашим более широким жизненным целям и решить, над чем работать дальше.Если задача не входит в рамки какой-либо из ваших сфер внимания, возможно, пришло время переоценить, хотите ли вы тратить на нее свое время. Или вы можете просто разделить свои проекты на «Рабочие» и «Личные».

Это легко сделать в Todoist с помощью подпроектов. Вот как это сделать:

  1. Создайте проект для каждой области внимания. В этом проекте не будет никаких задач, он нужен только для визуальной организации.

  2. Щелкните серый маркер слева от имени проекта и перетащите и сделайте отступ для ваших реальных проектов под только что созданными высокоуровневыми «папками», чтобы превратить их в подпроекты.

  3. (Необязательно) Чтобы создать еще большее визуальное разделение между вашими областями фокуса, назначьте разные цвета проекта для каждой области.

Подпроекты Nestle для каждой области фокуса

Теперь вы сможете поддерживать список проектов в чистоте, свертывая подпроекты под родительским проектом. Например, пока вы на работе, вы можете держать свои рабочие проекты в поле зрения, в то время как личные проекты скрыты, и наоборот.

Для простоты сначала завершите настройку системы GTD, чтобы получить представление о своем рабочем процессе.При необходимости вернитесь и разбейте свои проекты на более широкие категории позже.

Следующие действия

Это задачи с четкими и конкретными действиями, которые вы должны выполнить при следующей возможности (например, «Отправить Джеймсу бюджет для корпоративной вечеринки по электронной почте»). Следующие действия отделены от будущих действий - шаги, которые вы предпримете в конечном итоге, но не требуют вашего внимания прямо сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта, пометив его меткой «@next». Чтобы добавить метку, просто введите «@» в поле задачи и начните вводить название задачи.

Просмотрите все свои задачи с пометкой @next

Задачи с датой и / или временем выполнения

Для элементов, которые должны быть выполнены в определенную дату и / или время, запланируйте их. Но будьте осторожны: GTD предостерегает от чрезмерной зависимости от сроков выполнения. Добавляйте их только к тем задачам, которые действительно нужно выполнить в определенный день и время. Во всем остальном доверяйте своим следующим действиям и регулярному еженедельному обзору всех ваших списков задач (подробнее об этом позже).

При редактировании задачи вы можете щелкнуть поле Расписание и выбрать дату и время в календаре.Или просто введите срок и / или время в поле задачи, используя естественный язык, например, в следующий понедельник в 8:00 . Интеллектуальное быстрое добавление автоматически распознает и выделит срок выполнения и добавит его при сохранении задачи. Вы даже можете ввести повторяющиеся сроки выполнения, например, каждую вторую среду , для задач, которые повторяются на регулярной основе.

Введите срок выполнения в поле задачи, используя естественный язык, например «Пятница»

Вы можете перемещать элементы со сроками выполнения из почтового ящика в соответствующий проект или в проект One-Off Tasks , если они не связаны с многоступенчатый проект.

Совет Todoist

Синхронизируйте свой Todoist с Календарем Google, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а запланированные задачи Todoist отображались в вашем Календаре Google как события.

Просматривайте свои задачи Todoist в Календаре Google и события Календаря Google в Todoist.

Повестки дня

Некоторые элементы, которые вы сохраняете в своем почтовом ящике, будут напоминанием о вещах, которые вы хотите обсудить с кем-то еще, а не о следующих действиях. Чтобы отслеживать эти пункты повестки дня:

  • Создайте новый проект под названием Повестки дня.

  • Создайте новый подпроект в разделе Повестки дня для каждого человека, с которым вам нужно контактировать на регулярной основе. Например, ваш начальник и любые подчиненные. Вы также можете создавать подпроекты для каждой регулярной встречи команды или проекта. Например, Marketing Weekly .

  • Добавьте пункты, которые необходимо вынести в качестве задач в соответствующий подпроект повестки дня.

  • Когда вы встречаетесь с этим человеком или приходите на встречу, откройте соответствующий проект, чтобы увидеть список всех вопросов, которые вам необходимо рассмотреть.

  • (Необязательно) Поделитесь своими проектами повестки дня с соответствующими людьми, чтобы каждый мог видеть, добавлять и даже назначать пункты для обсуждения.

Создавайте подпроекты в рамках основного проекта повесток дня для каждого регулярного собрания, которое у вас есть

Справочные материалы

Справочные материалы - это недействительные элементы, которые вам необходимо сохранить (например, налоговые документы, материалы для чтения, электронные таблицы, документы Word , номера телефонов и т. д.). Хотя сами по себе они не являются задачами, они часто необходимы для выполнения задачи позже.Вы можете организовать эти виды вспомогательных справочных материалов в Todoist, прикрепив их к соответствующей задаче или комментариям к проекту:

Прикрепите справочные материалы по конкретной задаче к комментариям к задаче.

  • Материалы проекта более высокого уровня (спецификации дизайна, черновики, общие папки) могут быть прикреплены или связаны в комментариях к проекту.

Сохранение справочных материалов на уровне проекта в комментариях к проекту

Таким образом, когда вы будете готовы приступить к задаче или проекту, вся необходимая информация будет у вас под рукой.

Скорее всего, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья, которую вы сохранили из Интернета на будущее, файл с важной информацией или идея подарка на следующий день рождения вашего партнера. Многие люди любят использовать отдельное приложение для заметок для систематизации своих справочных материалов, но вы также можете отслеживать некоторые или все из них в Todoist. Вот как:

  • Создайте новый проект Reference

  • Создайте новые подпроекты в рамках проекта Reference для каждого типа справочного списка.Например, Идеи подарков , Дни рождения , Контактная информация, Рецепты и т. Д.

  • Переместите задачи справочных материалов в соответствующий проект, перетащив их из папки «Входящие». Или выберите новый проект с помощью быстрого добавления, щелкнув для редактирования задачи и набрав «#» в поле задачи, а затем имя проекта.

  • Чтобы свернуть контрольные подпроекты, щелкните серую стрелку слева от родительского проекта Reference .Это помогает убрать визуальный беспорядок из вашего списка.

Создание новых проектов для различных типов справочных материалов

Ожидание

Это элементы, которые были делегированы или ожидают действия кого-то другого. Например, если вам нужно закончить написание сообщения в блоге, но вы ждете, что ваш редактор ответит на ваш последний черновик. Идентифицируйте эти задачи, пометив их меткой «@waiting_for». Сохраняйте задачи @waiting_for внутри проектов, к которым они относятся, или внутри проекта One-Off Tasks , если они не связаны с другими задачами.

Обозначьте задачи, которые вам нужно выполнить, с помощью метки @waiting_for

Когда-нибудь / может быть,

Многие элементы, которые вы захватите, будут идеями для вещей, которые вы хотите сделать в будущем, но у вас нет пропускной способности для работы прямо сейчас (например, места, которые вы, возможно, захотите поехать, книги для чтения, новые проекты, которые вы, возможно, захотите попробовать, идеи для сообщений в блогах и т. д.). Вы хотите просмотреть их позже, но не хотите, чтобы они засоряли вашу систему сейчас.

