Как расшифровать гтд


Что такое Декларация на товары / ДТ / ГТД. ВЭД Глоссарий - онлайн словарь основных таможенных понятий

один из видов таможенных деклараций, используемый при помещении товаров под таможенные процедуры, за исключением таможенной процедуры таможенного транзита, в котором указываются основные сведения о товаре, необходимые для его выпуска.

Декларация на товары (ДТ) – документ, который необходимо подавать в таможенный орган при совершении перевозок экспортных и импортных грузов.

Ранее этот документ назывался ГТД – грузовая таможенная декларация, но с 1 января 2011 года, после принятия Таможенного кодекса Таможенного союза, было введено новое наименование - Декларация на товары (ДТ).

Подача ДТ в таможню подтверждает законность перемещения товара через таможенную границу.

Указанные в ДТ сведения должны полностью соответствовать фактическим данным о грузе, а также получателе и отправителе. Предоставление недостоверных данных в ДТ может повлечь административную ответственность в виде штрафа, а в некоторых случаях конфискацию груза.

Декларация на товары содержит:

  • данные отправителя и получателя
  • вид и номер/название транспортного средства, доставившего товар
  • наименование и код товара по товарной номенклатуре ВЭД, его количество и вес, условия поставки, данные о стране происхождения, месте отправления и назначения
  • цену и таможенную стоимость партии, а также расчеты таможенных платежей
  • перечень прилагаемых документов - контракт, инвойс, сертификаты качества и происхождения и т.д.

К декларации прикладываются документы, указанные в перечне.

Декларация на товары заполняется и подается декларантом (грузовладельцем или таможенным представителем, действующем по его поручению) в таможенный орган в электронной форме, в некоторых случаях на бумажном носителе.

Таможенный инспектор проверяет ДТ, и в случае отсутствия вопросов регистрирует ее, списывает таможенные платежи и подтверждает выпуск товара. Если в декларации обнаруживаются ошибки или недостающие документы, то ее возвращают на доработку декларанту. По законодательству выпуск товара не должен превышать одного рабочего дня, при условии правильного заполнения ДТ декларантом и предоставлении всех необходимых документов.

расшифровка, правила и образец заполнения :: SYL.ru

Юридические и физические лица, которые перемещают товар через границу России в коммерческих целях, называются участниками внешнеэкономической деятельности – ВЭД. Таможенные органы РФ контролируют законность внешнеэкономической деятельности участников. Для того чтобы бизнес, связанный с вывозом (импортом) или ввозом (экспортом) товара через границу был успешным, участники ВЭД обязаны соблюдать правила оформления соответствующей документации. И прежде всего это правило распространяется на оформление ГТД – расшифровка аббревиатуры означает грузовую таможенную декларацию.

Задачи распорядителя груза

При экспортных и импортных перемещениях грузов основным действием участника ВЭД остается его декларирование и оформление соответствующего документа на вывоз (ввоз).

Оформление грузовой таможенной декларации при перемещении товаров производится следующими лицами:

  • Декларантом - распорядителем груза.
  • Таможенным брокером, который осуществляет декларирование от имени распорядителя.
  • Декларант и (или) брокер представляет и предъявляет товары таможенному органу в соответствии с заполненной ГТД.

Декларантами могут выступать только российские юридические лица и приравненные к ним в рамках таможенного законодательства индивидуальные предприниматели, перемещающие товар через границу РФ для коммерческих целей.

Необходимые сведения о товаре, его стоимости, отправителе, получателе и другие данные фиксируются в декларации. Без оформления этого документа таможня не пропустит груз к перемещению через границу.

ГТД: расшифровка и пример необходимой информации в документе

Перечень сведений, содержащихся в грузовой декларации, подразделяется на следующие основные блоки:

  • Сведения о лице, перемещающем товар, отправителе.
  • Наименование и координаты получателя груза.
  • Название и коды страны заключения контракта – основания для перемещения груза (экспорт или импорт).
  • Сведения о стране происхождения и стране назначения с кодами, принятыми Таможенным кодексом РФ.
  • Условия поставки, транспортное средство на границе, валюта контракта. Эти сведения дублируются из паспорта сделки, который оформляет банк отправителя или получателя товара.
  • Информация о грузе в соответствии с кодовым классификатором товаров (товарной номенклатурой ВЭД).
  • Сведения о таможенных пунктах пропуска, в том числе о месте оформления декларации и месте прохождения границы.
  • Данные о полученной квоте на товар (если на ввоз или вывоз товаров они имеются).
  • Сведения о таможенных пошлинах и сборах, рассчитанных в зависимости от заявленной стоимости перемещаемого груза.
  • Иная информация, необходимая для заполнения ГТД.

Важно! Любое расхождение между заявленными в декларации и фактическими данными повлечет задержку таможенных процедур, обернется дополнительными расходами на кругленькую сумму.

Перечень документов для оформления ГТД

Транспортировка грузов между различными государствами требует наличия обязательного пакета документов, предъявляемых участником ВЭД на таможне.

Для прохождения контроля и оформления ГТД потребуется:

  • Контракт (договор купли/продажи), заключенный между физическими или юридическими лицами. Приложения к нему: спецификации, счета (инвойсы), упаковочные листы.
  • Оригинал контракта.
  • Квитанции об оплате таможенных платежей после определения стоимости товара.
  • Перечень документов, подтверждающий данные о таможенной оценке груза и финансовом контроле.
  • Наличие лицензий, официальных разрешений от представителей власти, если того требует перемещаемый товар, наличие сертификатов качества и происхождения от завода-изготовителя.
  • Пакет документов, дающий право распорядителю груза совершать его перемещение — свидетельство о государственной регистрации, ИНН и сертификат участника ВЭД, регистрационные документы индивидуального предпринимателя, паспорт.

Документы для оформления импорта

Перемещение товаров через таможенную границу РФ может быть направлено на ввоз или вывоз. Документы, сопровождающие оформление ГТД для внешнеторговых сделок, различны.

Для заполнения ГТД по импорту, при расшифровке полей декларации, потребуются дополнительно:

  • Доказательство соответствия ввозимых грузов. Спецификация оформляется на фирму-получателя.
  • Сертификат формы СТ-1 (сертификат страны происхождения товара).
  • Прайс-лист, счет, инвойс, в котором есть указание на номер ГТД. Расшифровка кодов товара в прайс-листе не требуется.
  • Сертификаты качества, эксплуатационные документы, оформленные за рубежом в стране-производителе.

Особенность: при реэкспорте может понадобиться сертификат формы А, доказывающий происхождение товара в России.

  • Счет-фактура, которая содержит номер ГТД. Расшифровка товарных кодов в этом документе не обязательна, так как в ней указываются итоговые показатели экспорта или импорта. Либо оформляется проформа-фактура в виде приложения к контракту, или спецификации.
  • Документы, подтверждающие закупку товара на территории РФ, сертификат формы А.
  • При автомобильной перевозке грузов обязательно предоставление в таможенные органы TIR-carnet (документ страхования автоперевозчика) и CMR – международная автотранспортная накладная.
  • Технические характеристики продукции, отраженные в соответствующих актах, приложенных к спецификациям или счет-фактуре контракта.

Особенности документов для грузов в таможенном режиме экспорта/импорта

Информационные данные, отраженные в ГТД, свидетельствуют о легитимности сделки и перемещаемого груза. Доказывают отсутствие контрафактной продукции в полном соответствии с правилами ввоза и вывоза товара на территории РФ.

Правила заполнения декларации регламентируются ФЗ № 113 "О таможенном регулировании в Российской Федерации" в редакции от 27.11.2010 г.

По своей структуре бланк таможенной декларации состоит из двух форм:

  • ТД 1 – основной лист декларации, на нем проставляется знак экспорта или импорта (ЭК, ИМ соответственно). Заполняется на одинаково именуемые товары. Например, запчасти для автомобилей, с одним кодом по ТН ВЭД до девятого знака.
  • ТД 2 – добавочные сброшюрованные листы таможенной декларации. Заполняются при наличии грузов, не попавших в основной лист декларации. Сюда можно внести не более трех различных товарных номенклатур, при этом общее число единиц груза не может превышать 33 позиций на один основной лист декларации.

Важно. В некоторых случаях товары оформляются по описи. Она заменяет ТД 2 и применяется при отсутствии обязательной уплаты пошлин, налогов и сборов, лицензий и квот.

Требования к ГТД

Основные требования к заполнению грузовой таможенной декларации заключаются в следующем:

  • Информация в графах ГТД, расшифровка их содержания в соответствии с классификацией и кодами вносится на русском языке.
  • Записи должны быть разборчивы, чтобы легко читались.
  • Исправления в декларации допускаются только для цифр. При этом их вносят, аккуратно зачеркивая и надписывая верные (уточненные) данные.
  • Все корректировки заверяются подписью и печатью декларанта.
  • ГТД принимается таможней в печатном виде. От руки возможно заполнение стоимостных показателей со значением более девяти знаков.
  • Недопустимо внесение информации, не содержащейся в графах бланка. На обороте указывают сведения, которые не уместились в поля декларации. Пишут на основном бланке: «см. на обороте».
  • Коды дублировать нельзя, допустимо указать на ранее вписанные данные со ссылкой «см. графу №».
  • Декларация заверяется подписью и печатью декларанта.

Поля декларации - правильное заполнение

Правила для заполнения полей декларации при экспорте и импорте одинаковы:

  • Первый раздел обозначает тип декларации, маркируется буквами ИМ (импорт) или ЭК (экспорт). В случае ввоза товара на таможенную территорию РФ без ограничений в отношении использования второй подраздел графы проставляется кодом 40. Если документ оформляется в электронном виде, то в третьем подразделе ставится маркер ЭД - электронная декларация. В нашем образце декларация оформлена в бумажном виде, и этот подраздел в декларации не заполнен.
  • В правом верхнем углу бланка в разделе А указывается номер ГТД, расшифровка включает три группы цифр, под которыми указан код таможни, дата составления декларации и порядковый номер по журналу учета.
  • Левый крайний раздел означает форму декларации, где первая цифра 1 означает, что это основной лист - ТД1, а вторая указывает на число дополнительных листов. Если их не будет оформлено, проставляют 1/1.
  • Графа 4 заполняется, если присутствуют погрузочные спецификации.
  • В пятой и шестой графах указывается общее ввозимых товаров и количество грузовых мест. В представленном образце - 1 товар, 1 место. Это важный показатель, он должен соответствовать реальной перевозке.
  • Седьмая графа заполняется, если было проведено предварительное декларирование, проставляются особенности оформления. Она заполняется таможней.
  • 2 графа - отправитель, 8 графа - получатель. Пишутся полные наименования, юридический адрес, страна отправления-получения указывается в виде кода в соответствии с правилами таможенного оформления.
  • Графа 9 указывает лицо, ответственное за фин. урегулирование, как правило, это контрагент по контракту. Может совпадать с получателем груза.
  • В 12 графе указывается общая сумма поставки. 22 и 23 - указывают, в какой валюте поставка, с кодами денежной единицы контракта и курсом валюты на дату оформления декларации.
  • Поле графы 20 - условия поставки - заполняется по информации, предоставленной контрактными документами. Здесь фиксируется место доставки. В нашем случае - это условия СИП (CIP) терминов Инкотермс, что означает, что перевозка и страхование груза оплачены до определенного пункта на пути следования. Может быть до границы, до склада, в нашем случае - до таможенного склада в Москве.
  • Графы для указания платежей и пошлин. Каждый показатель указывается в своей графе: таможенные сборы - 1010, пошлины - 2010, НДС - 5010.

Ниже представлен образец полного заполнения ГТД по импорту: расшифровка по графам с указанием заполненной информации.

Более подробно о правилах заполнения деклараций, в том числе в электронном виде, можно узнать из видео ниже.

Набираем правильно: номер ГТД, расшифровка, пример создания

Любая декларация, независимо от того - экспорт или импорт оформляет участник внешнеэкономической деятельности, начинается с номера.

Вот как выглядит он в икс-формате:

хххххххх/хххххх/хххххххх

Все элементы номера декларации размещаются через разделитель, при этом пробелы между ними недопустимы.

Пример с цифрами: допустим, код таможенного органа 10101020, дата выпуска (ввоза товара) - 6 декабря 2012 года, порядковая запись в журнале - 00012503. Тогда номер декларации по этим данным будет записан так:

10101020/061212/00012503

Номер ГТД, расшифровка его цифровых элементов определяется содержанием информации, скрытой в нем и сгруппированной в три блока:

  1. Первый блок - код таможенного подразделения, осуществляющего контроль над ввозом товара.
  2. Второй - дата регистрации декларации, указываются день, месяц, две последние цифры текущего года.
  3. Порядковый номер, присваиваемый по журналу регистрации грузовых таможенных деклараций таможней, которая осуществляет регистрацию декларации. Ежегодно начинается заново, с единицы.

Специфика номера в счет-фактуре

С 1 октября 2017 года оформление счет-фактур проводится по-новому. Изменения коснулись правил заполнения графы 11. На сегодня номер ГТД в счетах фактурах при таможенном оформлении грузов - неотъемлемая часть документа.

Пример того, как будет выглядеть номер ГТД в счет фактуре, (расшифровка цифровых блоков дана в строгом соответствии с декларацией) - видно из следующей схемы:

хххххххх/хххххх/хххххххх/хх

Как указано в представленном формате, номер счет-фактуры состоит из следующих элементов:

  1. Номер грузовой таможенной декларации, которая оформляется к соответствующему бухгалтерскому документу. При этом расшифровка ГТД в счет-фактуре идентична набору элементов при формировании номера декларации.
  2. Товарная позиция: через знак косой черты в счет-фактуре указывается порядковый номер продукции из 32 графы основного или добавочного листа таможенной декларации.

Если товар оформлен списком, в этом элементе номера счет-фактуры указывается количественный порядковый пункт из списка товаров. Пробелы между элементами номера не допускаются.

Существуют случаи, когда номер ГТД в счет-фактуру заносить не нужно, например в случае импорта товара из стран ЕАЗС (Евразийско-азиатского союза).

Секреты ТН ВЭД, или как правильно определить код товара

В грузовой таможенной декларации указываются различные показатели, характерные для каждого конкретного случая перемещения грузов через таможенную границу РФ. Показатели должны соответствовать фактически перевозимым грузам.

При таможенном оформлении значение придается правильному декларированию грузов, соответствию их товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности – ТН ВЭД. От того, насколько точно выбранный код соответствует товару, зависят таможенные пошлины, сборы и платежи.

ТН ВЭД – это систематизированные коды грузов, которые приняты для обращения в международной торговле.

Разделы, подразделы и позиции товарных групп

В ТН ВЭД товары систематизированы на категории и типы, снабжены кратким наименованием и описанием.

Товарные показатели формируются по:

  1. разделам;
  2. группам;
  3. подгруппам.

Для тех грузов, которые не классифицированы в разделах или группах, применяется в ГТД расшифровка кодов следующая: "прочие" и "прочие из прочих" позиций товарной номенклатуры.

Например, заполняя декларацию в графе описания товара, надо совершить такую последовательность действий:

Описание

Коды ТНВЭД

указать через запятую четырехзначный код или указать до десяти знаков

Например, по запросу "датчик масла" будут найдены примеры декларирования с несколькими типами описания товара вида: "... датчик давления ..." "... прибор для измерения давления - датчик специал..."

Из предложенных вариантов ответов на запрос надо выбрать наибольшее совпадение по ключевым словам, которые относятся к целевой товарной группе по заявленному грузу в декларации. К примеру, на слово "трактор" поисковик ТН ВЭД может выдать коды трактора сельскохозяйственного, а также игрушечного. Внимательно определиться с товарной группой – залог успешного декларирования. Чем полнее будет запрос, тем точнее коды оформляемого груза.

Ну и, конечно, не стоит забывать о позиции "прочие" товары. На таможенном сленге такие группы называются "корзинкой". Используется, когда вашего груза нет в поименованных товарных разделах и позициях. Тогда в описании используется цепочка "прочие-прочие-прочие".

Статистика, учет и контроль

Грузовая таможенная декларация обязательна при пересечении границы в 98 странах, с которыми Россия находится в торговых отношениях. Кроме того, ГТД используется в качестве государственного учетно-статистического документа. Это осуществляется с помощью разделения листов декларации. Они распределяются в следующих направлениях:

  • Первый - остается в таможенном отделении для архива выпуска декларации.
  • Второй лист ГТД направляется в отдел статистики.
  • Третий - отдается декларанту для отчетности участника ВЭД в налоговой инспекции и банке.
  • Четвертый лист при экспорте прикладывается к сопроводительным документам и направляется в пункт пропуска на границе, при импорте остается в отделе стоимости таможни, оформившей досмотр ввезенного груза.

Пройденный контроль удостоверяется разрешительными отметками на ГТД, в результате чего она становится своеобразным паспортом товара, который имеет юридическую силу в управляющих и таможенных структурах зарубежья.

Номер таможенной декларации (ДТ,ГТД). | Растаможить груз в CПб

Где взять номер декларации на товары?

— Номер декларации на товары указывается в графе А (правый верхний угол) всех листов декларации и дополнениях. Номер присваивается (формируется) автоматически в процессе подачи декларации в таможенный орган. Декларация передается декларантом в таможню с помощью электронной передачи данных через специальные программы и подписывается при этом электронно-цифровой подписью. После этого происходит регистрация декларации, т.е. присвоение ей уникального номера.

Структура номера имеет следующий вид:

ХХХХХХХХ/AAAAAA/BBBBBBB

где Х- это цифры – восьмизначный код таможенного органа (поста), зарегистрировавшего декларацию; А- дата регистрации (присвоения номера) декларации в таможенном органе в виде ДДММГГ – шесть цифр дата-месяц-год; В- порядковый номер декларации на данном посту. Нумерация начитается каждый календарный год с номера 0000001.

Пример:

Номер декларации  10216100/050318/0001564

10216100- код таможенного поста, в данном случае Турухтанный т/п.

050318- дата регистрации декларации – 15 марта 2018 года.

0001564- порядковый номер этой декларации.

В некоторых случаях в конце еще добавляют через знак «/» дополнительное число, которое обозначает номер товара в этой декларации.

По аналогии примера выше: 10216100/050318/0001564/21 -значение «21» будет означать — товар №21 в этой декларации.


Если в данном материале Вы не нашли ответ на интересующий вопрос, то пишите по адресу [email protected] и в скором времени я обновлю статью.


Возможно Вас заинтересует следующее:

1) Считаем таможенные платежи
2) Как и куда платить таможенные платежи?
3) Таможни России и их коды

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ГТД — что это, как оформляется ГТД и что такое ГТД на автомобиль

Возможно, многие автолюбители хоть раз в своей жизни слышали упоминание аббревиатуры ГТД. Не многие придают этому значение. К тому же часто существует вероятность увидеть данное сочетание трёх букв в каких-либо документах. На практике с этими загадочными тремя буквами может столкнуться каждый владелец авто, так что будет нелишним узнать, что это и что из себя представляет.

Как расшифровывается ГТД и что это такое?

Для начала следует перейти к расшифровке самой аббревиатуры, которая может быть многим просто непонятна. ГТД — это грузовая таможенная декларация. Данный документ необходим при пересечении государственной границы, так как именно в нём автолюбитель обязан указать определённую информацию о нём самом, а также о том грузе, который он намеревается перевезти через границу. Но составляется он в определённом случае.

Как задекларировать товары, провозимые через границу?

Существует два способа, позволяющие задекларировать товары, который автолюбитель везёт с собой и собирается пересечь с ними границу. Оба способы различаются тем, что применяются они в разных ситуациях.

Итак, осуществить декларирование товаров, провозимых через границу можно двумя способами:

  1. Первый способ относительно прост, так как владельцу авто придётся предоставить в соответствующие органы специальное заявление, который скорее можно назвать полуофициальным. Данный письменный документ должен быть составлен в произвольной форме и содержать в себе информацию о том имуществе, которое владелец транспортного средства намеревается перевезти через границу. Такой способ применим только в тех случаях, когда общая стоимость имеющихся товаров не превышает 100 евро. Также следует помнить о том, что товары не должны являться предметом налогообложения, а также иметь каких-либо ограничений на перевозку. Что потребуется указать в заявлении:
    • Наименование лица, которое осуществляет перевозку декларируемого имущества через границу, а также указание его юридического адреса;
    • Наименование всех имеющихся товаров. При этом в обязательном порядке требуется указать их количество и коды;
    • Таможенный режим;
  2. Второй способ будет рассмотрен в данной статье подробнее, так как именно тут понадобится оформление ГТД. То есть, данный способ предусматривает предоставление в таможенные органы грузовой декларации. Больше информации, касающейся ГТД, будет предоставлено читателю далее.

Особенности заполнения грузовой таможенной декларации

Чтобы задекларировать перевозимые товары с использованием ГТД, автолюбителю необходимо составить в письменной форме особое заявление, которое бы содержало необходимую информацию о лице, осуществляющем перевоз товаров, а также сведения непосредственно о самом товаре. Данное заявление заполняется на бланках ТД1 и ТД2. То, что заявление должно составляться на двух листах – неспроста. Дело в том, что первый бланк является основным листом городской таможенной декларации, а второй соответственно добавочным.

ТД1 включается в себя четыре самокопирующихся листа:

  • Первый лист забирается таможенными органами;
  • Второй лист предназначается для статистики;
  • Третий лист является возвратным экземпляром для лица, подающего декларацию;
  • Четвёртый является региональным экземпляром.

В том случае, если требуется осуществление декларирования товаров сразу нескольких наименований, используется форма ТД2, которая является неотъемлемой частью составляемых грузовых таможенных деклараций.

Таможенное оформление и контроль

Теперь следует указать значение подаваемых грузовых таможенных деклараций непосредственно для таможенных органов. Возможно, среди читателей найдутся те люди, которые интересуются этим вопросом.

ГТД является весьма важным документом для органов контроля. Дело в том, что именно благодаря подаваемым грузовым таможенным декларациям, сотрудники таможни могут осуществлять контроль всех товаров, перевозимых через российскую границу. Также данный документ содержит некоторые сведения и о лице, которое осуществляет перевозку декларируемых товаров.

Вместе с ГТД в таможенные органы в обязательном порядке представляются и другие документы:

  • Устав предприятия и его учредительный договор;
  • Имеющиеся контракты на осуществление поставки перевозимых товаров;
  • Регистрационные документы;
  • Паспорт сделки, квитанция, свидетельствующая об уплате всех таможенных платежей, справка о наличии рублёвого, валютного счетов. Последняя справка выдаётся банком;
  • Товаросопроводительные документы;
  • В зависимости от транспортного средства, на котором осуществляется перевоз декларируемых товаров, должны быть предоставлены соответствующие документы: CRM, коносамент, ж/д или авианакладная;
  • Также должны быть предоставлены документы, которые бы подтверждали проведение определённых мер нетарифного регулирования по отношению к провозимым товарам;
  • Документ о контроле товарной доставки, книжка МДП.

Грузовая таможенная декларация на автомобиль

Теперь стоит перейти к информации, которая уж точно заинтересует большинство автолюбителей, которые будут читать данную статью. Речь пойдёт о том, что нужно предпринять гражданину РФ, желающему поставить автомобиль иностранного производства. В этом случае, ему обязательно потребуется предоставить в ГИБДД грузовую таможенную декларацию на автомобиль. Что это такое будет рассмотрено далее.

ГТД должна быть оформлена распорядителем груза, а затем заверена таможенным инспектором. Грузовая таможенная декларация является тем самым документом, который будет являться основанием для пропуска перевозимых через государственную границу товаров.

В том случае, если транспортное средство завозится в Российскую Федерацию юридическим лицом, автосалон обязан выдать покупателю копию ГТД, которая была предварительно заверена. Здесь от покупателя автомобиля потребуется проявить наблюдательность и дотошность. Настоятельно рекомендуется сверить VIN-код приобретаемого транспортного средства с теми цифрами и данными, которые указаны в ПТС авто. Дело в том, что если будет допущена ошибка и в ГИБДД найдут несоответствие, то в регистрации авто будет немедленно отказано.

Также бывают случаи, когда физическое лицо осуществляет покупку нового транспортного средства из-за границы. Тут уже будут свои нюансы. От покупателя потребуется предъявить не только ПТС, но и таможенный приходный ордер. Данное правило касается не только новых транспортных средств, но и подержанных.