  • Создайте новый проект Someday / Maybe

  • Добавьте все задачи и / или которые вы хотите выполнить в будущем, но не активно над ними работает

  • (Необязательно) Добавить подпрограмму -проекты для конкретных типов задач «Когда-нибудь / Может быть».Например, вы можете разделить Когда-нибудь / Может быть - Личное и Когда-нибудь / Может быть - Работа проектов

  • Просмотрите свои проекты когда-нибудь / может быть, когда время и энергия откроются для новой работы

Создать проект "Когда-нибудь / Может быть", в котором будут воплощены ваши идеи на будущее

Задачи, которые можно делегировать

Если вы можете делегировать задачу, чтобы высвободить свое время и энергию, сделайте это. В Todoist вы можете делиться проектами с людьми, назначать им задачи с указанием сроков выполнения и сотрудничать в комментариях.

Делитесь проектами и назначайте задачи людям, с которыми вы сотрудничаете.

Настройки общего доступа будут отличаться в зависимости от ваших обстоятельств. Вот 3 способа его настройки:

  • Создайте отдельный общий проект для каждого человека, с которым вы сотрудничаете (вы даже можете повторно использовать подпроекты ваших повесток дня для этой цели)

  • Создайте единый общий проект со своим вся команда (если у вас есть, у вас будет дополнительный ящик для входящих сообщений группы, в который автоматически добавляется вся команда)

  • Делитесь существующими проектами, которые предполагают интенсивное сотрудничество ad hoc

Или вы можете использовать комбинацию всех трех подходы.

Подсказка. Вы можете искать все задачи, которые вы делегировали, используя запрос «назначено: мной». Это удобный список, на который можно ссылаться во время еженедельного обзора.

Контексты

Создав списки проектов и отсортировав задачи, вы готовы приступить к работе с контекстами. В GTD контексты определяют инструменты, места или людей, которые требуются для выполнения данной задачи. Другими словами, контексты позволяют вам сосредоточиться на том, что вы действительно можете выполнить с учетом текущих обстоятельств.Например, если вы находитесь в офисе, вы не хотите тратить время на то, чтобы разбираться со всеми дальнейшими действиями, которые у вас есть дома.

Следуя описанному выше подходу к проекту, проще всего добавлять контексты с помощью меток. GTD рекомендует следующие контексты:

  • Компьютер / Интернет

  • Домашний

  • Офис

  • Поручения

  • Звонки

  • Где угодно

  • Вы также можете добавить

вы быстро сортируете свои задачи в зависимости от вашего текущего контекста.Некоторым людям нравится добавлять контекст электронной почты, чтобы они могли заботиться обо всех своих письмах сразу. Другие добавляют ярлыки для количества времени, которое может занять задача. Например, если у вас есть всего 15 минут до следующей встречи, полезно иметь возможность определить все задачи, которые вы можете быстро выполнить, с помощью метки @ 15_min. Для большинства людей более полезно создать ярлык «Автономный», чем «Интернет», для задач, которые вы можете выполнять, когда у вас нет подключения к Интернету.

Создавайте ярлыки для каждого контекста

Заманчиво пойти за борт и начать создавать ярлыки для всего - не поддавайтесь искушению.Чтобы ваша система GTD работала, вам нужно выработать привычку добавлять правильные метки к каждой задаче. Чем меньше ярлыков вам придется выбирать, тем легче будет их запомнить.

Чтобы добавить ярлык, перейдите в раздел ярлыков в левом меню и нажмите кнопку «+». Вы также можете добавить метку во время редактирования или добавления задачи, набрав @ в поле задачи. Все ваши существующие ярлыки появятся в раскрывающемся меню, и результаты будут сужаться по мере того, как вы продолжите вводить название задачи.А если нужного ярлыка еще нет, у вас будет возможность создать новый и добавить его в список.

Engage

Вот где окупается время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач. Теперь ваша система заполнена конкретными элементами, с которыми можно действовать, организованными в логические категории, готовые для вас. Вы увидите, что все ярлыки, проекты и сроки выполнения, добавленные на шагах выше, помогут вам быстро ответить на вопрос «Что я должен делать прямо сейчас? » в любой момент.

Время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач, означает, что, когда пришло время заняться работой, у вас будет меньше вариантов выбора и меньше справочных материалов, которые нужно найти. Чтобы решить, что делать дальше, вы можете просмотреть предстоящие задачи с указанием срока их выполнения, отсортировать задачи по меткам или создать фильтры, чтобы увидеть свои следующие действия в зависимости от контекста.

Представления «Сегодня» и «Предстоящие»

Когда вы будете готовы сесть за работу, щелкните «Сегодня» в левом навигационном меню, чтобы просмотреть все задачи, которые необходимо выполнить сегодня.Откройте Upcoming, чтобы узнать, что будет дальше на этой неделе и на любой неделе в будущем.

Узнайте, какие задачи необходимо выполнить сегодня.

Используйте представление «Предстоящие», чтобы визуализировать и спланировать предстоящую неделю.

Просмотреть следующие действия и контексты с помощью ярлыка

Чтобы просмотреть полный список следующих действий во всех ваших проектах, введите «@next» на панели быстрого поиска в верхней части Todoist.

Найдите метку для просмотра всех связанных задач

Просмотреть все ваши следующие действия

Вы также можете быстро отсортировать свои задачи по контексту, выбрав данную метку, чтобы увидеть все связанные задачи.Например, если вы выполните поиск по запросу @errands, вы увидите список задач с меткой @errands, которые можно выполнить, пока вы уже в пути. Чтобы увидеть список всех задач, которые вы ждете, выполните поиск по метке @waiting_for.

Вы также можете просмотреть все задачи, помеченные определенной меткой, нажав на название метки в списке меток слева от вашего Todoist.

Создавайте больше настраиваемых представлений задач с помощью фильтров

Настоящая магия GTD происходит, когда вы создаете собственные настраиваемые представления задач в Todoist с помощью фильтров.По сути, фильтры - это сохраненные поисковые запросы, которые сортируют ваш список одним щелчком мыши. Вы можете использовать фильтры для поиска задач на основе:

Чтобы настроить новый фильтр, перейдите в список фильтров в нижней части левого навигационного меню (после проектов и ярлыков), затем нажмите Добавить фильтр в внизу списка. Дайте вашему фильтру имя и добавьте поисковый запрос, который хотите увидеть.