Номер грузовой таможенной декларации

ГТД содержат четыре части, которые разделены определённым символом — «слэш». Это и является номером грузовой таможенной декларации. Следует помнить, что данный номер не является простым произвольным набором цифр. Что могут означать цифры, содержащиеся в номере ГТД, будет разъяснено ниже:

  1. Первая часть декларации представляет собой номер таможенного поста, который состоит из восьми символов;
  2. Вторая часть содержит определённую информацию о дате предоставления грузовой таможенной декларации органам таможенного контроля. Формат, в котором указывается дата, следующий – д/м/г. Следует помнить тот факт, что год не указывается полностью. ГТД содержит лишь две последние его цифры;
  3. Третья часть отображает порядковый номер поданной таможенной декларации. Состоит этот номер из семи цифр, причём первая цифра может быть заменена на букву «П»;
  4. Четвёртая часть — это номер товара в грузовой таможенной декларации. Данный номер состоит только из цифр.

Все вышеуказанные четыре части вместе образуют номер грузовой таможенной декларации. Данный номер является необходимым в условиях осуществления контроля законного перемещения товаров через границу.

Всегда ли обязательно заполнять ГТД и дополнительные документы?

Следует помнить, что грузовая таможенная декларации содержит как основные, так и добавочные листы. Обязательным приложением к ГТД является декларация таможенной стоимости (ДТС). Данный документ закрепляется за всеми товарами, которые облагаются НДС, акцизными платежами и таможенными пошлинами. Выше уже было указан момент, касающийся оформления ГТД на автомобиль. Но следует уточнить, нужно ли заполнять ДТС на транспортное средство, перевозимое через границу?

Ответ, конечно, будет положительным. Конечно, заполнять ДТС на автомобиль, которое ввозится на территорию Российской Федерации, нужно в обязательном порядке. Конечно, есть и свои исключения, касающиеся тех импортируемых транспортных средств, которые могут обойтись без заполнения на них декларации таможенной стоимости по определённым основаниям, установленным существующими законодательными актами.

ДТС не заполняется в следующих случаях:

  • Если таможенная стоимость товарной партии не превышает пяти тысяч долларов. К такому товару просто не применяются какие-либо экономические меры, но только в том случае, если исключаются многоразовые его поставки по одному контракту;
  • Если товар перевозится физическим лицом не для осуществления коммерческих целей;
  • Если грузы, которые перевозятся через границу, не облагаются пошлинами, установленными налогами;
  • Если на актуальный период времени действуют определённые таможенные режимы, которые влияют на необложение товаров налогами. Речь идёт, например, о Таможенном союзе, где действуют особые таможенные правила, установленные трёхсторонними соглашениями.
Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Что такое ГТД на автомобиль и двигатель neauto.ru

Грузовая таможенная декларация — ГТД. Заполнение грузовой таможенной декларации. ГТД на автомобиль. Нюансы оформления грузовой таможенной декларации. Что такое ГТД и зачем она нужна?

Как расшифровывается ГТД и что это такое?

Для начала следует перейти к расшифровке самой аббревиатуры, которая может быть многим просто непонятна. ГТД — это грузовая таможенная декларация. Данный документ необходим при пересечении государственной границы, так как именно в нём автолюбитель обязан указать определённую информацию о нём самом, а также о том грузе, который он намеревается перевезти через границу. Но составляется он в определённом случае.

Документы для оформления импорта

Перемещение товаров через таможенную границу РФ может быть направлено на ввоз или вывоз. Документы, сопровождающие оформление ГТД для внешнеторговых сделок, различны.

Для заполнения ГТД по импорту, при расшифровке полей декларации, потребуются дополнительно:

  • Доказательство соответствия ввозимых грузов. Спецификация оформляется на фирму-получателя.
  • Сертификат формы СТ-1 (сертификат страны происхождения товара).
  • Прайс-лист, счет, инвойс, в котором есть указание на номер ГТД. Расшифровка кодов товара в прайс-листе не требуется.
  • Сертификаты качества, эксплуатационные документы, оформленные за рубежом в стране-производителе.

Особенность: при реэкспорте может понадобиться сертификат формы А, доказывающий происхождение товара в России.

  • Счет-фактура, которая содержит номер ГТД. Расшифровка товарных кодов в этом документе не обязательна, так как в ней указываются итоговые показатели экспорта или импорта. Либо оформляется проформа-фактура в виде приложения к контракту, или спецификации.
  • Документы, подтверждающие закупку товара на территории РФ, сертификат формы А.
  • При автомобильной перевозке грузов обязательно предоставление в таможенные органы TIR-carnet (документ страхования автоперевозчика) и CMR – международная автотранспортная накладная.
  • Технические характеристики продукции, отраженные в соответствующих актах, приложенных к спецификациям или счет-фактуре контракта.

Таможенное оформление и контроль

Теперь следует указать значение подаваемых грузовых таможенных деклараций непосредственно для таможенных органов. Возможно, среди читателей найдутся те люди, которые интересуются этим вопросом.

ГТД является весьма важным документом для органов контроля. Дело в том, что именно

что это? ГТД на автомобиль что это?

Многие слышали о ГТД. Что это такое на самом деле, знает далеко не каждый. ГТД расшифровывается как грузовая таможенная декларация. Это унифицированный документ, предоставляемый в таможенные органы, содержащий сведения о перемещаемом товаре и о перевозящем его лице.

Способы декларирования товаров, перевозимых через границу

1) Представление в органы таможенного контроля письменного заявления. Оно составляется в произвольной форме и уместно в случаях, если стоимость товаров, указанных в заявлении, не превышает 100 EUR. Здесь должно соблюдаться и еще одно условие: перемещаемые объекты не должны являться предметом налогообложения и иметь ограничений на перевозку. В заявлении необходимо указывать обязательные сведения:

- наименование лица, которое осуществляет перевозку товара и его юрадрес;

- наименование товаров с указанием их количества и кодов;

- таможенный режим.

2) Предоставление в органы таможенного контроля ГТД. Что это за документ и как он оформляется, описано далее по тексту.

Грузовая таможенная декларация: особенности заполнения

Декларирование товаров, используя ГТД, производится в форме письменного заявления, которое содержит необходимые сведения о товаре и перевозимом его лице. Оно заполняется на бланках ТД1, ТД2. Первый является основным листом грузовой таможенной декларации, второй – добавочным. Порядок представления в таможенные органы ГТД, что это за документ и как он заполняется, прописаны в нормативных актах Грузового таможенного кодекса РФ. ТД1 включает 4 самокопирующихся листа.

  • 1 лист забирают таможенные органы.
  • 2 – предназначается для статиски.
  • 3 лист является возвратным экземпляром для декларанта.
  • 4 – это региональный экземпляр.

Когда осуществляется декларирование товаров нескольких наименований, используется форма ТД2, являющаяся неотъемлемой частью грузовых таможенных деклараций.

Таможенное оформление и контроль

ГТД: что это за документ для органов таможенного контроля? Благодаря грузовой таможенной декларации сотрудники таможни могут проконтролировать вывозимые, ввозимые через российскую границу товары. Кроме того, документ содержит подробные сведения о лице, перевозящем груз. Вместе с ГТД в органы таможенного контроля представляются и другие обязательные документы.

  • Учредительный договор предприятия, его Устав.
  • Контракты на поставку перевозимых товаров.
  • Регистрационные документы.
  • Паспорт сделки, квитанцию об уплате таможенных платежей, справку о наличии валютного, рублевого счетов (выдает обслуживающий банк).
  • Товаросопроводительные документы.
  • CRM, ж/д, авианакладная или коносамент (в зависимости от транспортного средства, которое осуществляет перевозку товара).
  • Документы, подтверждающие проведение мер нетарифного регулирования по отношению к товарам.
  • Книжка МДП; документ о контроле товарной доставки.

Грузовая таможенная декларация на автомобиль

Если гражданин РФ хочет поставить на учет автомарку иностранного производства, в ГИБДД ему необходимо предоставить ГТД на автомобиль. Что это, разберемся по порядку. Грузовая таможенная декларация входит в группу основных документов таможенного контроля при экспорте/импорте товаров.

Оформляется ГТД распорядителем груза и заверяется у таможенного инспектора. Документ является основанием для пропуска товаров через границу. Если транспортное средство завозится в РФ юридическим лицом, автосалон выдает покупателю заверенную копию ГТД. Здесь важно сверить VIN купленной машины с буквами, цифрами, указанными в паспорте транспортного средства (ПТС). Если будет допущена ошибка, ГИБДД откажет в регистрации авто. Когда физическое лицо приобретает «свежую» машину, привезенную из-за границы, помимо ПТС она должна иметь таможенный приходный ордер. Это условие относится как к новым, так и к поддержанным импортным автомобилям.

Номер ГТД

Грузовые таможенные декларации включают 4 части, которые разделены слеш-символом. Это номер ГТД. Что это, как он обозначается и для чего нужен?

Первая часть декларации представляет собой номер таможенного поста. Он состоит из 8 символов. Вторая – это дата, формата д/м/г. ГТД содержит лишь последние 2 цифры года, а не его полное обозначение. Третья часть отражает порядковый номер грузовой таможенной декларации. Он включает 7 цифр, первая из которых может быть заменена буквой П. Четвертая часть – это номер товара в ГТД, состоящий только из цифр. Все четыре части в совокупности образуют номер грузовой таможенной декларации. Он необходим для контроля законного перемещения товара через границу.

Импорт авто из Таможенного союза

Когда товар ввозится на территорию РФ из стран-членов Таможенного союза, нужно учитывать особенности его таможенного оформления. В ТС входит Республика Беларусь, Казахстан и Российская Федерация. Таможенный союз выступает в форме торговой и экономической интеграции, предусматривающей единую таможенную зону. С 1 января 2010 года беспошлинно ввозится из Белоруссии и Казахстана машина на ГТД. Что это значит? Автомобили, которые «гонят» в РФ из стран-членов ТС, должны обязательно иметь грузовую таможенную декларацию. После выдачи сертификата соответствия, импортируемые авто вносятся в таможенную базу. Транспортные средства, выпущенные на территории участников Таможенного союза, с 1 января 2013 года имеют статус грузов, товаров ТС. Они не подлежат растаможке согласно условиям трехстороннего договора.

Всегда ли нужно заполнять ГТД?

Грузовая таможенная декларация включает основные и добавочные листы. Среди них ТД1, ТД2 и ТД4. Декларация таможенной стоимости (ДТС) является обязательным приложением к ГТД. Она заполняется на все объекты, облагаемые таможенными пошлинами, акцизными платежами, НДС. Выше было раскрыто понятие авто на ГТД, что это такое. Но нужно ли на ввозимые в РФ машины заполнять ДТС? Ответ положительный. Исключениями являются импортируемые автомобили, на которые можно не заполнять декларацию таможенной стоимости по основаниям, установленным законодательными актами.

ДТС не заполняется в определенных случаях.

  • Таможенная стоимость товарной партии в эквиваленте не превышает 5 тысяч $. К такому товару не должны применяться политические меры экономического характера, исключая случаи его многоразовых поставок по одному контракту. Сюда также включаются грузы, поставляемые неизменным отправителем в адрес одного получателя по разным договорам.
  • Товар ввозится физическим лицом не для коммерческих целей.
  • Грузы, не облагаемые пошлинами, установленными налогами.
  • Действие таможенных режимов, по которым товары не подлежат обложению налогами.

ГТД на двигатель

Грузовая таможенная декларация оформляется на импортируемые и экспортируемые товары. Необходимо уточнить понятие ГТД на двигатель: что это и как оформляется.

Мотор – это «сердце» машины. Если двигатель (новый или б/у) ввозится на территорию РФ, на него также нужно оформлять грузовую таможенную декларацию. Она будет служить подтверждением происхождения мотора и его таможенной очистки. ГТД на двигатель необходимо представлять в ГИБДД при оформлении отремонтированного автомобиля. Кроме того, моторы должны продаваться в сопровождении обязательных документов. Кроме ГТД к ним относится Свидетельство о регистрации, документы о постановке на учет в налоговой продавца запчастей, а также договор купли-продажи.

Таможенное оформление автоконструктора

Часто покупатели хотят сэкономить и приобретают конструктор. Это обычный автомобиль, который распиливают пополам и перевозят через границу, как запчасти. Далее, его собирают к первоначальному виду. Если машина ввозится таким образом, необходимо оформлять отдельно декларацию на кузов, а также ГТД на ДВС. Что это такое? Это двигатель внутреннего сгорания, имеющий уникальный номер, который потребуется ГИБДД при оформлении новой машины. Другое дело, когда автомобиль ввозится распилом. Здесь очень часто работают криминалисты. Они ввозят распиленный пополам автомобиль без получения ГТД на его кузов и ДВС. Далее происходит сварка машины с добавлением в кузов кусков железа с номерами от другой автомарки. Это незаконные действия, которые всячески пресекаются государственными органами власти. В Россию не запрещается ввозить конструкторы, но делать это нужно правильно: с оформлением обязательных документов и уплатой всех пошлин. В настоящее время существует 3 способа ввоза конструкторов:

  • распилом;
  • кузовным каркасом;
  • обычным конструктором.

Итак, вы хотите GTD? Пошаговое руководство по выполнению задач

Getting Things Done, или сокращенно GTD, - это популярная система управления задачами, созданная консультантом по производительности Дэвидом Алленом. Методология основана на простой истине: чем больше информации крутится в вашей голове, тем труднее решить, что требует внимания. В результате вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к стрессу, подавленности и неуверенности.

Аллен заметил, что наш мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее («твоя голова - дрянной офис»). Его метод GTD описывает, как сбросить весь ваш умственный беспорядок во внешнюю систему, а затем организовать его, чтобы вы могли сосредоточиться на правильных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс GTD настроен правильно, вы сможете уверенно ответить: «Над чем мне работать?» в любой момент, не беспокоясь о том, что вы можете забыть что-то важное, что вам нужно сделать позже.

Попробуйте GTD, если вы ...

  • Чувствуете себя подавленным количеством вещей, которые нужно отслеживать

  • Беспокойство о том, чтобы забыть мелкие детали

  • Носите много головных уборов на работе и в жизни

  • Запускает множество проектов, но у них возникают проблемы с их завершением

  • Никогда раньше не участвовали в GTD (каждый должен хотя бы раз в жизни использовать GTD)

Это руководство познакомит вас с принципами и рабочими процессами GTD, а также с тем, что мы think - это наиболее интуитивный способ их реализации.Мы сосредоточимся на том, как использовать GTD с помощью Todoist, но одни и те же принципы применимы независимо от того, какое приложение вы используете. Ключ к GTD - это не конкретные инструменты, которые вы выбираете, а скорее привычки, которые вы используете ежедневно, чтобы думать и расставлять приоритеты в своей работе.

Рекомендуемая литература

Если вы новичок в GTD, мы настоятельно рекомендуем прочитать бестселлер Аллена «Как сделать все», а если вы пользователь Todoist, купить официальное Руководство по установке GTD Todoist для более полного обзора настройка вашей системы GTD с помощью Todoist.

Что такое GTD? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых приемов, позволяющих систематизировать беспорядок в вашем мозгу и добиваться цели:

  1. Захватить все: Захватить все, что приходит вам в голову. Нет ничего слишком большого или маленького! Эти элементы попадают прямо в ваши почтовые ящики.

  2. Уточните: Преобразуйте то, что вы зафиксировали, в четкие и конкретные шаги. Решите, является ли элемент проектом, следующим действием или ссылкой.

  3. Организуйте: Поставьте все на свои места. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям, храните справочные материалы и сортируйте свои задачи.

  4. Обзор: Часто просматривайте, обновляйте и редактируйте свои списки.

  5. Занять: Приступайте к работе над важным делом.

Хотя для настройки GTD требуются предварительные затраты времени и энергии, оно окупается при постоянном использовании.Вы больше не будете беспокоиться о том, что забудете срок или пропустите важную задачу. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно определять приоритеты своего времени.

Некоторые очень специфические, но, казалось бы, приземленные формы поведения, когда их применяют, создают способность существовать в виде сложной спонтанности, которая, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.

- Дэвид Аллен

Хотя в основе GTD лежат эти пять простых шагов, их не всегда легко выполнить.GTD не требует определенного инструмента, приложения или продукта. Аллен даже не приводит доводов в пользу цифровых систем над аналоговыми. Скорее, ключ к любой долгосрочной системе продуктивности - сделать ее как можно более простой и использовать как можно чаще. Ваш инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справиться с вашими самыми сложными проектами, но при этом достаточно простым, чтобы его можно было обслуживать, когда у вас мало энергии.

В оставшейся части этой статьи мы рассмотрим особенности каждой из пяти методик GTD, описанных выше, и расскажем, как их реализовать с помощью Todoist.Но, опять же, одни и те же принципы должны применяться независимо от того, какой инструмент вы используете.

Capture

Чтобы GTD заработала, вы должны перестать хранить информацию в своем мозгу. Все, что приходит вам в голову - задачи, события, идеи, рекомендации по книгам и т. Д. - необходимо сразу же записать и сохранить в папке «Входящие». В GTD почтовый ящик, будь то физический или цифровой, представляет собой визуальное представление всех входных данных, с которыми вам нужно как-то иметь дело ежедневно.

Ваш почтовый ящик используется только для того, чтобы собрать хаос ваших мыслей, чтобы выбросить их из головы.Сейчас не место и не время беспокоиться об организации.

В Todoist ваш почтовый ящик будет по умолчанию местом для хранения всех ваших входных данных, пока вы не сможете их систематизировать. Чтобы добавить новую задачу в папку «Входящие» в веб-приложениях или приложениях для ПК, щелкните значок «плюс» в правом углу или просто нажмите «q». Задача будет добавлена ​​в папку «Входящие» по умолчанию, если вы не укажете другой проект.

Проведите первоначальную очистку ума

Если вы только начинаете работу с GTD, сделайте полную очистку всех «открытых циклов», о которых вы только можете придумать, - всего, что вам может понадобиться в будущем.Добавьте их как задачи в папку «Входящие» Todoist прямо сейчас. Проконсультируйтесь со списком триггеров GTD, чтобы пробудить в вашей памяти обязательства, которые вы, возможно, забыли.

Выполняйте новые задачи сразу же

Один из основных принципов GTD - переносить задачи из головы во внешнюю систему в тот момент, когда они приходят к вам. Todoist синхронизируется между платформами - компьютером, телефоном, веб-браузером, почтовым клиентом, умными часами или умным домашним помощником - поэтому вы можете вводить задачи в любое время и в любом месте.

Всякий раз, когда на ум приходит новая задача, возьмите за привычку сразу же добавлять ее в свой почтовый ящик и беспокоиться о том, чтобы организовать ее позже.Чтобы как можно быстрее записывать задачи, где бы вы ни находились, мы рекомендуем установить Todoist или любое другое приложение:

  • В качестве приложения на вашем компьютере

  • В качестве приложения на вашем телефоне

  • В качестве расширения для Интернета браузер, который вы используете (для добавления веб-сайтов в качестве задач)

  • В качестве плагина для используемого вами почтового клиента (для добавления писем в качестве задач)

Просматривайте и загружайте приложения Todoist

Объедините свои почтовые ящики

Вы можете использовать Todoist объединяет все ваши почтовые ящики - от писем, которые нужно отслеживать, до сообщений, над которыми нужно действовать, статей, которые нужно прочитать, списков продуктов и справочных материалов, которые вы сохраняете на потом.Чем меньше почтовых ящиков вам придется проверять на наличие открытых циклов, тем проще будет поддерживать вашу систему.

Отправляйте сообщения в Todoist из своей электронной почты или с помощью инструмента обмена сообщениями команды:

  • Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы быстро добавлять электронные письма как задачи.

  • Пересылайте электронные письма прямо в папку входящих сообщений Todoist, используя адрес пересылки вашего проекта.

  • Превратите сообщения в задачи с помощью инструментов обмена сообщениями вашей команды, таких как Twist или Slack.

Превратите электронную почту в задачи Todoist, не выходя из Gmail.

Захват для чтения и справочные материалы:

  • Сделайте фотографии визитных карточек или напоминаний о событиях и прикрепите их к комментариям к соответствующей задаче.

  • Прикрепляйте файлы из Dropbox, Google Диска или вашего компьютера к любой задаче, чтобы читать или работать над ними позже.

  • Подключите приложение для чтения, такое как Pocket, к Todoist через нашу интеграцию IFTTT, и задача Todoist будет автоматически создаваться каждый раз, когда вы добавляете статью в Pocket.

  • Загрузите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранить любой URL-адрес для последующего доступа.

  • Используйте расширения общего доступа Todoist на Android или iOS, чтобы делиться страницами из мобильных приложений как задачами.

Прикрепите справочные материалы - фотографии, документы, ссылки, заметки или даже аудиофайлы - к соответствующим задачам.

Уточнение

Теперь, когда ваш почтовый ящик заполнен, следующий шаг - превратить хаотичный беспорядок всего, что вы записали, в конкретные шаги.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и выполните одно из следующих действий (подробнее о том, как выполнить каждый шаг, рассказывается в следующем разделе):

  • Если элемент занимает менее 2 минут, заполните его сразу.

  • Если это можно делегировать, поручите задачу кому-нибудь другому.

  • Если это не требующий действий справочный элемент (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. Д.), К которому вам нужно будет вернуться позже, сохраните его в отдельном справочном проекте или прикрепите к комментарии к соответствующей задаче или проекту.

  • Если элемент необходимо выполнить в определенный день и / или время, укажите срок выполнения задачи.

  • Если задача больше не нужна или не требует действий, удалите ее.

  • Если задача требует более одного шага, создайте проект, в котором будут размещены все связанные с ним элементы, и определите одно следующее действие, которое вы можете предпринять для продвижения проекта вперед.

Сделайте свое дело максимально конкретным и действенным. Добавьте как можно больше информации, чтобы потом не ломать голову над ней.Например, «Позвони маме» может потребоваться ввести как «Позвони маме, чтобы обсудить праздничный ужин». Или «Налоги» может быть «Позвоните Мэри, чтобы обсудить налоговые документы» с номером телефона Мэри и списком конкретных документов, прикрепленных в комментариях к задаче (подробнее о комментариях к задаче позже).

Сделайте ваши задачи как можно более конкретными и действенными.

Упорядочить

После того, как вы прояснили элемент в своем почтовом ящике, самое время отсортировать его в подходящее место. На самом деле прояснение и организация ваших задач будут происходить одновременно, когда вы очищаете свой почтовый ящик, но полезно думать о них как о отдельных действиях.

Есть много разных способов организовать ваши задачи с помощью методологии GTD, но мы рекомендуем использовать комбинацию проектов и ярлыков.

Одноразовые задачи

Это задачи, которые занимают больше 2 минут, но требуют всего одного шага. Например, «ответить на электронное письмо Джоша о ценах на проект» или «обновить вкладки для автомобилей». Вы не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик, но они также не подходят ни для одного другого проекта.

Создайте новый проект Todoist для разовых задач

  • Создайте новый проект под названием Одноразовые задачи.

  • Перетащите одношаговые задачи из папки «Входящие» в этот проект, щелкнув серый «маркер» слева от имени задачи и перетащив его на имя проекта в левом меню.

  • Вы также можете назначить другой проект, набрав "#" в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших проектов. Выберите свой проект из списка или продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить результаты.

Используйте ярлык # для выбора проекта

Проекты

Вы обнаружите, что многие из записанных вами задач на самом деле являются проектами.В философии GTD проекты - это любой элемент, для выполнения которого требуется более двух шагов. Например, «покраска спальни» - это проект, потому что он включает в себя другие задачи, такие как получение образцов краски, выбор цвета, покупка расходных материалов, подготовка стен и т. Д. Вот как работать с проектами в Todoist:

  • Создайте новый проект для каждый многоэтапный проект, который вы определили, проясняя свои задачи.

  • Перетащите связанные задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект.Или щелкните задачу и введите «#» в поле задачи, чтобы открыть список ваших проектов на выбор.

  • Обдумывая другие шаги, добавляйте их как новые задачи внутри проектов.

Создайте проект для любого элемента, который требует 2 или более шагов для завершения

Области внимания

Может быть полезно сгруппировать ваши проекты на основе ваших «Областей внимания» - термин GTD для различных областей ответственность, которую вы несете в своей жизни. Эти области - инструмент, позволяющий привлечь внимание к вашим более широким жизненным целям и решить, над чем работать дальше.Если задача не входит в рамки какой-либо из ваших сфер внимания, возможно, пришло время переоценить, хотите ли вы тратить на нее свое время. Или вы можете просто разделить свои проекты на «Рабочие» и «Личные».