Настройте пользовательские фильтры для просмотра ваших следующих действий по областям фокуса

Просмотрите все ваши следующие действия, отфильтрованные по областям ответственности

Для GTD наиболее релевантные метки, скорее всего, будут сочетать "@next_action" с областью фокуса или контекст.Например, чтобы настроить фильтр для всех следующих действий, которые вы можете выполнять на работе, используйте запрос «## Work & @next_action». Это покажет все задачи в связанных подпроектах рабочего проекта и , которые также имеют метку @next_action. Или создайте фильтр для следующих действий, которые можно завершить в офисе, используя запрос «@next_action & @office».

Наиболее полезные представления задач будут зависеть от ваших конкретных потребностей, но вот некоторые из наиболее распространенных полезных:

Фильтр Query Показывает список:

@next_actions & сегодня

Все следующие действия и все задачи, которые должны быть выполнены сегодня, по всем вашим проектам

@next_actions & ## Work

Все следующие действия в вашем рабочем проекте и все ваши рабочие подпроекты

@next_actions & @Home

Все ваши последующие действия, которые вы можете выполнять дома во всех ваших проектах

@waiting_for

Все задачи, от которых вы ждете чего-то, что нужно выполнить во всех ваших проектах

@ электронная почта

Все задачи, связанные с отправкой кому-либо электронной почты, чтобы вы могли выполнить их все сразу и минимизировать время, которое вы тратите на электронную почту

Добавьте наиболее важные представления задач в избранное, чтобы они отображались в верхней части левого навигационного меню над списком проектов.Просто щелкните правой кнопкой мыши фильтр, метку или проект и выберите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится на панели навигации.

Review

Каждую неделю выделяйте время на просмотр всех ваших списков, систематизацию задач и обеспечение бесперебойной работы вашей системы. Обзор поможет вам адаптироваться к изменениям, переориентировать ваше внимание, определить следующие действия и задуматься о своем рабочем процессе.

Дэвид Аллен назвал этот еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый анализ вашей системы гарантирует, что вы не просто делаете что-то, а делаете правильные вещи.

Для начала импортируйте шаблон Todoist GTD Weekly Review в список своих проектов. Этот шаблон включает в себя все шаги, которые вам понадобятся для еженедельной проверки. Настройте шаблон, добавив подзадачи или комментарии к задачам, чтобы содержать списки всех ваших почтовых ящиков, ваши текущие области внимания или отслеживать размышления на вашей неделе.

Импортируйте шаблон еженедельного обзора GTD в свой Todoist

Запланируйте еженедельный обзор, установив повторяющуюся дату в любом поле задачи.Просто введите дату на естественном языке, например «каждое воскресенье в 17:00», и Todoist автоматически распознает и запланирует ее, когда вы сохраните задачу.

Что читать дальше

Еженедельный обзор - это мощный ритуал продуктивности, независимо от того, являетесь ли вы GTD или нет, поэтому мы написали отдельное руководство для того, как проводить еженедельный обзор.


Есть причина, по которой миллионы людей во всем мире клянутся, что «Работа с делами» изменила их жизнь. Хотя строгие GTD не для всех, вы обязательно приобретете одну или две привычки, которые помогут вам меньше беспокоиться и делать больше.Всем, кто хочет снизить стресс и повысить продуктивность, следует попробовать хотя бы раз.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD подходят вам!

.

Getting Things Done (GTD) - Что это такое?

Getting Things Done - методика повышения продуктивности, описанная в книге Дэвида Аллена «Как сделать вещи - искусство продуктивности без стресса». Методологию часто называют GTD.

В этом посте я постараюсь обрисовать наиболее важные аспекты GTD. Я добавил свои личные рекомендации и лучшие практики, где это необходимо.

Что заставляет дела делаться?

Getting Things Done - это система, которая помогает вам организоваться и оставаться продуктивными.Основная концепция заключается в том, что у вас есть одно или несколько мест для записи всех ваших дел, идей и обязательств, которые следует собирать, организовывать и часто проверять.

5 шагов, которые помогут сделать дело

Чтобы что-нибудь сделать, вам нужно пройти пять шагов. Вы можете выбрать, как это сделать.

1. Захват

Изображение: Bigstock

Снимайте все, что привлекает ваше внимание. Примеры инструментов захвата:

  • В корзине
  • Почтовый ящик
  • Evernote или OneNote
  • Календарь
  • Диктофон
  • GTD приложение
    • Входящие
    • Непосредственно в соответствующий список.
Личная записка

Поскольку у меня всегда будет рядом с собой телефон, планшет или компьютер, я обнаружил, что наличие ярлыка для создания новой задачи в моем приложении GTD (я использую Todoist) позволяет очень легко сразу поместить мою задачу в нужный список. . Это экономит время на еженедельный обзор.

Инструкции по настройке Todoist для GTD см. В следующих сообщениях:
Настройка My Todoist GTD - Часть 1: Проекты, контексты и действия.
Настройка My Todoist GTD - Часть 2: Еженедельный обзор и основные горизонты.

Изображение: getthingsdone.com

2. Уточнить

Узнайте, что это значит. Это действенно? Если нет, выбросьте его или отправьте в архив.
Если да, то сначала спросите себя, что делать дальше?

В случаях, когда выполнение следующего действия занимает менее двух минут, сделайте это немедленно. Вот почему вам следует выделить время на фазу прояснения. Так вы добьетесь максимальной производительности.

И последнее, но не менее важное: если это занимает более двух минут и у вас есть кто-то, кому вы можете делегировать полномочия, вы должны задать себе один вопрос: Подходите ли я для этого? Только в случае положительного ответа вы должны включить его в один из ваших списков, чтобы вы могли сделать это позже.В ваш календарь должны входить только элементы, относящиеся к определенной дате.

Личная записка

Если у вас есть время и вы вносите уточнения при добавлении задачи в свою систему GTD, вы сэкономите время и силы.

Ваш ум предназначен для идей, а не для их удержания. #GTD Нажмите, чтобы написать твит

3. Организовать

Поместите свои предметы в правильный список и установите соответствующие напоминания. Если вы сделаете свою организацию правильно, вы сможете сэкономить много времени и достичь совершенно нового уровня контроля и порядка.

Контексты

Контексты - это либо инструменты, необходимые для выполнения работы, например компьютер или доступ в Интернет, либо физическое место, в котором вы должны находиться. То есть на работе, дома, в определенном магазине или в одной комнате с вашим начальником.
Типичный список контекстов может выглядеть примерно так:

  • @ Работа
  • @ Дом
  • @ Интернет
  • @ компьютер
  • @ Агентство: Босс
  • Ожидание
  • Когда-нибудь, может быть,
Личная записка

Здесь вы обнаружите, что вам придется некоторое время настраивать вашу систему.Я много играл с контекстами. В общем, я бы сказал; не начинайте комплексно. Раньше у меня был контекст @internet, и я думал, что это будет полезно, когда я использую свой телефон или компьютер. Позже я обнаружил, что часто забываю проверить этот контекст там, где это необходимо.