В Todoist это легко сделать с помощью подпроектов. Вот как это сделать:

  1. Создайте проект для каждой области внимания. В этом проекте не будет никаких задач, он нужен только для визуальной организации.

  2. Щелкните серый маркер слева от имени проекта и перетащите и сделайте отступ для ваших реальных проектов под только что созданными высокоуровневыми «папками», чтобы превратить их в подпроекты.

  3. (Необязательно) Чтобы создать еще большее визуальное разделение между областями вашего внимания, назначьте разные цвета проекта для каждой области.

Подпроекты Nestle для каждой области фокуса

Теперь вы сможете поддерживать список проектов в чистоте, свертывая подпроекты под родительским проектом. Например, пока вы на работе, вы можете держать свои рабочие проекты в поле зрения, в то время как личные проекты скрыты, и наоборот.

Чтобы упростить задачу, сначала завершите настройку системы GTD, чтобы получить представление о своем рабочем процессе.При необходимости вернитесь и разбейте свои проекты на более широкие категории позже.

Следующие действия

Это задачи с четкими и конкретными действиями, которые вы должны выполнить при следующей возможности (например, «Отправить Джеймсу бюджет для корпоративной вечеринки по электронной почте»). Следующие действия отделены от будущих действий - шаги, которые вы предпримете в конечном итоге, но не требуют вашего внимания прямо сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта, пометив его меткой «@next». Чтобы добавить метку, просто введите «@» в поле задачи и начните вводить название задачи.

Просмотрите все свои задачи с пометкой @next

Задачи с датой и / или временем выполнения

Для элементов, которые должны быть выполнены в определенную дату и / или время, запланируйте их. Но будьте осторожны: GTD предостерегает от чрезмерной зависимости от сроков выполнения. Добавляйте их только к тем задачам, которые действительно нужно выполнить в определенный день и время. Во всем остальном доверяйте своим следующим действиям и регулярному еженедельному обзору всех ваших списков задач (подробнее об этом позже).

При редактировании задачи вы можете щелкнуть поле Расписание и выбрать дату и время в календаре.Или просто введите срок и / или время в поле задачи, используя естественный язык, например, в следующий понедельник в 8:00 . Интеллектуальное быстрое добавление автоматически распознает и выделит срок выполнения и добавит его при сохранении задачи. Вы даже можете ввести повторяющиеся сроки выполнения, например, каждую вторую среду для задач, которые повторяются на регулярной основе.

Введите срок выполнения в поле задачи, используя естественный язык, например «Пятница»

Вы можете перемещать элементы со сроками выполнения из почтового ящика в соответствующий проект или в проект One-Off Tasks , если они не связаны с многоступенчатый проект.

Совет Todoist

Синхронизируйте свой Todoist с Календарем Google, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а запланированные задачи Todoist отображались в вашем Календаре Google как события.

Просматривайте свои задачи Todoist в Календаре Google и события Календаря Google в Todoist.

Повестки дня

Некоторые из элементов, которые вы сохраняете в своем почтовом ящике, будут напоминать о вещах, которые вы хотите обсудить с кем-то еще, а не о следующих действиях. Чтобы отслеживать эти пункты повестки дня:

  • Создайте новый проект под названием Повестки дня.

  • Создайте новый подпроект в разделе Повестки дня для каждого человека, с которым вам нужно контактировать на регулярной основе. Например, ваш начальник и любые подчиненные. Вы также можете создавать подпроекты для каждой регулярной встречи команды или проекта. Например, Marketing Weekly .

  • Добавьте элементы, которые необходимо вынести в качестве задач в соответствующий подпроект повестки дня.

  • Когда вы встречаетесь с этим человеком или приходите на встречу, откройте соответствующий проект, чтобы увидеть список всех вопросов, которые вам необходимо рассмотреть.

  • (Необязательно) Поделитесь своими проектами повестки дня с соответствующими людьми, чтобы каждый мог видеть, добавлять и даже назначать пункты для обсуждения.

Создавайте подпроекты в рамках основного проекта повесток дня для каждого регулярного собрания, которое у вас есть

Справочные материалы

Справочные материалы - это недействительные элементы, которые вам необходимо сохранить (например, налоговые документы, материалы для чтения, электронные таблицы, документы Word , номера телефонов и т. д.). Хотя сами по себе они не являются задачами, они часто необходимы для выполнения задачи позже.Вы можете организовать эти виды вспомогательных справочных материалов в Todoist, прикрепив их к соответствующей задаче или комментариям к проекту:

Прикрепите справочные материалы по конкретной задаче к комментариям к задаче.

  • Материалы проекта более высокого уровня (спецификации дизайна, черновики, общие папки) могут быть прикреплены или связаны в комментариях к проекту.

Сохранение справочных материалов на уровне проекта в комментариях к проекту

Таким образом, когда вы будете готовы начать задачу или проект, вся необходимая информация будет у вас под рукой.

Скорее всего, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья, которую вы сохранили из Интернета на будущее, файл с важной информацией или идея подарка на следующий день рождения вашего партнера. Многие люди любят использовать отдельное приложение для заметок для систематизации своих справочных материалов, но вы также можете отслеживать некоторые или все из них в Todoist. Вот как:

  • Создайте новый проект Reference

  • Создайте новые подпроекты в рамках проекта Reference для каждого типа справочного списка.Например, Идеи подарков , Дни рождения , Контактная информация, Рецепты и т. Д.

  • Переместите задачи справочных материалов в соответствующий проект, перетащив их из папки «Входящие». Или выберите новый проект с помощью быстрого добавления, щелкнув для редактирования задачи и набрав «#» в поле задачи, а затем имя проекта.

  • Чтобы свернуть контрольные подпроекты, щелкните серую стрелку слева от родительского проекта Reference .Это помогает убрать визуальный беспорядок из вашего списка.

Создание новых проектов для различных типов справочных материалов

Ожидание

Это элементы, которые были делегированы или ожидают действия кого-то другого. Например, если вам нужно закончить написание сообщения в блоге, но вы ждете, что ваш редактор ответит на ваш последний черновик. Идентифицируйте эти задачи, пометив их меткой «@waiting_for». Сохраняйте задачи @waiting_for внутри проектов, к которым они относятся, или внутри проекта One-Off Tasks , если они не связаны с другими задачами.

Обозначьте задачи, которые вам нужно выполнить, с помощью метки @waiting_for

Когда-нибудь / может быть,

Многие элементы, которые вы захватите, будут идеями для вещей, которые вы хотите сделать в будущем, но у вас нет пропускной способности для работы прямо сейчас (например, места, которые вы, возможно, захотите поехать, книги для чтения, новые проекты, которые вы, возможно, захотите попробовать, идеи для сообщений в блогах и т. д.). Вы хотите просмотреть их позже, но не хотите, чтобы они засоряли вашу систему сейчас.

  • Создайте новый проект Someday / Maybe

  • Добавьте все задачи и / или которые вы хотите выполнить в будущем, но не активно над ними работает

  • (Необязательно) Добавить подпрограмму -проекты для конкретных типов задач «Когда-нибудь / Может быть».Например, вы можете разделить Когда-нибудь / Может быть - Личное и Когда-нибудь / Может быть - Работа проекты

  • Просмотрите свои проекты когда-нибудь / может быть, когда время и энергия откроются для новой работы

Создать проект "Когда-нибудь / Может быть", в котором будут воплощены ваши идеи на будущее

Задачи, которые можно делегировать

Если вы можете делегировать задачу, чтобы высвободить свое время и энергию, сделайте это. В Todoist вы можете делиться проектами с людьми, назначать им задачи с указанием сроков выполнения и сотрудничать в комментариях.

Делитесь проектами и назначайте задачи людям, с которыми вы сотрудничаете.

Настройки совместного доступа могут отличаться в зависимости от ваших обстоятельств. Вот 3 способа его настройки:

  • Создайте отдельный общий проект для каждого человека, с которым вы сотрудничаете (вы даже можете повторно использовать подпроекты ваших Повесток дня для этой цели)

  • Создайте единый общий проект с вашим вся команда (если у вас есть, у вас будет дополнительный ящик для входящих сообщений группы, в который автоматически добавляется вся команда)

  • Делитесь существующими проектами, которые предполагают интенсивное сотрудничество ad hoc

Или вы можете использовать комбинацию всех трех подходы.

Подсказка. Вы можете искать все задачи, которые вы делегировали, используя запрос «назначено: мной». Это удобный список, на который можно ссылаться во время еженедельного обзора.

Контексты

Создав списки проектов и отсортировав задачи, вы готовы приступить к работе с контекстами. В GTD контексты определяют инструменты, места или людей, которые требуются для выполнения данной задачи. Другими словами, контексты позволяют вам сосредоточиться на том, что вы действительно можете выполнить с учетом текущих обстоятельств.Например, если вы находитесь в офисе, вы не хотите тратить время на то, чтобы разбираться со всеми дальнейшими действиями, которые у вас есть дома.

Следуя описанному выше подходу к проекту, проще всего добавлять контексты с помощью меток. GTD рекомендует следующие контексты:

  • Компьютер / Интернет

  • Домашний

  • Офис

  • Поручения

  • Звонки

  • Где угодно

  • Вы также можете добавить

вы быстро сортируете свои задачи в зависимости от текущего контекста.Некоторым людям нравится добавлять контекст электронной почты, чтобы они могли заботиться обо всех своих письмах сразу. Другие добавляют ярлыки для количества времени, которое может занять задача. Например, если у вас есть всего 15 минут до следующей встречи, полезно иметь возможность определить все задачи, которые вы можете быстро выполнить, с помощью метки @ 15_min. Для большинства людей более полезно создать ярлык «Автономный», чем «Интернет», для задач, которые вы можете выполнять, когда у вас нет подключения к Интернету.

Создавайте ярлыки для каждого контекста

Заманчиво пойти за борт и начать создавать ярлыки для всего - не поддавайтесь искушению.Чтобы ваша система GTD работала, вам нужно выработать привычку добавлять правильные метки к каждой задаче. Чем меньше ярлыков вам придется выбирать, тем легче будет их запомнить.

Чтобы добавить ярлык, перейдите в раздел ярлыков в левом меню и нажмите кнопку «+». Вы также можете добавить метку во время редактирования или добавления задачи, набрав @ в поле задачи. Все ваши существующие ярлыки появятся в раскрывающемся меню, и результаты будут сужаться по мере того, как вы продолжите вводить название задачи.А если нужного ярлыка еще нет, у вас будет возможность создать новый и добавить его в список.

Engage

Вот где окупается время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач. Теперь ваша система заполнена конкретными элементами, с которыми можно действовать, организованными в логические категории, готовые к использованию. Вы увидите, что все ярлыки, проекты и сроки выполнения, добавленные на шагах выше, помогут вам быстро ответить на вопрос «Что я должен делать прямо сейчас? » в любой момент.

Время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач, означает, что, когда пришло время заняться работой, у вас будет меньше вариантов выбора и меньше справочных материалов, которые нужно найти. Чтобы решить, что делать дальше, вы можете просмотреть предстоящие задачи с указанием срока их выполнения, отсортировать задачи по меткам или создать фильтры, чтобы увидеть свои следующие действия в зависимости от контекста.

Представления «Сегодня» и «Предстоящие»

Когда вы будете готовы сесть за работу, щелкните «Сегодня» в левом навигационном меню, чтобы просмотреть все задачи, которые необходимо выполнить сегодня.Откройте Upcoming, чтобы узнать, что будет дальше на этой неделе и на любой неделе в будущем.

Посмотрите, какие задачи вам нужно выполнить сегодня.

Используйте представление «Предстоящие», чтобы визуализировать и спланировать предстоящую неделю.

Просмотреть следующие действия и контексты с помощью метки

Чтобы просмотреть полный список следующих действий во всех ваших проектах, введите «@next» на панели быстрого поиска в верхней части Todoist.

Найдите метку для просмотра всех связанных задач

Просмотреть все ваши следующие действия

Вы также можете быстро отсортировать свои задачи по контексту, выбрав данную метку, чтобы увидеть все связанные задачи.Например, если вы выполните поиск по запросу @errands, вы увидите список задач с меткой @errands, которые можно выполнить, пока вы уже в пути. Чтобы увидеть список всех задач, которые вы ждете, выполните поиск по метке @waiting_for.