Сегодня мой контекстный список выглядит так:

  • Частный
  • Дом
  • Работа
  • Кабина
  • Покупки
  • Ожидание

Частный: Это вне работы, в любом месте.
Дом: это то, для чего мне нужно физически находиться по домашнему адресу.
Работа: за что мне платят.
Кабина: это то, для чего мне нужно физически находиться в своей каюте.
Покупки: все покупки, кроме продуктовых. У меня есть отдельное приложение для продуктовых покупок.
Ожидание: Не требует пояснений. Все, что мне нужно, чтобы проверить, было ли выполнено или получил ли я ответ.

Частная жизнь и работа - это не только физические места. Я могу заниматься личными делами в хижине или где-нибудь еще.Если я работаю из дома, я проверю условия работы.

Обратите внимание, что все мои контексты начинаются с уникально разных букв. Это означает, что они будут меняться по мере того, как я печатаю, а это означает, что я могу заполнить их очень быстро, используя только клавиатуру, а не мышь.

Проектов

Проект - это все, что требует выполнения более одного шага.
По этому определению «Покраска дома» не является делом. Это конечный результат проекта со следующими действиями:

  • Проверить, есть ли краска
  • Проверьте, есть ли у вас щетки
  • Найдите лестницу
  • Проверить прогноз погоды
  • Рисовать

Разбивая его вот так, вы знаете, что у вас есть краска и инструменты - и вы знаете, когда погода достаточно хорошая, чтобы рисовать.Это позволяет легко приступить к работе, когда у вас будет время.

Личная записка

Вот где я потерпел неудачу вначале. То, что казалось самоочевидным, когда я добавил это в свою систему, оказалось нечетким к тому времени, когда я захотел их сделать. Не бойтесь создавать новые проекты. Небольшие проекты с четко определенными действиями только облегчат выполнение задачи.

Обрабатывать только один раз

Для хранения бумаги используйте систему папок. Это позволяет легко и быстро найти нужное место для размещения ваших бумаг.То же самое и с электронной почтой. Функция поиска достаточно хороша, поэтому вам не нужно категоризировать все.

Для заметок и справочных материалов используйте такие инструменты, как Evernote, OneNote или Google Keep. Эти инструменты имеют встроенную функцию отсечения, что позволяет легко фиксировать то, что вы считаете важным.

4. Отражение

Для того, чтобы начать работу, вы должны просмотреть свои списки дел. Еженедельный обзор всех текущих проектов и списков необходим.

Изображение: Bigstock
Еженедельный обзор
  • УДАЛИТЬ
    • Соберите все бумаги и материалы
      Соберите все накопленные визитные карточки, квитанции и прочие бумажные материалы в свой входной лоток.
    • Получите «IN» на ноль
      Обработайте все незавершенные документы, записи в журналах и собраниях, а также электронные письма.
    • Empty y our head
      Записывайте и обрабатывайте все незанятые новые проекты, элементы действий, ожидающие элементы, когда-нибудь, возможно, элементы и т. Д.
  • ПОЛУЧИТЬ ТЕКУЩИЙ
    • Просмотрите свои списки действий a
      Отметьте выполненные действия.
    • Просмотрите предыдущие w eek в c alendar
      Просмотрите прошлую календарную неделю на предмет оставшихся действий. Следили ли вы за своими обязательствами?
    • Просмотрите предстоящие события в календаре w eek
      Просмотрите предстоящие календарные события - долгосрочные и краткосрочные.Запущены действия захвата.
    • Просмотрите список ваших последующих действий Список
      Запишите соответствующие действия для любых необходимых последующих действий. Отметьте полученные.
    • Просмотрите свои проекты
      Оцените статус проектов, чтобы убедиться, что у вас есть хотя бы один текущий элемент действия для каждого.
Личная записка

Я думаю, что это, пожалуй, самая сложная часть "Getting Things Done", но также и самая полезная.Если вам это удастся, вы добьетесь успеха в GTD.

Если у меня мало времени, я иногда делю свой еженедельный обзор между рабочим и частным. В периоды, когда я много путешествовал, я делал еженедельный обзор в самолете. Я нашел это очень эффективным, так как смогу работать без перерывов.

Чтобы узнать, как настроить еженедельный обзор в качестве проекта в Todoist, см.
My Todoist GTD setup - Part 2: Weekly Review and Focus Horizons.

5.Занять

Последний шаг. В этом вся суть. Вот где ты делаешь дерьмо.
Если у вас проблемы с концентрацией или мотивацией, прочтите мой блог о методе Помидора.

Личная записка

Иногда я нахожу очень мотивирующим вернуться назад и посмотреть свой список, чтобы увидеть, сколько я сделал за день. Это бонус, который вы получите, если умеете помещать все свои дела в свою систему.

Нравится:

Нравится Загрузка...

Связанные

.

Что означает GTD?

Разное

Разное

Разное

Разное

Grarg The Destroyer

Разное »Несекретный

000 000 000 000 000 000 000 000 Оцените это:
Обобщенный Tamm Dancoff

Разное »Несекретный

GTD

Getting Things Done

Governmental »US Government

Оцените:
GTD Оцените:
GTD

Good Till Day

Разное »Несекретный

Оцените:
GTD

Гарантированно

Бизнес»

GTD

Game Time Decision

Вычислительная техника »Игры

Оценить:
GTD 9000hoblaster

Gest Medical

Оцените:
GTD

Grand Touring Diesel

Государственный транспорт

Оцените GTD
Оцените его:
GTD

Заболевания, передающиеся генетически

Оцените:
GTD

German Testing Day

International »Немецкий

Оцените:
004 GTD

4

it

Глобализация 9000 Транснационализм 12

Оценить 000 000 000 Директора

Сообщество »Путешествия и туризм м

000
Разное »Несекретный

Оцените:
GTD

Одаренный талант и дифференциация

Разное» Несекретный

4

GTD

Глобальная база данных по терроризму

Вычислительная техника »Базы данных

Оцените:
GTD

Развитие сообщества

Оцените:
GTD

Good Til Day

Разное »Несекретный

Получил розыгрыши

Разное »Несекретное

Оцените:
GTD

Gran Turismo Diesel

Разное»

Разное » Оцените это:
GTD

Greenville Tool and Die

Разное »Без классификации

Оцените:
Оцените это:
GTD

Gyroplane Technology Demonstrator

Computing »Technology

Оценить it5 GTD

Ginger The Dog

Разное »Приколы

Оцените:
GTD

Glyoxal 9000 9000 Trimeric Science Dihydrate

Оцените:
.

Как довести дело до конца - Уроки жизни

Хотите повысить свою производительность?

Вы хотите сделать гораздо больше за гораздо меньшее время?

Если да, то вы многому научитесь из этой статьи, в которой я беру интервью у автора бестселлеров и основателя международной сенсации повышения производительности: Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена

Из этой статьи вы узнаете:

Вкратце: вы научитесь быть более продуктивными!

Начнем:

Что такое GTD?