Вы также можете просмотреть все задачи, помеченные определенным ярлыком, щелкнув имя ярлыка в списке ярлыков слева от вашего Todoist.

Создавайте больше настраиваемых представлений задач с помощью фильтров

Настоящая магия GTD происходит, когда вы создаете собственные настраиваемые представления задач в Todoist с помощью фильтров.Фильтры - это, по сути, сохраненные поисковые запросы, которые сортируют ваш список одним щелчком мыши. Вы можете использовать фильтры для поиска задач на основе:

Чтобы настроить новый фильтр, перейдите к списку фильтров в нижней части меню навигации слева (после проектов и ярлыков), затем нажмите Добавить фильтр в внизу списка. Дайте вашему фильтру имя и добавьте поисковый запрос, который вы хотите увидеть.

Настройте пользовательские фильтры для просмотра ваших следующих действий по областям фокуса

Просмотрите все ваши следующие действия, отфильтрованные по областям ответственности

Для GTD наиболее релевантные метки, вероятно, будут сочетать "@next_action" с областью фокуса или контекст.Например, чтобы настроить фильтр для всех следующих действий, которые вы можете выполнять на работе, используйте запрос «## Work & @next_action». Это покажет все задачи в связанных подпроектах рабочего проекта и , которые также имеют метку @next_action. Или создайте фильтр для следующих действий, которые можно завершить в офисе, используя запрос «@next_action & @office».

Наиболее полезные представления задач будут зависеть от ваших конкретных потребностей, но вот некоторые из наиболее распространенных полезных:

Фильтр Query Показывает список:

@next_actions & сегодня

Все следующие действия и все задачи, которые должны быть выполнены сегодня, по всем вашим проектам

@next_actions & ## Work

Все следующие действия в вашем рабочем проекте и все ваши рабочие подпроекты

@next_actions & @Home

Все ваши следующие действия вы можете делать дома во всех ваших проектах

@waiting_for

Все задачи, от которых вы ждете чего-то, что нужно выполнить во всех ваших проектах

@ электронная почта

Все задачи, связанные с отправкой кому-либо электронной почты, чтобы вы могли выполнить их все сразу и минимизировать время, которое вы тратите на электронную почту

Добавьте наиболее важные представления задач в избранное, чтобы они отображались в верхней части меню навигации слева над списком проектов.Просто щелкните правой кнопкой мыши фильтр, метку или проект и выберите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится на панели навигации.

Review

Каждую неделю выделяйте время на просмотр всех ваших списков, систематизацию задач и обеспечение бесперебойной работы вашей системы. Обзор поможет вам адаптироваться к изменениям, переориентировать ваше внимание, определить следующие действия и задуматься о своем рабочем процессе.

Дэвид Аллен назвал этот еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый анализ вашей системы гарантирует, что вы не просто делаете что-то, а делаете правильные вещи.

Для начала импортируйте шаблон еженедельного обзора Todoist GTD в свой список проектов. Этот шаблон включает в себя все шаги, которые вам понадобятся для еженедельной проверки. Настройте шаблон, добавив подзадачи или комментарии к задачам, чтобы содержать списки всех ваших почтовых ящиков, ваши текущие области внимания или отслеживать размышления на вашей неделе.

Импортируйте шаблон еженедельного обзора GTD в свой Todoist

Запланируйте еженедельный обзор, указав повторяющуюся дату в любом поле задачи.Просто введите дату на естественном языке, например «каждое воскресенье в 17:00», и Todoist автоматически распознает и запланирует ее, когда вы сохраните задачу.

Что читать дальше

Еженедельный обзор - это мощный ритуал продуктивности, независимо от того, являетесь ли вы GTD или нет, поэтому мы написали отдельное руководство для того, как проводить еженедельный обзор.


Есть причина, по которой миллионы людей во всем мире клянутся, что «Работа с делами» изменила их жизнь. Хотя строгие GTD не для всех, вы обязательно приобретете одну или две привычки, которые помогут вам меньше беспокоиться и делать больше.Всем, кто хочет снизить стресс и повысить продуктивность, следует попробовать хотя бы раз.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD подходят вам!

.

Руководство по реализации в Paymo

Вы когда-нибудь задумывались, как каждый успешный человек достигает большего с меньшими усилиями? Это потому, что у них есть система для выполнения работы.

Это неудивительно. Фактически, это обязательно, учитывая скорость, с которой в наши дни меняются компании, роли и обязанности.

Мы говорим о системе, которая работает на всех уровнях (как в целом, так и в мельчайших деталях), управляет несколькими ежедневными вводами и экономит гораздо больше времени и энергии, чем нужно поддерживать.

Подождите, эта система вообще существует? Вы делаете ставку!

Дэвид Аллен, известный консультант по продуктивности, в 2001 году написал бестселлер, в котором описал 5-ступенчатую схему того, как справляться с деятельностью расслабленным, но контролируемым образом: метод GTD (Getting Things Done®). С тех пор каждое новое издание выдержало испытание временем, создавая активное сообщество последователей.

Впечатляет, правда? Прежде чем перейти к этому, кратко рассмотрим, что вы узнаете дальше:

Не стесняйтесь пропустить теоретическую часть, если вы уже знакомы с ней, и посмотрите, как можно применить GTD в реальной жизни.

Примечание: Если вы ищете инструмент для учета рабочего времени проекта, мы сравним 11 веб-приложений для учета рабочего времени для малого бизнеса на основе основных функций, процесса адаптации, поддержки и затрат.

GTD означает

GTD - это сокращение от Getting Things Done®, простого подхода к управлению и организации задач, основанному на трех принципах:

  • Соберите все свои незавершенные действия в надежной системе
  • Сузьте их до тех, которые вы полностью контролируете и которые вам действительно необходимы.
  • Сохраняйте активные напоминания об этом, чтобы регулярно их просматривать

Предпосылка Getting Things Done® заключается в том, что мы все забывчивые существа, каждый день испытывающие тысячи блуждающих мыслей.Говоря словами Дэвида:

Ваш ум предназначен для идей, а не для их хранения.

Он говорит о кратковременной памяти, которая может удерживать от 3 до 5 значимых вещей одновременно. Это потому, что у него нет ощущения прошлого и будущего, поэтому он будет раздражать вас, когда вы меньше всего способны выполнить задание.

Это объясняет, почему вы не можете стоять на месте и сосредоточиться на своей работе, не беспокоясь об уведомлениях на экране или о внешних требованиях ваших коллег (виновных, как указано здесь).

При правильном применении GTD превратит все ваши нечеткие идеи и пожелания в практические действия. Суть в том, чтобы освободить ваш разум от «открытых циклов», чтобы вы могли перестать вспоминать и сосредоточиться на чем-то более продуктивном и творческом. Уже взволнованы?

Как работает GTD?

По своей сути, Getting Things Done® - это управление различными списками для работы с текущей и предстоящей работой. Для этого вам нужно пройти 5 шагов:

1.Захватите всех занятий, которые привлекают ваше внимание

2. Разъяснить , что они означают и что с ними делать

3. Организуйте и поместите их в нужные списки, чтобы получить

4. Отражайте как варианты того, что вы хотите

5. Включить с.

Рассмотрим подробнее каждый шаг.

1. Захват

Во-первых, соберите все виды деятельности, которые вы считаете незавершенными в своей жизни, так называемые «открытые петли».Это может быть что угодно: от идеи по работе, напоминания о том, чтобы позвонить родственнику, поездки в Токио, о которой вы всегда мечтали, да что угодно.

Нет реальной границы между работой и личной жизнью. Все они занимают место в вашем мозгу. Ваша задача - занести каждый из них в отдельные списки, которые являются частью папки «Входящие», пока вы не решите, являются ли они полезными и что вы с ними будете делать. Дело в том, чтобы получить как можно меньше списков и регулярно их очищать.

Это подводит нас к следующему шагу.

2. Уточнить

После того, как ваш почтовый ящик настроен, пришло время методично обработать и очистить его. Это требует, чтобы вы просмотрели все пункты и задали себе пару вопросов, пока не дойдете до тех, которые касаются вас.

Вот упрощенная диаграмма GTD в помощь:

Схема GTD

А теперь поработаем руками и немного углубимся в его механику.

Можно ли принять меры?

Это довольно просто.Если элемент не требует действия, у вас есть три варианта:

  • Уберите, если он вам больше не нужен
  • Инкубируйте его в «Список когда-нибудь / Может быть» или в «Файл тиклера» на тот случай, если вы сможете что-то с этим сделать позже (например, в предыдущей поездке в Токио).
  • Сохраните его в «Списке ссылок», если он содержит полезную информацию, к которой вам нужно будет вернуться (например, эпическая запись в блоге или рецепт).

Но если это возможно, вам нужно выяснить, не сложнее ли оно, чем кажется на первый взгляд (с точки зрения ресурсов и задействованных людей).

Требуется ли для выполнения более одного шага?

Большинство действий, которые можно выполнить, можно выполнить за один шаг: отправить электронное письмо клиенту, назначить встречу в тренажерном зале - вы получите. Другие не так просты и требуют тщательного планирования. В «Getting Things Done®» последние рассматриваются как проекты просто потому, что для их завершения требуется более одного шага.

Добавьте их на данный момент в «Список проектов» в произвольном порядке. Смысл в том, чтобы иметь одно место, где вам будет легче выполнять эти сложные задачи.

Это займет больше 2 минут?

Переходя к пошаговым задачам, требующим действий, спросите себя, будет ли каждое действие занимать больше 2 минут?

Если ответ «Нет», сделайте это немедленно. Вы потратите слишком много времени, чтобы задокументировать это. Мы говорим о пересылке электронного письма, выбрасывании мусора и так далее.

Если ответ «Да», перейти к части делегирования и отсрочки.

Правильный ли я человек для этого?

Часто в вашем почтовом ящике может оказаться элемент, который вас даже не касается.Это потому, что у вас недостаточно знаний, навыков, времени или есть кто-то, кто может сделать это лучше и быстрее, чем вы.

Так что просто делегируйте это. Если вы хотите просмотреть его, поместите его в «Список ожидания» вместе со всеми другими действиями, которые в настоящее время находятся в подвешенном состоянии.

Это на определенный день или время?

Мы наконец-то подошли к элементам, которые можно выполнить, у них есть один шаг, на выполнение уходит более 2 минут и которые назначены вам.Ваше последнее беспокойство должно заключаться в том, нужно ли их делать в определенное время или нет?

Если у них есть срок, им лучше выбрать «Календарь». Если их нужно выполнить как можно скорее, но у них нет ограничений по времени, поместите их в «Список следующих действий».

Согласно Getting Things Done®, это «физические, видимые действия», которые приведут вас к желаемому результату. Они специфичны, например «Создайте одностраничный каркас для страницы исследований клиентов», поэтому вам не нужно думать о том, что вы имели в виду в первую очередь, когда выполняете задачи.

3. Организовать

Помните, я сказал, что метод GTD - это списки? Вот способы, которыми вы можете сортировать свои задачи.

Для элементов, не требующих действия, вам понадобится «Корзина», «Список когда-нибудь / может быть» или «Файл Tickler» и «Список ссылок».

Возможно, дальнейшие пояснения можно найти в Tickler File, физическом файле с 43 метками (31 с номерами от 1 до 31 и 12 с месяцами года), на которые вы можете буквально отправлять материалы себе по почте.Когда дело доходит до работы, это любимый аналоговый инструмент Дэвида Аллена, но в настоящее время все перешло в сторону цифровых технологий. Подробнее об этом в другой части.

Для элементов, требующих действия, вам понадобятся «Список проектов», «Календарь», «Список следующих действий» и «Список ожидающих».

Поскольку вы не можете создать проект, а только его элементы, список проектов служит просто указателем. Детали, планы и другие важные документы, которые входят в каждый проект, должны храниться отдельно в «Списке вспомогательных материалов».Это может выглядеть аналогично приведенному выше «Справочному списку», но требует большего внимания, чтобы убедиться, что вы продвигаетесь по правильным пунктам «Следующее действие».

Календарь должен быть священным. Все, что происходит, нужно делать в тот же день. Сюда входят:

  • действия с привязкой ко времени (например, встречи и встречи)
  • действий, относящихся к конкретному дню (те, у которых есть срок выполнения, но не установлен час)
  • действий, связанных с информацией (подробности о том, что делать или кого вы должны привлечь в определенную дату).