Майкл Франк: Что такое GTD? Что помогает добиться результатов?

Дэвид Аллен: Что ж, GTD - это набор лучших практик, которые я обнаружил, раскопал, исследовал и применял в течение последних 35 лет, о том, как люди могут выполнять свои задачи и заниматься серфингом поверх всего того, что они сделали. вместо того, чтобы чувствовать себя похороненным им.На самом деле это не управление временем как таковое, потому что вы не можете управлять временем, это больше о том, как вы управляете тем, что привлекает ваше внимание.

Ум для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их

Майкл Франк: Вы часто говорите:

«Ум для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их» - Дэвид Аллен

Что это значит?

Дэвид Аллен: Ваш мозг не развился, чтобы запоминать, напоминать, расставлять приоритеты или управлять отношениями между более чем четырьмя вещами.Это было подтверждено за последние 10-15 лет многочисленными исследованиями в области когнитивных наук. Но я только что на собственном опыте узнал много лет назад, что если вы держите что-то в голове, это может разбудить вас в 3 часа ночи, когда вы ничего не сможете с этим поделать.

«Большая проблема в том, что ваш разум постоянно напоминает вам о вещах, когда вы ничего не можете с ними поделать. У него нет чувства прошлого или будущего ». - Дэвид Аллен

Есть вещи, за которыми нужно следить, а у тебя голова очень хреновый офис.Это худшее место для попыток уследить за вещами. Все будет просто всплывать в вашей голове в случайное время и в случайные моменты, и вы внезапно вспомните, что вам нужен кошачий корм, когда вы лежите в постели в три часа утра, когда вы не можете купить кошачий корм. . Суть в том, что большинство людей по-прежнему используют голову в качестве офиса. Плохой офис.

Пятиэтапный процесс GTD для освоения рабочего процесса

Майкл Франк: У GTD есть пятиступенчатый процесс для выполнения задач и освоения рабочего процесса. Вы можете рассказать нам об этом?

Дэвид Аллен: Да.В системе GTD вы:

1. Запишите (запишите) то, что привлекает ваше внимание

2. Уточните, что это за вещи и что вы собираетесь с ними делать - если что-нибудь

3. Организуйте результаты своего мышления. Если вы не можете закончить задачу в данный момент, вам понадобится напоминание позже,

4. Обязательно напомните себе позже, просмотрите и отразите содержание своего инвентаря

5. Привлекайте внимание и свою деятельность на основе обзора всего этого

Как захватывать задачи

Майкл Франк: Вы предпочитаете, как вы фиксируете задачи и выводите их из головы?

Дэвид Аллен: Я делаю большую часть своих снимков ручкой и бумагой.Не требуется ни Wi-Fi, ни батареи, ни щелчки. У меня всегда с собой ручка и бумага, и я хожу с блокнотом в заднем кармане, потому что Бог знает, когда ударит молния, и у меня есть кое-что, но я не могу закончить в тот момент, поэтому я записываю это вниз.

У меня тоже есть цифровой захват. Я использую небольшой инструмент под названием Braintoss, который есть в моем iPhone, поэтому я могу записать его, если я хочу сделать снимок, и он автоматически затем отправляется на мою электронную почту, которую я затем довольно регулярно очищаю.Итак, цифровое может работать. Вы просто должны быть дисциплинированными, чтобы убедиться, что вы не оставили вещи лежать там, и забыли посмотреть на них и вернуть обратно, чтобы вы могли прояснить и систематизировать то, что вы сняли.

Взрыв сознания

«Вы должны использовать свой разум, чтобы избавиться от мыслей». - Дэвид Аллен

Майкл Фрэнк: Вы также говорите о Mind Sweeps. Что такое «чистка ума»? Как нам это сделать? Какая у этого цель?

Дэвид Аллен: Что ж, чистка разума просто избавляет вас от всего, что привлекло ваше внимание.О, мне нужен корм для кошек - запишите. Мне нужны шины на машине - запишите. Я думаю о найме вице-президента по маркетингу - запишите это. Так что запишите все, что привлекло ваше внимание. И у большинства людей в голове гораздо больше вещей, чем они думают. Так что освободите свою голову от всего, что привлекает ваше внимание. Маленький, большой, личный, профессиональный - это не имеет значения. Запиши это.

Интересно, что корм для кошек будет занимать в вашем уме столько же места, сколько и стратегическое планирование, так что это еще одна причина для экстернализации всего этого, выкинуть это из головы и записать.

Кажется немного нелогичным записывать все, потому что это означает, что вы проводите время с не такими важными вещами. Но проблема в том, что если вы не записываете и не разбираетесь с не столь срочными делами, они начинают привлекать гораздо больше вашего внимания, чем следовало бы. Таким образом, вам нужно убедиться, что вы выкидываете материал из головы на бумагу и используете эти передовые методы, чтобы снять напряжение с этих не столь срочных дел. Большинству людей требуется от одного до шести часов, чтобы запечатлеть все, что привлекает их внимание.А для некоторых людей это может занять больше времени.

«Если вы не уделяете должного внимания тому, что привлекает ваше внимание, это займет больше вашего внимания, чем того заслуживает». - Дэвид Аллен

Майкл Франк: Вы рекомендуете записывать все, что приходит в голову в течение этих от одного до шести часов, в любом случайном порядке? Или вы записываете вещи по категориям, работе, личному, отпуску и т. Д.?

Дэвид Аллен: Нет, я просто делаю это, но это проявляется, потому что ваш разум не делает никаких различий между этими двумя вещами, и поэтому они будут появляться в случайном порядке, и вы не хотите ничего оставлять. там.Другими словами, вы не хотите повторять его в своей голове, когда он появляется у вас в голове. Получить это. Запиши это.

Правило двух минут

Майкл Франк: Одним из самых популярных аспектов GTD и одной из первых вещей, которые я принял, было правило двух минут, которое гласит, что если задача занимает менее двух минут, делайте это сейчас, а не планируйте делать это позже. Вы можете об этом рассказать ..

Дэвид Аллен: Да. Правило двух минут применяется, когда вы разъясняете, что все это такое, и действительно важная часть этого разъяснения, прежде всего, является ли это элементом действия? Вы готовы что-то с этим сделать? Или это просто случайная идея, с которой вы не собираетесь ничего делать?

Если вы хотите что-то предпринять, если это элемент, требующий принятия мер, вам нужно спросить себя: Что делать дальше? (нужно быть очень конкретным)

Как только вы решите, что делать дальше, вам больше нечего делать, кроме как на самом деле сделать это и купить корм для кошек или получить шины или что-то еще.И если вы не знаете, что делать дальше, и я собирался заплатить вам миллион долларов, чтобы начать: с чего бы вы начали? Куда бы ты сходил? Вы бы о чем-то побродили в сети? Вы бы о чем-то поговорили со своим партнером? Вы бы пошли в строительный магазин и купили гвозди? Что вам нужно будет сделать дальше?

Как только вы примете решение о следующем действии, если вы можете выполнить действие менее чем за две минуты, вы должны сделать это правильно, потому что вам потребуется больше времени, чтобы организовать его и напомнить себе об этом позже, тогда он бы закончил это прямо сейчас.И большинство людей не осознают, сколько вещей они могут на самом деле закончить за две минуты или меньше, и поскольку они на самом деле не решили, что делать дальше, они не могут применить это правило, если они не будут думать и принимать решения.

Майкл Франк: Можно ли увеличить правило двух минут до пяти минут?

Дэвид Аллен: Конечно. Это зависит от того, сколько времени у вас есть до того, как вам придется заняться чем-то другим. Вы знаете, что если я нахожусь в 10-часовой поездке на самолете обратно в США (Дэвид живет в Амстердаме), у меня есть все время в мире, поэтому я могу бегать по этим кроличьим тропам и просто продолжать делать все возможное, не обязательно обращать внимание на правило двух минут.Так что это отчасти зависит.

Чего вы не хотите делать, так это брать что-то, а затем проводить 45 минут, бегая по кроличьей норе, когда у вас в корзине есть более важные, более важные или более интересные вещи.

Список действий GTD

Майкл Фрэнк: После того, как мы выполнили анализ мыслей и выбросили все из головы на бумагу, одна из первых вещей, которые система GTD заставляет нас сделать, - это составить несколько списков:

  • В (где вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения)
  • Проекты (то, что вы делаете, для выполнения требуется более одного шага)
  • Следующие действия (Следующее, что вам нужно сделать)
  • Ожидание (задачи, которые вы делегировали другим)
  • Когда-нибудь / может быть (вещи, над которыми вы могли бы работать «однажды» или «когда-нибудь»)
  • Триггеры (Списки со словами для пробуждения идей в вашей голове: триггерные списки)

Вы можете рассказать об этих списках и о том, как они работают?

Дэвид Аллен: Конечно.Список - это просто набор вещей в категории. И вся цель организации - отслеживать все свои проекты. И для большинства людей самый простой способ отслеживать вещи - это списки. И, очевидно, список может быть бумажным, как страница в планировщике. Или он может быть цифровым, и вы можете создать категорию в любом из сотен менеджеров списков, и они будут появляться еженедельно. По последним подсчетам, было создано более 300 программных приложений, предназначенных для поддержки процесса GTD.

Итак, прежде всего вам нужен список всех проектов, над которыми вы работали.

Определение проекта в GTD:

«Все, что требует для завершения более одного шага, что вы можете завершить в течение следующих нескольких недель или месяцев (менее 12 месяцев)»

У большинства людей обычно от 30 до 100 проектов.

Тогда вам нужен календарь, который представляет собой хронологический список или расписание того, где вам нужно быть и когда.

Затем вам нужно иметь список следующих действий, не привязанный к календарю, а привязанный к нему, как только вы сможете к ним добраться, вещи, которые можно купить в магазине, вещи, о которых можно поговорить с вашим супругом, все, что вам нужно делать на своем компьютере и т. д.и они должны быть включены в отдельные списки. Большинство людей, если они действительно выполнили этот перечень следующих действий с некоторой тщательностью, в итоге сделают от 100 до 150 или более этих следующих действий.

Тогда вам понадобится список ожидания, чтобы отслеживать проекты и действия, которые делают другие люди, которые вам небезразличны, которые вы заказали, но еще не реализовали.

И тогда у вас есть триггерный список, когда есть что-то, что я не могу сделать прямо сейчас, но я хочу, чтобы мне напомнили, скажем, через две недели, два месяца или два года.

Так что приятно иметь возможность сортировать эти вещи в зависимости от контекста, в котором вы должны находиться, чтобы иметь возможность предпринимать эти действия, чтобы вы не перегружали себя 150 делами каждый раз, когда вы хотите что-то сделать. Таким образом, это различные виды списков действий, которые вы можете отслеживать.

Как отслеживать делегированные и переданные задачи

Майкл Франк: Как вы собираетесь отслеживать вещи, которые вы делегировали или передали другим?

Дэвид Аллен: Ну, это часть еженедельного обзора.Мне не нужно смотреть на нее каждый час, каждый день. Но если у меня есть какие-то задачи, которые мне нужно выполнить к определенной дате, то это будет в моем календаре как красный флаг, что, если у меня не будет его на день или два раньше, то это вырвет мою цепочку и заставь меня дернуть их цепочку, если я этого жду. Но, вообще говоря, мне просто нужно смотреть его раз в неделю в моем еженедельном обзоре, чтобы увидеть, нужно ли мне разжечь огонь, проверить статус, надрать задницу или что-то еще.

Еженедельный обзор

Майкл Франк: Как нам сделать правильный и тщательный еженедельный обзор? Каковы ваши рекомендации?

Дэвид Аллен: Во-первых, вам нужно иметь систему, которая в некоторой степени заполнена, чтобы было что проверить.Вы не собираетесь делать это в своей голове. Опять же, твоя голова - ужасный офис для подобных вещей.

«Еженедельный обзор» посвящен тому, чтобы наверстать упущенное. Вы знаете, что мир движется к нам намного быстрее, чем мы можем сохранить его в первозданном виде и продумать должным образом. Но вы не хотите, чтобы это продолжалось слишком долго, не выполняя, как я говорю, арьергард. Итак, мой еженедельный обзор начинается с того, что я просматриваю свои списки и вижу, что у меня не было времени отметить как выполненное то, что я на самом деле сделал за эту неделю.Много раз я продвигался так быстро, что у меня было 10 или 15 дел, которые я закончил, и у меня даже не было времени отметить их, не говоря уже о том, чтобы понять, что будет дальше.

Итак, еженедельный обзор - это процесс очистки, я вычищаю и удаляю все старые дела из своей системы, и я смотрю свой календарь и возвращаюсь за последние две недели, чтобы уловить все «о Боже, который напоминает мне » и « О да, я сказал ему, что должен… », потому что, хотя я преподаю этот материал, это все равно скользко.И поэтому мне нужно вернуться к своему календарю, чтобы убедиться, что я не пропустил ничего, что могло появиться на некоторых из этих встреч. А потом я с нетерпением жду своего календаря, поскольку в моем календаре что-то есть, потому что много раз есть какое-то планирование поездки, которое мне нужно сделать заранее.

Итак, после того, как я прошел туда и обратно и зафиксировал все, что мне нужно захватить из своего календаря, я убеждаюсь, что мой список проектов полон, а затем смотрю, появились ли какие-либо новые проекты, появившиеся за последний несколько дней, которые у меня не было возможности опознать.