Это единственные разрешенные действия. Назначения могут быть пересмотрены, но остальное не подлежит обсуждению.

Это означает, что вам больше не нужен ежедневный список дел, так как все оставшиеся элементы попадут в «Список следующих действий». Помните, что это физические действенные напоминания о том, что вы должны сделать, чтобы изменить текущее статус-кво ваших проектов или открытых циклов. Чтобы лучше организовать их, используйте тег контекста (дома, на работе, с семьей, телефоном, компьютером) и укажите, где быть, с кем или что использовать.

4. Отражение

К настоящему времени у вас уже должна быть полная система для выполнения работы. Но давайте будем честными: вы не сможете извлечь из этого слишком много пользы, если не будете анализировать его часто и на должном уровне. Вопрос в том, как часто?

Ежедневно просматривайте «Календарь» и «Список следующих действий» и заполняйте их в соответствии со сроком выполнения и контекстом.

Для остальных списков делайте еженедельный обзор. Это оставляет у вас достаточно времени для создания вещей, не беспокоясь о микроменеджменте.Очистите все оставшиеся открытые петли, обновите все необходимые материалы и очистите списки, чтобы на следующей неделе начать все заново.

Совет

На этапе проверки вы также можете использовать «Триггерный список», чтобы увидеть, есть ли у вас в голове какие-нибудь незаметные зацикливания, которые вы забыли добавить в свой почтовый ящик.

5. Активировать

Вы правильно зафиксировали все открытые петли, прояснили и организовали их в списки и регулярно просматривали. Пришло время поработать над ними.

На самом деле, весь смысл метода GTD заключается в том, чтобы иметь надежную систему.

Если вы не уверены в своих приоритетах, Дэвид Аллен предлагает три процесса принятия решений, которые вы можете включить в свою повседневную работу.

A. Для выбора действий в данный момент:

  • Оцените контекст , в котором вы находитесь
  • Подумайте, сколько времени требуется для выполнения задачи и сколько у вас осталось
  • Рассмотрим энергии, требуется для выполнения задачи и сколько у вас осталось, и
  • Доверьтесь своей интуиции , чтобы принять решение, которое приведет к наивысшей рентабельности инвестиций на основе первых трех значений.

B. Для повседневной работы вы можете:

  • Выполните заранее определенную работу и вычеркните элементы в списке следующих действий
  • Работайте так, как показано , а это значит, что это важнее того, что вы уже запланировали
  • Определить работу , которая относится к этапу Уточнение в методе GTD

C. Последний процесс основан на принятии решений с разных точек зрения.Двигаясь сверху вниз, вы должны посмотреть на свой:

  • Жизнь , общая картина
  • Видение на 3-5 лет
  • Цели на 1-2 года
  • Зоны ответственности
  • Текущие проекты
  • Текущие действия («Список следующих действий»), чтобы узнать, на чем сосредоточиться.

Ставка «олл-ин» на GTD

Уф, это много для понимания. Если вы сочтете это слишком сложным, это потому, что большинству попыток определить GTD не хватает глубины, и они рассказывают только половину истории.

Небольшой совет: не выполняйте все шаги Getting Things Done® сразу. Вот где большинство людей терпят неудачу. Они пытаются записать пару нечетко определенных идей, не планируя никаких физических видимых следующих действий. Не говоря уже о фазе обзора, которая более или менее похожа на попытку Сандры Баллок пересечь реку с закрытыми глазами в Bird Box от Netflix. Действительно расплывчато и опасно.

Вместо этого выделите время для каждого шага. Возможно, вы захотите подумать о своих следующих действиях или собрать информацию о проекте в первой половине дня, чтобы вы могли заняться ею во второй половине дня.Или просто обработайте несколько заметок о встрече, которые больше не могут ждать - решать вам. Однако помните: система GTD настолько же сильна, насколько и ее самое слабое звено. Так что, если вы не умеете собирать предметы и разбираетесь в других деталях, в дальнейшем будут утечки. Найдите время для отработки каждого шага.

Кроме того, не думайте слишком много о логистике, количестве списков, блокнотов и дополнительных устройств, которыми вам придется управлять. В наши дни все может быть сохранено в цифровом виде в инструменте управления задачами, проектами или работами, о чем мы и поговорим дальше.

Как использовать Paymo to Get Things Done®

Несмотря на то, что Дэвид Аллен является ярым сторонником файлов-тиклеров, есть лучший способ поддерживать ваши списки в актуальном состоянии и работать: программа для управления работой или проектами.

Преимущество такого инструмента в том, что вы можете выполнять более сложные задачи, чем с помощью ручки и бумаги. Не говоря уже об уровне доступности: вам нужен только ноутбук и стабильное подключение к Интернету, чтобы пользоваться им и работать продуктивно.

Если вы уже пользуетесь методом GTD, то Paymo - это то, что вам нужно.Давайте по-настоящему почувствуем, как выполнить каждый шаг и добиться результата в Paymo.

1. Захват

Сделайте дамп всех вещей, которые вы «должны», «должны» или «должны» делать в определенный момент времени, так называемые «открытые петли». Это означает, что все, что связано с работой и семьей, большим и малым, срочным и несрочным, нужно выбросить из головы и перейти в Paymo, чтобы вы могли сосредоточиться только на задачах, требующих вашего полного внимания и усилий.

Для этого перейдите в модуль Projects в меню и добавьте проект.Это место, где вы будете записывать все свои мысли, поэтому можете назвать его «Входящие».

Затем перейдите в область задач и добавьте список задач из Добавить список задач плюс знак внизу. Списки задач действуют как сегменты для задач, которые должны быть сгруппированы вместе. А пока назовите текущее «Следующие действия», вы разберетесь с ним позже, когда добавите дополнительные списки задач.

Осталось заполнить список задачами. На самом деле добавить задачу довольно просто.Нажмите кнопку Добавить задачу или, что еще лучше, используйте опцию Быстрое добавление задачи , чтобы указать элемент. Когда закончите писать, нажмите Enter. Задача будет автоматически сохранена благодаря функции оперативного редактирования.

Делайте это, пока не исчерпаете все открытые петли и не будете готовы перейти к следующему шагу.

2. Уточнить

Когда все задачи будут на месте, следуйте диаграмме GTD или каждой задаче.

Если задача не требует действий, наведите на нее курсор и щелкните значок Корзина , чтобы удалить ее, или переместите в «Когда-нибудь / Может быть» или «Список ссылок».Подробнее об этом в следующем шаге.

Если, однако, задача требует действий, требует для выполнения одного шага и более двух минут, спросите себя, может ли кто-то еще участвовать и есть ли срок выполнения.

Paymo позволяет назначать задачу нескольким пользователям, а также устанавливать четкие даты начала и окончания, чтобы запомнить, когда следует действовать. Просто наведите указатель мыши на один из них и щелкните значок Назначить пользователей и Установить даты или открыть полные сведения о задаче , чтобы они воссоединились в одном окне.

Обратите внимание на маленькую серую стрелку вперед в верхнем углу? Это приоритет. Это помогает добавить контекст к задаче в соответствии с советами GTD, что упрощает расстановку приоритетов, когда вы приступаете к реальной работе.

Для получения дополнительной информации о том, как выполнить задачу, используйте Описание задачи . Здесь вы можете записать все дальнейшие инструкции и стилизовать их с помощью опции форматирования текста.

Узнайте больше о Полная информация о задании в Paymo

3.Организовать

Теперь, когда все задачи обработаны, пришло время разместить их на своих местах.

Paymo позволяет вам создавать списков задач, которых действуют как корзины для аналогичных задач. Создайте один для списков «Когда-нибудь / Может быть», «Следующие действия» и «Триггерные списки» с одинаковыми названиями. Затем измените порядок задач с помощью простого перетаскивания и вуаля - ваш почтовый ящик стал чище!

Для задач, для выполнения которых требуется более одного шага, создайте отдельный проект из Проекты .Позже вы можете переместить задачу из раскрывающихся полей «Проект» и «Список задач» в полных сведениях о задаче в соответствующий проект.

Хорошей новостью является то, что вы можете попрощаться с «Вспомогательными материалами» и «Списками ссылок», поскольку каждый проект содержит область Files . Здесь вы можете прикрепить любые документы, связанные с проектом (уставы проекта, макеты, видео, вы называете это) и получить к ним доступ, когда это необходимо. Это соответствует принципам Getting Things Done®, поскольку вам не придется постоянно думать, что чего-то не хватает.

К сожалению, в Paymo нет встроенного календаря для встреч или встреч, которые проходят в определенное время. Наиболее близким к нему будет 1-Day Timespan в модуле Team Scheduling , где вы можете указать часы, в которые должна начинаться и заканчиваться встреча / собрание.

4. Отражение

Нет смысла систематизировать свои списки, если вы не просматриваете и не очищаете их регулярно.

К счастью, Paymo отправляет вам как в приложении, так и по электронной почте уведомления об обновлениях, которые происходят на уровне задачи, например о новых комментариях или приближающихся сроках выполнения.

Для задач в рамках проекта используйте рабочий процесс по умолчанию для перемещения задач между стадиями «Задачи», «Выполняется» и «Завершено» или настройте свой собственный и адаптируйте его к своему процессу. Более чем удобно, когда вам нужно следить за ходом проекта и проверять возможные узкие места (задачи, которые накапливаются на определенном этапе).

Узнайте больше о , как настроить рабочий процесс в Paymo

Самое лучшее? Вы можете сохранять и использовать их для аналогичных проектов в будущем, а также отображать их вместе в Meta Board в модуле Home .

5. Активировать

Мы подошли к заключительному этапу, на котором вы должны начать выполнять все задачи, которые вы уже обработали и организовали.

Чтобы упростить себе работу, начните свой день с области Мои задачи в модуле Home . Это действует аналогично туннельному представлению, в котором вы можете группировать задачи из всех ваших проектов по приоритету, сроку выполнения и проекту. В ответ вы получите чувство уверенности в том, что вы работаете только над задачами, которые имеют наибольшее влияние.

Можно подумать, что мы забыли об определенном списке: «Список ожидающих». По правде говоря, она вам больше не нужна, благодаря области Задачи команды , которая выполняет то же самое, что и область Мои задачи , только на этот раз для всей команды.

Ограничения Paymo в отношении GTD

Для ясности, эта система не идеальна на 100%. Еще не хватает нескольких вещей, которые сделали бы Paymo GTD надежным:

  • Самостоятельные задачи , не привязанные к проекту.Это позволит легко управлять своей личной жизнью параллельно с текущими проектами - на одной платформе. На самом деле, мы активно рассматриваем этот вариант внутри нашей команды, так что следите за обновлениями 😉
  • Теги , чтобы указать контекст, в котором вы должны выполнять задачу («дома» или «на работе»), используемые инструменты («телефон» или «компьютер») и т. Д. На данный момент обходным путем было бы добавить хэштег, за которым следует его контекст (например, #home, #phone, #family) в имени задачи, чтобы вы могли искать по нему в универсальной панели поиска.
  • Обновленное мобильное приложение для iOS и Android с доступом к вашим задачам, упорядоченным по проекту, сроку выполнения и приоритету. [ОБНОВЛЕНО] Приложение вышло! Загрузите его для iOS и Android.

А теперь переходим к вам

Хотя метод Getting Things Done® пользуется большой популярностью у поклонников и выдержал испытание временем (уже 18 лет), я не думаю, что он для всех.

Что вы думаете об этом для тех из вас, кто плохо знаком с этим? И что еще более важно, видите ли вы, что используете это?

Для тех из вас, кто уже использует его, с какими самыми большими проблемами вы сталкиваетесь в настоящее время, применяя его в своей жизни?

Найдите минутку, чтобы ответить на эти вопросы ниже или в нашей специальной ветке форума сообщества.Мы более чем хотим поучиться на вашем опыте и посмотреть, как мы можем улучшить Paymo в этом отношении

.

Как использовать методологию «Get Things Done» с ClickUp

Если вы достаточно долго находитесь в рабочем мире, то поймете, что система есть у каждого. То, как они «добиваются цели».

Хотя есть много отличных экспертов по продуктивности, один человек знает это лучше, чем все мы. Это Дэвид Аллен, который буквально придумал (или, по крайней мере, зарегистрировал товарный знак) фразу: Get Things Done.

с сайта GettingThingsDone.com

Эта простая фраза сама по себе является образцом мышления.А его пятиступенчатая методология легендарна. Аллен - своего рода культовая фигура, и каждое новое издание GTD - бестселлер на Amazon.