Смотрите, проекты не отображаются в красивых розовых пакетах. Они как бы просачиваются на нас. Вы знаете, что сделали телефонный звонок, который, как вы думали, завершит что-то, а затем во время этого звонка произошла странная вещь, и теперь у вас есть еще кое-что, что вам нужно сделать или с этим справиться. Это такие вещи, особенно если вы двигаетесь очень быстро, они могут легко проскользнуть в трещину. Итак, еженедельный обзор - это время сделать шаг назад и поразмыслить над любыми новыми вещами, которые вам нужно ухватить и прояснить как проект.И затем вам нужно убедиться, что все ваши проекты имеют текущие Следующие действия. А затем вы очищаете свои списки и проверяете, все ли они актуальны, и просматриваете свой список ожидания, чтобы увидеть, есть ли что-то, что вам нужно сделать, так что это и есть еженедельный обзор, это просто резервное копирование и прохожу все, и получаю текущее, и очищающееся.

Майкл Франк: Давайте вспомним кое-что из этого.

The Weekly Review рассматривает:

  • Проекты (то, над чем вы работаете, требует более одного шага для завершения)
  • Следующие действия (Следующее, что вам нужно сделать в каждом проекте)
  • Ранее завершенные действия
  • Предыдущие и предстоящие действия календаря
  • Ожидание списка (задачи, которые вы делегировали и поручили другим)
  • Когда-нибудь / может быть список (вещи, над которыми вы могли бы работать «однажды» или «когда-нибудь»)

The Weekly Review убеждается:

  • Вы в курсе всех своих проектов
  • Ко всем вашим проектам привязаны следующие действия
  • Ничего не проскользнуло
  • И напомнить себе о том, что будет дальше.

Как выглядит «готово»?

Майкл Франк: Я хотел бы определить следующие действия, чтобы было немного яснее.Вы определяете следующие действия в книге как нечто физическое, что-то конкретное, и я думаю, что именно здесь многие практикующие GTD могут сначала потерпеть неудачу в рамках системы GTD, не имея чего-то конкретного или достаточно ощутимого, чтобы работать над их следующими действиями

Дэвид Аллен: Конечно. Это одна из основных причин, по которой люди откладывают дела на потом, потому что на самом деле они еще не решили, что делать. Да, они знают, что им нужно «что-то сделать», но они еще не решили, что именно это «что-то». Ключ к достижению цели - это прежде всего: что означает «сделано»? Что я пытаюсь завершить или закончить здесь? Что в конце игры? Как выглядит «готово» и где это происходит? Это происходит в магазине телефонной техники или с вашим спутником жизни? Так что вам нужно сосредоточиться на результате.Если у вас еще нет этого конкретного, значит, есть часть вас, которая еще должным образом не вовлечена в ваши обязательства, и она будет продолжать бить вас по голове. Это будет вас беспокоить.

Списки дел большинства людей - это неполные списки еще неясных вещей. В их списках есть такие вещи, как «мама» и «банк», «здравоохранение» и «отпуск». Но как насчет того отпуска? Что дальше?

«О, я не знаю…»

«Ну, а как ты узнаешь?»

«Ну, мне нужно поговорить об этом с женой»

Отлично.Так что добавьте в свой список: «поговорите с моей женой».

Именно избегание такого рода решений заставляет большинство людей откладывать дела на потом.

6 Горизонты фокуса

Майкл Франк: Давайте поговорим о горизонтах GTD 6, в которых фокусируется внимание при рецензировании вашей работы

Дэвид Аллен: Да, вы знаете, с самого начала игры на продуктивность вопрос всегда заключался в том, как мне расставить приоритеты? И поэтому я просто продолжал думать, исследовать и размышлять, как мы расставляем наши приоритеты и каковы движущие силы этого? И вы знаете, я не могу понять проще, чем шесть горизонтов.

Horizon 5: Назначение и принципы

Какова ваша цель и каковы ваши основные ценности? Что для тебя действительно важно? Как узнать, специально вы это делаете или нет? Все, что вы делаете, должно быть целенаправленным и соответствовать вашей системе ценностей. Но опять же, даже если вы знаете цель своей жизни, поможет ли это вам решить, какое письмо написать в первую очередь? Может быть, немного, но вам, вероятно, нужно больше работать, чтобы понять эти другие уровни.

Horizon 4: каково ваше видение на 3-5 лет?

Каким вы видите свою цель, которая будет чрезвычайно успешной в долгосрочной перспективе? В вашей карьере, образе жизни и т. Д.где ты хочешь быть через пять лет? Как это выглядит, звучит и ощущается? Так что проясните свое видение. Поможет ли это вам решить, какое письмо написать в первую очередь? Немного больше, но для того, чтобы воплотить в жизнь свое видение, вам, вероятно, придется кое-что сделать в течение следующего года или двух…

Horizon 3: Каковы ваши цели и задачи на ближайшие 1-2 года?

Какие цели и задачи вы имеете или должны достичь в следующие 3-24 месяца?

«О, нам нужно убедиться, что у нас есть хорошая финансовая система, чтобы наши дети могли учиться в колледже»

«К декабрю мне нужно убедиться, что я достаточно свободно говорю по-испански»

Итак, это типичный вид ежегодного постановки целей или планирования, который делают многие организации и отдельные лица.

Horizon 2: основные направления и подотчетность

Что вам нужно поддерживать, чтобы вы могли достичь своих целей здоровым и сбалансированным образом? Как твое здоровье? Как твои финансы? Как твои отношения? Как твое творческое самовыражение? Как твой фактор развлечения?

Все эти вещи необходимо поддерживать на определенном уровне стандартов. Это вещи, которые вы не заканчиваете, например рост продаж.

Horizon 1: Проекты

Это все, что вам нужно для завершения любого из вышеперечисленных действий, для выполнения которых требуется более одного шага действия.Вы должны быть уверены, что ведете здоровый образ жизни и можете приступить к своей работе. Вы должны убедиться, что ваш транспорт обработан, поэтому вам нужно установить шины на свой автомобиль. Итак, это все, что вам нужно закончить, чтобы приблизиться к своим целям или своему видению.

Тогда у вас есть базовый уровень, потому что все эти уровни, о которых я говорил, не имеют никакого реального «действия», они просто своего рода осознание и разъяснение содержания того, что из себя представляет. ваши драйверы.

Первый этаж: там, где что-то происходит. Календарь / следующие действия

На уровне земли все происходит на самом деле. Это физические нагрузки и следующие действия, которые вы предпринимаете. Позвоните доктору и запишитесь на прием. Сходите в строительный магазин и купите гвозди. Поговорите с моим партнером о том, куда мы хотим поехать в отпуск.

И в идеале ваши приоритеты устанавливаются сверху вниз. Но в то же время нельзя игнорировать ни один из этих горизонтов. Потому что самый низкий горизонт не значит меньше.На самом деле на уровне земли вы собираетесь реализовать свое видение, свою цель, свою миссию и все такое.