Дэвид Аллен отличается от многих других тех, кто занимается производительностью, тем, что он не обязательно мотивирует. На самом деле он может быть довольно скучным, потому что он говорит о файловых папках и системах, и не обязательно быть вашим лучшим человеком в течение дня, когда у вас может быть мало энергии.

«Купите этикетировочную машину для своих файлов, и вы измените свою жизнь», - как-то насмешливо сказал он Wired.

И это имеет смысл, потому что мы все взволнованы или заинтересованы в разных частях нашей работы. Часто это просто нужно сделать, независимо от того, что мы на самом деле чувствуем, , об этом. Вот тут-то и пригодятся практические советы Дэвида по GTD.

Однако «этикетировщик» и «файлы» могут быть цифровыми метафорами для поиска подходящей платформы для повышения производительности или инструмента управления проектами, которые действительно могут изменить способ организации вашей работы и задач.

Если вы являетесь частью племени GTD, то ClickUp - это то, что вам нужно.Вот как вы можете использовать пять шагов методологии Get Things Done в ClickUp.

ПРИМЕЧАНИЕ >>> Хотите узнать, как именно настроить свои проекты и списки для GTD? Иди сюда, чтобы получить дополнительную помощь!

GTD Шаг 1: захват

Собери то, что привлекает внимание

Идея здесь в том, чтобы никогда не упускать из виду никакие идеи, прежде чем записать их куда-нибудь. Как любит говорить Аллен, «ваш разум создан для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их.«Для этого у вас, вероятно, есть ручка и бумага на вашем столе, чтобы записывать идеи, дневник для более глубоких размышлений или, может быть, вы делаете записи на своем телефоне.

С ClickUp вы можете сделать то же самое. Наш Блокнот - отличное место для записи личных напоминаний, заметок о встречах или вещей, которые вы не хотите забывать перед созданием задач.

Просто щелкните значок блокнота в правом нижнем углу экрана в ClickUp, и все готово.

У каждой заметки будет свой заголовок и дата; щелкните, чтобы развернуть или добавить к ней еще больше.

GTD Шаг 2: Уточнение

Процесс Что это значит

Если вы похожи на меня, вы не всегда возвращаетесь и просматриваете свои заметки и задания. С GTD это не проблема. Это следующий шаг. Спросите: "Это действенно?" и решите, что с ним делать дальше. Если на это уйдет меньше двух минут, тогда можно действовать. В противном случае отправьте его для справки или делегируйте его.

В зависимости от ваших мыслей или действий вы можете немедленно действовать в рамках ClickUp.Это может означать добавление ваших идей в виде комментария или назначение комментария для делегирования действия и следующих шагов.

Если это задача, о которой вам нужно напомнить, вы можете свернуть задачу в нижнюю часть экрана на панели задач. Ваша задача остается там, пока у вас не будет времени действовать.

Шаг 3. Упорядочить

Положите туда, где оно принадлежит

Здесь Аллен предлагает создать списки с напоминаниями о действиях для ваших следующих задач и распределить их по категориям.Если вы настроили пространства, проекты и списки ClickUp, то это несложно.

На этом этапе важно разбить большие проекты на практические задачи, которые вы действительно можете завершить. Большие проекты могут быть ошеломляющими, поэтому вы можете погрузиться в них, чтобы закончить более мелкие задачи, которые составляют нечто большее.

В ClickUp выберите нужный проект, например «Звонки по продажам» или «Выпуск 1.2».

С помощью этого проекта вы можете затем создать более конкретные списки, например, для конкретной компании.В этот список вы можете добавить отдельные задачи, такие как «Последующие действия с Джени по заказу Q3».

ClickUp уже интуитивно разработан с учетом методологии и системы GTD.

Подробнее о создании задач в ClickUp.

Шаг 4: Отражение

Пересмотр часто

Это важный шаг в создании любого списка - каков прогресс и статус этого? Хорошо бы очистить свой список и следить за тем, чтобы пункты, которые вы указали как важные, по-прежнему важны и требуют внимания.Бесполезно иметь списки дел и проектные задачи, наполненные вещами, которые вы больше не считаете важными, а затем пропускать их.

В ClickUp эту проблему легко решить, используя статусы и флаги приоритета. Вы можете использовать простые статусы, которые означают: выполнено или не выполнено.

Или, если у вас есть задача с большим количеством шагов, где вам нужно больше статусов, например, «Обзор» или «Выполняется», ClickUp также может помочь с этим. Вы можете настроить статусы в зависимости от проекта. Это отличный способ настроить проекты именно так, как вам нужно.

Затем, если задача имеет высокий приоритет или ее необходимо выполнить быстро, вы можете отметить каждую из своих задач, чтобы помочь вам и / или вашей команде понять ее важность.

Узнать больше о статусах в ClickUp.

Шаг 5: задействовать

Просто сделай

Это лучший шаг из всех (или, возможно, худший для вас, прокрастинаторов). Здесь вы проверяете свой список, а затем делаете то, что в нем.Самое замечательное в методологии Getting Things Done - это то, что она позволяет вам сосредоточиться и при необходимости изменить приоритеты.

Для ваших задач в ClickUp вы можете изменить даты и даже добавить даты начала, если это необходимо, в качестве напоминания о том, когда начинать задачу.

А помните, когда мы говорили о приоритетах выше? Вы также можете фильтровать назначенные задачи по приоритетам, что дает вам четкое указание, с чего начать или пересмотреть, независимо от статуса.

Что-нибудь еще? Ах да, обратно на панель задач.Если вы начинаете задачу, но вам нужно вернуться к ней позже, просто минимизируйте ее, и вы можете работать над ней. Удобно, правда?

Как использовать ClickUp, чтобы все готово

Самое замечательное в методологии Get Things Done заключается в том, что вы не одиноки. Этот метод использует огромное сообщество предпринимателей, художников, владельцев малого бизнеса, менеджеров и партнеров в компаниях любого размера. Вы можете обратиться к ним за поддержкой и предложениями.

ClickUp также предлагает отличное обслуживание клиентов, чтобы помочь вам понять, как работать над вашими проектами более эффективно и результативно.

Реализуя GTD с помощью ClickUp, вы создадите собственное наследие производительности и эффективности!

.

Примите метод GTD Дэвида Аллена с пошаговым руководством

Ваш почтовый ящик, по-видимому, является местом, куда вы получаете полезные, а не практические «материалы».

Во-первых, если материал «не требует действий», вы можете выбросить его (например, спам или информационные бюллетени) или добавить его в столбец с названием «справочные материалы» или аналогичный.

В Flow-e вы можете использовать кнопку «Корзина или спам», чтобы удалить карточку электронной почты, которая не нуждается в последующих действиях, и вы можете создать столбец под названием «Ссылки» для любых электронных писем или отдельных карточек, к которым вы, возможно, захотите получить доступ. позже.

Почему вы хотите поместить данные в столбец «Ссылки»? Потому что бывают унылые дождливые дни, когда вы можете просмотреть эти рабочие карточки в справочной колонке и найти интересные вещи, в которых можно покопаться.

Плюс, если рабочая задача на какое-то время должна быть вне вашей повседневной жизни, то ее безопасно убирают туда, где она вас не отвлекает.

И поскольку это элемент, требующий принятия мер (но на потом), пришло время выяснить, в чем суть действия, кто и когда эту работу нужно выполнить.

.

Практическое руководство по реализации рабочего процесса GTD

Если на выполнение элемента требуется более двух минут, спросите себя: «Подходит ли это мне?»

Если ответ «Нет», он обычно попадает в следующие категории.

Примечание: приведенные ниже категории могут быть изменены в соответствии с потребностями вашего рабочего процесса.

· Делегированные - часто возникают задачи, требующие действий со стороны товарища по команде или другого отдела, прежде чем вы сможете пометить их как выполненные.Эти задачи следует делегировать. Таким образом, все делегированные задачи должны храниться в этом столбце.

· Проекты - (клиенты, группа разработчиков и т. Д.) - если задача попадает в категорию «Проекты», для ее выполнения потребуется несколько небольших задач. Один из способов перейти к этой категории с помощью Flow-e:

- Если это небольшой проект, вы можете использовать наш бонус «Групповые карточки» и группировать электронные письма и отдельные карточки в проект.

- Если проект большой и состоит из небольших независимых проектов (много сгруппированных карточек), то лучше создать отдельный столбец для этого проекта и хранить в нем все задачи.

Другой сценарий - это когда ответ на вопрос «Подходит ли это мне» - «Да». Вам нужно будет задать еще один вопрос: «Должен ли я выполнять эту задачу в определенный день?»

Отсюда вы можете действовать двумя способами:

1) Если ответ «Да» - поставьте эту задачу / событие в вашем календаре.

2) Если ответ «Нет» - делайте это и работайте над задачей, пока не закончите все.

.

Получите лучшее от стадии процесса GTD

1) Обработайте свой почтовый ящик как можно чаще

Мы называем необработанным материалом все идеи, неопределенные задачи, мысли. Пока вы их не придумаете, они будут бить вас по голове. Делайте это как можно чаще, пока не почувствуете, что все чисто и под контролем.

2) Обрабатывайте по одному элементу за раз

Обрабатывайте каждый элемент отдельно и не позволяйте отвлекаться на другие элементы. Просто сосредоточьтесь на каждом элементе отдельно, чтобы принять лучшее решение.Помните, что обработка - это не выполнение, а принятие решений, и вам нужно сосредоточиться.

3) Последовательная обработка вашего списка дел

Очень важно обрабатывать ваш список в последовательном порядке; это означает, что вам не следует расставлять приоритеты на данном этапе. Как мы уже упоминали выше, на этом этапе нужно решить, куда должны быть отправлены ваши предметы - мусор, возможно / когда-нибудь, проекты, делегирование. Не оставляйте задачи без обработки, потому что вы начнете откладывать задачи, и ваша система продуктивности выйдет из строя.

4) Достичь нулевого почтового ящика

Каким бы трудным ни было решение, не оставляйте ни одного элемента в своей ленте электронной почты. Вы должны очистить свой почтовый ящик и обработать все электронные письма и задачи, поступающие из электронных писем. Это и есть цель разъяснения.

5) Не восстанавливать электронные письма во входящие

Привычка возвращать письма в почтовый ящик непродуктивна. Поэтому есть привычка отмечать письмо как непрочитанное после того, как оно прочитано. Не делай этого. После того, как вы открыли электронное письмо или задачу и уяснили ее суть, вы должны действовать в соответствии с ней.

6) Используйте одно приложение для управления своими задачами и учетными записями электронной почты

Лучший способ оставаться сосредоточенным - использовать одно приложение, которое позволит вам централизовать вашу работу в одном месте - обработка электронной почты, задач, событий и встреч . Уменьшите количество используемых вами приложений личного управления.

7) Время блока для уточнения задач

Этапы GTD требуют другого психологического отношения. Вместо того, чтобы прерывать свою работу, регулярно проверяя электронную почту и пытаясь обработать то, что приходит вам в голову, попробуйте заблокировать определенное время дня для уточнения задач и электронных писем.

8) Ограничьте время, которое вы тратите на одну задачу, чтобы прояснить ситуацию.

На этапе обработки вопрос заключается не в том, чтобы выполнить задание, а в том, чтобы понять, в чем состоит каждая рабочая задача. Кроме того, важно определить следующее физическое действие, которое вам нужно предпринять, чтобы двигаться вперед. Процесс уточнения каждого пункта следует затянуть до минуты.

9) Регулярно обновляйте списки проектов (столбец)

Вы должны выработать привычку регулярно обновлять столбец «Проекты».Если для выполнения задачи требуется несколько действий, добавьте ее в столбец «Проект» как отдельный проект (поскольку для этого требуется более одного действия). Этот столбец (список) проекта напоминает вам, что еще есть дела, прежде чем вы его завершите.

10) Делегированные задачи

В процессе уточнения задач вы найдете такие задачи, которые должны быть выполнены кем-то другим. В этом случае не забудьте переместить их в конкретный список / столбец делегатов. Таким образом, вы сможете отслеживать и отслеживать позже.

11) Не пропускайте правило двух минут

Правило двух минут практически говорит о том, что если действие требует менее двух минут для выполнения, то делайте это сразу и не откладывайте на потом.

.

Смотрите также