Итак, вам нужно использовать подход снизу вверх и начинать с нижнего уровня с ваших следующих действий, потому что, если ваши повседневные дела вышли из-под контроля, даже не пытайтесь думать о том, что через 10 лет. Вы просто расстроитесь и почувствуете себя виноватым. Дело в том, что GTD начинается с того, где вы находитесь, а не с того, где вы должны быть. Итак, нижний уровень - это то, над чем вам нужно получить контроль, и это уровень, который изменяется намного быстрее, чем любой другой уровень, и может заставить вас чувствовать себя более неконтролируемым, чем что-либо еще.Так что возьмите это под контроль. Начните с того места, где вы находитесь.

Итак, каков ваш результат?

Что вы хотите, чтобы сбылось?

Какое ваше следующее действие?

Преодоление промедления

Майкл Франк: Есть ли у вас какие-либо мысли или рекомендации по преодолению прокрастинации, особенно если вы к ней привыкли?

Дэвид Аллен: Вы знаете, что люди откладывают дела на потом, потому что:

a) Результат недостаточно значим

б) Это скучно

в) Боятся в нее вступить и теряют контроль.

Иногда люди просто не знают, как и с чего начать.Иногда незнание, что делать дальше, затрудняет его выполнение. Есть много советов, таких как Брайана Трейси «сначала съешьте самую уродливую лягушку» (сделайте самое сложное и сложное из вашего списка дел с утра), и Тони Шварц, мой друг, говорит то же самое, иногда Самый простой способ начать - это просто сначала сделать то, что вы больше всего ненавидите, чтобы вы могли перекусить по электронной почте до конца дня, если хотите.

«Когда нам действительно нужно что-то делать, мы часто стараемся избегать этого.»- Дэвид Аллен

Теперь, с учетом сказанного, другой защитник моего материала, один из самых успешных продюсеров и режиссеров Голливуда, Джосс Уидон, снявший «Мстителей», сказал, что ему нравится сначала делать самое веселое, и это его заводит. Итак, что вы могли бы сделать больше всего? И я как бы делаю и то, и другое. Какой из них выбрать? Я хочу избавиться от уродливого? Или я хочу пойти повеселиться прямо сейчас? И любой из них мог бы быть идеальным. Поэтому я стараюсь устанавливать как можно меньше правил обо всем.

Примечание для читателя: я большой поклонник делать в первую очередь самое тяжелое, потому что это делает остаток дня легким, и пока это не будет сделано, вы будете думать об этом

Многозадачность

Майкл Франк: Многозадачность - какие-нибудь мысли или комментарии по этому поводу?

Дэвид Аллен: Ну, есть издержки переключения. Любой хороший программист скажет вам это. Если вы пытаетесь отладить что-то и вот-вот это найдете, а затем кто-то внезапно подходит и прерывает вас и просит сделать что-то еще, то это не только стоимость вашего стресса, но и сумма времени, которое может потребоваться вам, чтобы перегруппироваться и вернуть свое сознание к тому, что вы делали до этого, огромно.

В то же время, если я держу трубку на удержании и убираю старые электронные письма, я не теряю время зря. Так что вы могли бы назвать это многозадачностью, если хотите.

Итак, если у вас есть возможность быстро перефокусироваться, вы можете вращать много пластин одновременно. Это может не повредить вашей продуктивности, но на самом деле может помочь вашей продуктивности, потому что вы пользуетесь странными временными окнами, чтобы делать что-то, и вам не нужно ничего, кроме странных окон времени, чтобы выполнить их или избавиться твоего лица.

Ложные сроки

Майкл Франк: Что касается личных проектов, таких как написание книг, что вы думаете об установлении сроков? Считаете ли вы их абсолютно необходимыми или считаете, что они вредят творческому процессу?

Дэвид Аллен: Обычно с книгами у меня есть оговоренный срок, который заставляет меня двигаться. Одна из вещей, которые я обнаружил за эти годы, - это установить для себя ложные сроки. То есть, если у меня есть реальный крайний срок до 1 декабря, и мне нужно, чтобы книга была закончена к тому времени и передана издателю, я обычно даю себе крайний срок за неделю до или, по крайней мере, за несколько дней до этого и причина в том, что в ранние годы было так много раз, когда я писал что-нибудь, когда я ждал до последней минуты, а потом я писал эту вещь, и это было бы хорошо.И было круто под таким давлением создать поток ваших творческих соков, заставить вас пойти на некоторый риск и пойти дальше и написать книгу. Он не должен был быть идеальным, просто нужно было начинать.

А потом я сдавал его. А потом день или два спустя я уходил, черт возьми! Я должен был сказать (вставить отличную идею)… или что-то еще пришло мне в голову. Итак, я обнаружил, что подсознанию и творческому процессу требуется немного больше времени, когда я думаю, что я закончил, чтобы выжить.И поэтому я подожду и посмотрю, что еще может появиться, что может добавить большей ценности и быть более элегантным, чем то, что я использовал. Поэтому я думаю, что всем, кто вообще занимается творческим письмом, я настоятельно рекомендую вам создавать ложные сроки для себя именно по этой причине.

Майкл Франк: Я думаю, это блестящая идея. Как будто ты себя перехитрил. Я сам собираюсь выполнять ложные дедлайны.

Без проблем - только проекты

Майкл Франк: Есть ли у вас какие-нибудь заключительные комментарии о системе GTD или о чем-то, что мы не рассмотрели?

Дэвид Аллен: Наша миссия в этой работе - создать мир, в котором нет проблем, только проекты.И боже, какая у нас была бы великая планета, если бы не было проблем, только проекты. Итак, это моя миссия. В декабре мне исполнится 73 года, поэтому я не знаю, сколько еще лет у меня на шинах. Но это то, что я делаю, и вот о чем идет речь. Речь идет о создании комнаты. Он не создает время, потому что вы не можете его создать. Но это действительно дает вам внутреннее пространство, чтобы вы могли сосредоточиться на самом значимом. Итак, это мои последние слова: вам нужно иметь место, чтобы сосредоточиться на значимых вещах, и вам нужно взять все, что вы считаете проблемой, превратить его в проект и соответствующим образом заняться этим.Когда вы это сделаете, вы почувствуете себя великолепно.

Это интервью отредактировано и сжато для ясности.

Один из самых влиятельных мыслителей в мире по вопросам продуктивности, 35-летний опыт Дэвида Аллена в качестве консультанта по вопросам управления и исполнительного коуча принесли ему звание «гуру личной продуктивности» по версии Fast Company Magazine и одного из 5 лучших тренеров Америки по версии журнала Forbes . Американская ассоциация менеджеров включила его в десятку лидеров бизнеса.Его бестселлер «Как добиться успеха: искусство продуктивности без стресса» был опубликован на тридцати языках; и описываемая в нем методология «GTD» стала глобальным явлением, которому обучаются компании в шестидесяти странах. Дэвид, его компания и его партнеры стремятся научить людей оставаться расслабленными и продуктивными в нашем быстро меняющемся мире.

.

Смотрите также